Gestão Financeira As melhores práticas na gestão de contas a pagar

As melhores práticas na gestão de contas a pagar

Fernando Nunes

Fernando Nunes

Fazer uma gestão de contas a pagar eficiente pode ser um grande desafio, principalmente quando o negócio está em expansão. 

Nem sempre a empresa faz um planejamento e, de repente, vê o número de clientes crescendo – e, consequentemente, o número de pagamentos – sem ter a estrutura necessária para um bom funcionamento.

Com isso, começam a surgir problemas decorrentes do despreparo da equipe e, é claro, de falta de tecnologia para apoiar os processos. 

Por isso, é fundamental adotar boas práticas na gestão de contas a pagar, evitando que o negócio se perca no momento que mais deveria ser aproveitado para alavancar.

Com objetivo de nortear sua empresa nessas questões, preparamos este conteúdo para que você identifique os principais problemas que a gestão de contas a pagar da sua empresa pode estar enfrentando e quais são as melhores práticas para resolvê-los. 

Vamos lá?

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Quando acontecem erros frequentes nas transferências bancárias

Quando a empresa realiza muitos pagamentos, seja para fornecedores, funcionários ou clientes, é comum que enfrente esse tipo de problema. São muitos bancos diferentes e muitos dados para administrar. 

Na hora de fazer as transferências, falta um dígito ou o CNPJ está errado, e aí as falhas são inevitáveis.

COMO RESOLVER: Busque uma solução que faça a verificação de dados bancários antes de realizar as transferências. Esse tipo de sistema faz uma checagem por meio de algoritmos e consulta a CPF/CNPJ, para saber se os dados bancários inseridos realmente coincidem com uma conta válida e se pertencem mesmo ao favorecido indicado, evitando estornos de pagamento.

Quando o processo de pagamentos leva tempo demais

Outro problema frequente de fazer pagamentos manualmente é este: é uma tarefa muito demorada. 

Se na sua empresa as transferências são realizadas uma a uma, você sabe bem que é um processo que pode levar até uma semana, dependendo do número de transferências.

COMO RESOLVER: A maneira mais eficiente de ganhar agilidade no processo de pagamento é contar com automatização. Com uma plataforma de gestão e processamento de pagamentos, os dados bancários são inseridos e as transferências são realizadas automaticamente, sem estresse e em muito menos tempo.

Quando a empresa já foi vítima de fraude

Quando falamos em gestão de contas a pagar, um dos desafios que mais tiram o sono dos gestores é quanto à cyber security

Os criminosos cibernéticos estão cada dia mais criativos nas formas de roubar dados e, se a empresa não tomar determinados cuidados, pode mesmo cair nessas armadilhas.

COMO RESOLVER: Ao adotar um sistema para automatizar os pagamentos na sua empresa, é imprescindível que você observe se ele permite integrações seguras com outras tecnologias. Por exemplo, não adianta implementar uma ferramenta que garante a segurança da informação, mas integrá-la a um sistema que não tem essa mesma preocupação.

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Quando a equipe se perde entre a papelada

Outro problema de manter a gestão de contas a pagar de forma analógica é a quantidade de papel. Alguns documentos precisam ser guardados por anos, e isso, a longo prazo, gera um arquivo enorme. 

Afinal, quanto maior o negócio, maior o acúmulo de documentos, dificultando o gerenciamento e, é claro, ocupando espaço.

COMO RESOLVER: A digitalização dos documentos é o caminho para cada vez menos papel. No caso de transferências bancárias, é possível gerar comprovantes de maneira automática e enviar aos favorecidos. Isso evita, inclusive, que a equipe do suporte tenha tantos chamados de envolvidos questionando sobre o pagamento. Como eles receberão os comprovantes, esse tipo de chamado diminui.

Quando a empresa vive pagando juros e multas por pagamentos atrasados

Quando a gestão de contas a pagar envolve muitos pagamentos e também muitos responsáveis pelas rotinas financeiras, pode acontecer de passar a data de vencimento de alguns boletos e a empresa acabar pagando juros e multas.

COMO RESOLVER: Mais uma vez, contar com um sistema de gestão automatizada é a melhor maneira de organizar os pagamentos da empresa. Justamente por tornar automático o processo, fica muito mais difícil acontecer um atraso. Assim, a empresa reduz os custos decorrentes de pagamentos depois da data de vencimento. O mesmo pode ser aplicado a pagamentos em duplicidade.

Experimente a automação de processos

Talvez você acredite que a sua empresa ainda não é grande o suficiente para ter um sistema de automação de processos. Mas esse é um passo importante até mesmo para contribuir para que o seu negócio ganhe escala.

A tecnologia deve ser encarada como uma aliada do negócio, ou seja, um investimento e não um gasto. Imagine quanta perda de tempo e de recursos você pode deixar de ter se adotar uma ferramenta para automatizar a gestão de contas a pagar.

Nesse sentido, sugerimos que você leia um conteúdo que produzimos para te ajudar a ganhar eficiência na gestão de contas a pagar e poder escalar as operações com segurança, sem perder qualidade no atendimento. Acesse agora:

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