A automação da rotina de contas a pagar é uma maneira que a sua empresa tem de garantir que as atividades tenham o mínimo de intervenção humana, diminuindo, assim, a possibilidade de falhas nos processos.
Mas a eficiência e a segurança proporcionada por um sistema de gestão e processamento de pagamentos é só uma das vantagens que a automação pode trazer para as atividades relacionadas ao financeiro da sua empresa. É possível perceber ganhos significativos na rotina de contas a pagar, como:
– Agilidade nos processos, uma vez que podem ser feitas vários pagamentos para bancos diferentes de uma só vez;
– Aumento da produtividade e otimização da performance dos colaboradores envolvidos na rotina de contas a pagar;
– Pagamentos realizados sempre dentro do prazo, evitando custos desnecessários com multas e juros;
– Mais controle sobre as movimentações financeiras, graças à possibilidade de programar pagamentos, tendo uma visão ampliada do caixa;
– Eliminação de processos manuais repetitivos, como enviar comprovantes de transferências para os favorecidos;
– Possibilidade de ganhar escala nos pagamentos, já que muitas das atividades podem ser feitas rapidamente pelo sistema;
– Validação de dados bancários antes de efetuar transferências, evitando envio de dinheiro para contas erradas ou inexistentes;
– Redução dos custos bancários, possibilitada por fintechs que, além de automatizar processos, oferecem taxas menores para as operações.
A verdade é que motivos não faltam para defender a automação da rotina de contas a pagar. Afinal, os números não mentem: para 88% dos líderes de negócios, a automação de processos é uma estratégia de mitigação de custos, segundo pesquisa da Forrester Consulting. Ou seja, é considerada de excelente eficácia para as empresas que buscam otimizar seus investimentos.
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Quais processos da rotina de contas a pagar podem ser automatizados?
Hoje, para uma empresa que não acompanha as inovações tecnológicas, é quase impossível sobreviver no mercado. Nesse sentido, implementar a automação de processos é uma decisão que vai ao encontro dessa necessidade de se atualizar, além de todos os benefícios que já falamos.
Vale lembrar que antes de tudo é importante mapear todos os processos da rotina de contas a pagar para identificar quais delas, na sua empresa, podem ser automatizadas. Aqui estão algumas possibilidades:
Realização de transferências bancárias para fornecedores
Pagar vários fornecedores em bancos diferentes é uma tarefa demorada e propensa a erros, se for realizada manualmente. Por isso, a empresa pode contar com um sistema automatizado para realização de transferências bancárias, tornando o processo mais rápido, fácil e seguro.
Validação de contas bancárias
Outra atividade que é muito importante automatizar na rotina de contas a pagar é a validação de dados bancárias, antes de efetuar as transferências. Isso garante que o pagamento será feito para o destinatário correto. O sistema confere na instituição bancária de destino se os dados estão de acordo com uma conta válida e só realiza a transação se estiver tudo “ok”, evitando estornos.
Envio de comprovantes de pagamento
Essa também é uma das atividades da rotina de contas a pagar que tomam muito tempo dos colaboradores do financeiro, se realiza manualmente. Os fornecedores e parceiros costumam entrar em contato com a empresa para confirmarem se o pagamento foi realizado. Quando a empresa envia o comprovante de pagamento automaticamente, esse contato deixa de ser necessário, desafogando o suporte.
Relatórios
A emissão dos relatórios da rotina de contas a pagar também pode ser automatizada. O sistema gera relatórios para facilitar a análise de eficácia dos pagamentos, ajudando a corrigir dados incorretos e minimizando as perdas por pagamentos com falhas.
Folha de pagamento
Um software também pode ajudar a rotina de contas a pagar da sua empresa na gestão da folha de pagamento, especialmente se estiver integrado com o ERP (Enterprise Resource Planning). Assim, é possível cruzar dados de todos os recursos da empresa e fazer os pagamentos dos colaboradores de maneira ágil e segura.
Esses são alguns dos processos relacionados à rotina de contas a pagar que podem ser automatizados. Mas é fundamental que você avalie o caso da sua empresa, identificando as tarefas que mais demandam tempo da equipe, aquelas que mais geram erros e que interferem na produtividade dos colaboradores e nos resultados do negócio. Esse tipo de atividades são as melhores candidatas à automação.
Além disso, antes de tomar qualquer decisão relacionada à automação, é indispensável uma boa pesquisa de ferramentas disponíveis no mercado. Tendo realizado uma análise das necessidades da empresa, fica mais fácil buscar por soluções para a rotina de contas a pagar que atendam exatamente ao que ela precisa.
Saiba mais sobre como garantir segurança nas transações para pagamentos da sua empresa. Confira no artigo: Pagamento de fornecedores: como ter segurança em operações online.
