Quando se fala em operações online, uma das primeiras preocupações é em relação à segurança. Com o pagamento de fornecedores não é diferente. O repertório de fraudes cada vez mais diversificado e a possibilidade de erros são fatores que causam receio (e com razão) a gestores de empresas.
Geralmente, são muitas as operações realizadas por um único responsável. E, quando são feitas manualmente, o tempo é um fator que também pode ser preocupante. Controlar prazos, meios de pagamento e fluxo de caixa e ainda garantir que está tudo correto e de acordo com a segurança e o planejamento é um trabalho que parece não caber dentro das horas.
Mas, com alguns cuidados, as chances de fraudes e erros são minimizadas, garantindo eficiência no trabalho e acuracidade das informações em operações online, o que torna o controle sobre o pagamento de fornecedores muito mais eficaz.
Reunimos aqui os principais cuidados para você ter transações mais seguras na sua empresa. Confira.
4 dicas para garantir a segurança no pagamento de fornecedores
1. Utilize sistemas de gestão financeira
O pagamento de fornecedores é uma atividade repetitiva e que, por isso, não precisa ser realizada manualmente. Isso porque, dessa forma, as chances de erros e falhas são enormes. Sendo assim, o caminho mais adequado é o da automação, por meio de um sistema de gestão que permita ainda integração com outras ferramentas necessárias para otimizar o financeiro da empresa.
Além disso, a realização de pagamento de fornecedores exige controle do fluxo de caixa, conciliação bancária e elaboração de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Dessa forma, adotar um sistema automatizado de gestão financeira também facilita essas tarefas, unificando as atividades e gerando relatórios únicos, de interpretação simples e intuitiva.
2. Mantenha backups atualizados
Esse é um cuidado bastante difundido. Está entre os primeiros e mais recomendados para garantir a segurança no pagamento de fornecedores. Mas nem sempre as empresas dão a devida importância para os backups. É comum vermos a realização de backups, mas em intervalos de tempo enormes.
No entanto, os backups devem ser atualizados com frequência. Afinal, quanto menos espaçadas as cópias de dados, mais seguras se tornam as informações novas. Esse é mais um motivo para contar com um sistema automatizado de gestão, já que possibilita backups automáticos, com frequência adequada para mais consistência e menos chances de retrabalhos e conferências.
3. Tenha cuidados antifraudes
Ao decidir, por exemplo, por um sistema de gestão financeira, é importante que você observe quais são os cuidados antifraudes que ele oferece. São mecanismos com esse objetivo que garantem efetivamente a segurança nas operações online.
Assim como nos bancos, que oferecem medidas de segurança para uso do internet banking, é preciso contar com acesso protegido por códigos de segurança e por meio de senhas exclusivas. Isso permite maior tranquilidade para a sua empresa nas operações realizadas pela web.
Essa segurança também deve incluir a criptografia dos dados do início ao fim do processo, não possibilitando a captura ou a leitura de informações digitadas. A criptografia é uma tecnologia reconhecida mundialmente e adotada em praticamente todos os sistemas que efetuam transações financeiras no mundo. Por isso, é indispensável para garantir que não haja vulnerabilidade.
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4. Opte por uma solução de pagamento inteligente
Além de um sistema eficiente e seguro, também é fundamental contar com uma solução específica para automatizar transferências e o pagamento de fornecedores. Assim, antes de optar por um sistema, observe se ele permite integrações com tecnologias para a realização de transferências online em escala. Estas soluções proporcionam agilidade no dia a dia dos pagamentos a fornecedores, por exemplo, facilitando o funcionamento do financeiro da empresa: a tarefa pode ser feita em menos tempo, com menos possibilidades de erros de digitação, estornos e complicações com prazos perdidos.
Outro ponto que deve ser considerado na escolha da ferramenta para pagamento de fornecedores é se ela permite devolução do pagamento. Por exemplo, caso aconteça algum erro na transação ou exista alguma dúvida sobre a veracidade das informações fornecidas, é importante que haja a garantia de que o dinheiro será devolvido sem burocracias. Isso torna as atividades do dia a dia muito mais seguras.
Falando em segurança, nas transações para pagamento de fornecedores, também deve-se buscar por uma ferramenta confiável. Dessa forma, as chances de acontecerem erros ou fraudes são reduzidas drasticamente. Considere importante que a solução tenha como base a criptografia de dados e a validação de informações cadastrais e bancárias, antes da efetivação da operação.
Antes de se decidir, pesquise as possibilidades disponíveis e converse com gestores que já estejam usando os sistemas em questão. Continue acompanhando os conteúdos do blog da Transfeera para mais dicas sobre otimização das rotinas financeiras da sua empresa.
