Processamento de Pagamentos Mapeamento de processos financeiros: saiba o que pode ser otimizado

Mapeamento de processos financeiros: saiba o que pode ser otimizado

Fernando Nunes

Fernando Nunes

Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, gestão de estoque, faturamento, cobrança. Esses e muitos outros processos certamente fazem parte do dia a dia do setor financeiro da sua empresa. Observando de forma macro toda a operação realizada, você percebe falhas em algum deles? Relaciona prejuízos e problemas de eficiência a algo que esteja acontecendo neles? Então, esse pode ser o momento de fazer um mapeamento de processos financeiros do negócio.

A importância de realizar esse mapeamento está em manter o equilíbrio entre as despesas e as receitas. Afinal, para que a empresa esteja ativa, é fundamental que o departamento financeiro esteja em ordem.

Para se ter uma ideia da relevância dos processos financeiros, de acordo com um estudo do Sebrae sobre sobrevivência e mortalidade das empresas no Brasil, um dos fatores que mais contribuíram para o fechamento de empresas foi não realizar um acompanhamento rigoroso da evolução das receitas e das despesas ao longo do tempo, tendo sido apontado por 65% das empresas.

Outro dado importante é que 74% das startups brasileiras fecham em apenas cinco anos de existência, segundo estudo da aceleradora Startup Farm. E adivinhe uma das principais razões indicadas: falta de visão estratégica do negócio em termos financeiros.

Essas pesquisas só reforçam algo que você já sabe: é preciso ter atenção e pensar este setor de forma mais estratégica e menos operacional. É por isso que investir em um mapeamento de processos financeiros é tão importante. Afinal, longe desses cuidados, o negócio pode ter resultados extremamente negativos.

Neste artigo, reunimos informações relevantes para que você avalie a possibilidade de realizar um mapeamento de processos financeiros na sua empresa. Mas, antes de tudo, vamos relembrar o conceito dessa metodologia.

O que é um mapeamento de processos financeiros?

Um mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para que os gestores da empresa entendam detalhadamente o funcionamento dela. Ao mapear os processos, fica mais fácil observar os processos individualmente, os profissionais e os recursos envolvidos, além de identificar falhas no projeto, para que melhorias sejam idealizadas e implantadas na gestão.

Do ponto de vista financeiro, o mapeamento tem essa mesma função, mas focado especificamente na área. É feito um levantamento em todo o departamento para descobrir como as atividades são realizadas e como é a forma certa de executá-las, documentando-as de maneira clara e objetiva. E, a partir desse mapeamento de processos financeiros, se pode identificar os gargalos e planejar as mudanças necessárias.

De maneira detalhada, confira cada uma dessas etapas do mapeamento de processos financeiros.

Como fazer um mapeamento de processos financeiros?

1. Analise os processos atuais

Antes de partir para a ação, é necessário analisar como está o atual cenário de processos da sua empresa. Comece definindo os eventos que são considerados de início e fim de cada processo.

Por exemplo, suponhamos que na sua empresa o processo de gestão de contas a pagar começa ao lançar o montante de contas no sistema e termina com a conciliação bancária. Isso vai facilitar a delimitação de cada processo.

2. Identifique os problemas de cada processo

Depois de delimitar cada um dos processos, fica mais simples observar o que há de errado em cada um deles e aquilo que não está funcionando com todo o potencial que deveria. É importante considerar que até a mais organizada e alinhada das empresas possui processos que possam ser melhorados e que, portanto, merecem atenção.

Por mais insignificantes que possam parecer, estas falhas fazem muita diferença nos resultados da empresa. Então, melhor não negligenciá-los, uma vez que eles podem até mesmo agravar com o tempo.

3. Determine os elementos necessários

Agora que você já sabe quais são os problemas que devem ser resolvidos, é hora de determinar os elementos necessários para colocar o plano em ação. Pense em todos os passos que precisam ser tomados e quais serão os responsáveis por cada atividade.

4. Monte o novo fluxo de trabalho

Depois de identificar os problemas e determinar os elementos que você precisa para colocar as mudanças em prática, monte o novo fluxograma dos processos financeiros, indicando a função de cada responsável. Assim, todos os envolvidos saberão o que deve ser feito por quem, quando e de que forma.

5. Determine indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes para você medir se os processos financeiros estão sendo realizados conforme o esperado. Você pode determinar indicadores como índice de lucratividade, número de pagamentos não autorizados, tempo médio de recebimento etc.

6. Teste e ajuste os novos processos

Agora você já pode colocar os novos processos para funcionar. Acompanhe os indicadores de desempenho que você determinou e verifique se as mudanças foram positivas conforme o esperado. Se os indicadores não apontarem melhorias de desempenho, faça os ajustes necessários e teste novamente.

7. Faça melhorias contínuas

Depois de todas as melhorias implantadas e testadas, o mapeamento de processos financeiros ainda não acabou. A ideia é que sejam feitas melhorias continuamente. Sendo assim, toda vez que um novo processo for mapeado e colocado em operação, é fundamental analisar os indicadores de desempenho e verificar se há algo que possa ser mudado para que fique ainda melhor, buscando máxima eficiência e, consequentemente, máxima lucratividade.

Automatização é o caminho

Como você pôde ver, quando o mapeamento de processos financeiros é feito corretamente, a empresa tem uma série de ganhos. Afinal, todos os processos podem ser otimizados.

Então, depois de mapear todos os processos, o caminho é automatizar as atividades mais manuais e repetitivas, como transferências, pagamentos e análise do cadastro de fornecedores. Para isso, você pode contar com ferramentas realizam com eficiência  essas tarefas. O ideal é que tudo esteja integrado ao seu sistema de gestão financeira por meio de API, facilitando ainda mais a organização e guarda dos dados.

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