Em qualquer empresa, tão importante quanto gerar receita, é preciso considerar as despesas envolvidas em cada setor. Controlá-las pode ser difícil, mas existe uma ferramenta que facilita a tarefa. Trata-se do centro de custos.
Sem ele, o controle financeiro de uma organização pode virar um verdadeiro caos. E não é exagero! Para você ver que estamos falando sério, entenda a seguir o que é centro de custos, quais são seus benefícios e aprenda como montar um.
O que é centro de custos?
O centro de custos separa uma empresa em unidades, agrupando receitas e despesas. É uma ferramenta da gestão financeira que entende que cada departamento possui suas próprias responsabilidades operacionais, financeiras e econômicas.
Em outras palavras, cada unidade ou setor é como se fosse uma mini empresa com autonomia e independência. Somadas, essas áreas formam o negócio como um todo. Destacamos que, para a contabilidade, além da divisão por departamentos, um centro de custos pode ser dividido por matriz e filial, entre outras maneiras.
Ok, mas por que separar despesas e receitas por setores? A resposta é bastante simples. Uma vez que existe essa divisão e que cada área possui autonomia, também fica mais fácil organizar as informações financeiras.
Assim, é possível ter uma visão mais aprofundada dos gastos de cada área, de como cada uma contribui para a rentabilidade geral etc. Ou seja, ao olhar uma planilha de centro de custos de uma empresa, com receitas e despesas agrupadas por departamento, gestores são muito mais aptos a tomarem melhores decisões baseadas nessas informações.
Quais os tipos de centro de custo?
Os centros de custos são classificados de acordo com a ligação que cada setor tem para a geração de lucros da empresa. Dessa maneira, existem dois tipos: produtivo e não produtivo. Saiba mais:
Centro de custos produtivos
Referem-se aos departamentos responsáveis pelo lucro da empresa. São também chamados de centro de custos direto, porque possuem participação direta na entrada de recursos.
Exemplos de áreas que recebem essa classificação são vendas e marketing.
Centro de custos não produtivos
Contrariamente ao tipo acima, os centros de custos não produtivos não geram diretamente receita alguma para a empresa e, portanto, não possuem relação com a lucratividade do negócio.
Explicando melhor, são os centros de custos que possuem funções administrativas ou gerenciais, como é o caso da área financeira ou de recursos humanos.
Contudo, vale lembrar que, apesar de esses setores não trazerem lucro para a empresa, isso não significa que eles não tenham importância. Pelo contrário, pois essas áreas desempenham um papel essencial para que outras possam funcionar.
Centro de custo e departamento de custo: há diferença?
Embora exista uma certa relação entre centro e departamento de custo, há uma diferença entre os termos. Essa diferença tem a ver com a estrutura.
Basicamente, um departamento pode ter diversos centros de custos. Vamos pegar como exemplo a área financeira. Dentro dela pode haver diferentes unidades, como de contas a pagar e de contas a receber. Cada uma dessas unidades é um centro de custos.
Como montar um centro de custos?
Antes de falarmos sobre como montar um centro de custos, ressaltamos que essa é uma ferramenta válida para empresas de todos os tipos de portes. Aliás, empresas menores podem se beneficiar muito dessa divisão, pois ela possibilita um crescimento muito mais organizado.
Dito isso, é importante também saber que existem diversos modos de controlar os custos, como explicamos abaixo:
- Custeio por absorção: neste tipo considera-se os custos fixos, variáveis, diretos e indiretos envolvidos na produção de um bem ou serviço. Da mesma maneira, leva-se em conta o rateio de outros gastos, como da energia necessária para a produção.
- Custeio por departamentalização: são os custos por área.
- Custeio direto ou variável: é o tipo mais adotado pelas empresas. Ele separa melhor os custos, pois faz a divisão dos gastos que são fixos daqueles que variam conforme o período ou ocasião.
- Custeio baseado em atividades (ABC): considera que os produtos e serviços não geram custos. O que gera despesas são as atividades que resultam no produto final.
Com essa noção, vamos para um breve passo a passo de como montar um centro de custos:
Defina os departamentos
O primeiro passo é definir o escopo financeiro. Isso significa determinar os departamentos-chave em primeiro lugar.
Para isso, você pode começar elencando os centros produtivos e não produtivos. Em seguida, separe-os por serviços. Por exemplo, na área de recursos humanos, pode haver um centro de custos para recrutamento e seleção e outro para gestão de benefícios.
Liste as despesas
Com a divisão dos centros de custos, é preciso listar todas as despesas que cada um deles possui. Aqui entram os custos fixos e variáveis.
No primeiro caso temos os custos que a empresa possui todos os meses, como o aluguel e o pagamento de funcionários. No segundo são aqueles que variam, como a compra do estoque, que a cada mês pode mudar.
Identifique gastos em comum
São aqueles gastos que duas ou mais áreas possuem e que podem ser divididos. Imagine, por exemplo, que a área de marketing e de desenvolvimento de produto ocupem o mesmo espaço físico.
Nesse caso, gastos de energia, água, internet, entre outros, são compartilhados.
Defina indicadores de desempenho
Para realmente entender como cada centro de custo influencia nos resultados da empresa, só tem um jeito: utilizar indicadores de desempenho. Eles permitirão análises muito mais assertivas e possibilitarão melhores tomadas de decisão.
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Centro de custos: exemplo
Para você não ter dúvidas sobre como utilizar essa ferramenta, vamos imaginar um marketplace de serviços de TI que possui, para citar alguns exemplos, departamentos de recursos humanos, financeiro, suporte e tecnologia.
Cada uma dessas áreas pode ser um centro de custos, mas ainda podemos ser mais precisos. Para isso, dentro de cada departamento, é possível fazermos divisões. Assim poderíamos ter:
Área de suporte
- Centro de custo de suporte ao cliente
- Centro de custo de suporte aos prestadores de serviço.
Não existe uma regra para essa divisão. Na verdade, cada empresa define o que melhor funciona de acordo com a movimentação financeira.
Benefícios do centro de custos
Destacamos cinco principais vantagens da divisão por centro de custos:
Redução de despesas
Ao ter essa visão separada, cada centro consegue melhor analisar o quanto de despesa gera para a empresa. Igualmente, consegue definir se precisa cortar ou diminuir algum custo.
A divisão também ajuda setores a realizarem melhores investimentos. Por exemplo, o centro de custo de contas a receber precisa investir em tecnologia. No entanto, analisando o controle financeiro percebeu-se que, para que isso seja possível, será necessário reduzir despesas.
Metas atingidas mais facilmente
Trabalhar com centro de custos nas empresas permite aos gestores entenderem os resultados que cada setor conseguiu atingir em um período. Graças a essa visão, as metas podem ser mais bem definidas, pois irão ao encontro das particularidades financeiras de cada área.
Ainda, como comentamos, a separação por centro de custos dá uma visão mais clara de como ocorrem as despesas operacionais de cada departamento. Ao ter essa informação, os gestores podem analisar as melhores maneiras de, caso necessário, regular a rota para que a área consiga apoiar a empresa no atingimento de metas financeiras.
Aumento de produtividade
Não tem como fugir desta verdade: sempre que existe organização, há o aumento de produtividade.
Uma empresa que possui centro de custos é muito mais organizada financeiramente do que outra que não utiliza a ferramenta. Essa organização é fundamental para os responsáveis por analisar as saídas da empresa e tomar decisões.
Com tudo muito bem dividido, as análises são mais rápidas e baseadas em dados. Consequentemente, além de produtividade a empresa ganha em assertividade.
Responsabilidade individual e compartilhada
Individualmente, cada setor tem suas responsabilidades e visa à saúde financeira. Além dessa visão individual, existe a visão global que o centro de custos proporciona.
Para explicar melhor: ao ver como o seu setor se comporta, o gestor de uma área X pode analisar como o seu departamento pode contribuir para o aumento da lucratividade da empresa de forma geral.
Isso porque um centro de custos pode até ter autonomia, mas a responsabilidade final é para com o negócio como um todo.
Conclusão
Os centros de custos são ferramentas de gestão financeira que contribuem para o alcance de metas tanto departamentais quanto gerais. Sendo assim, ajudam a organização a alcançar seus objetivos coletivos.
Fazer a divisão da empresa em centros vantagens como redução de despesas, melhora nas tomadas de decisão, aumento na produtividade, atingimento de metas, organização financeira e muito mais.
Por fim, esperamos que você tenha conseguido entender como a ferramenta pode ajudar a melhorar o controle das entradas e saídas.
Para dar uma mãozinha a mais, acesse agora mesmo as 7 práticas para chegar a uma gestão financeira simplificada.
