Em qualquer empresa, tão importante quanto gerar receita, é preciso considerar as despesas envolvidas em cada setor. Controlá-las pode ser difícil, mas existe uma ferramenta que facilita a tarefa. Trata-se do centro de custos.
Sem ele, o controle financeiro de uma organização pode virar um verdadeiro caos. Entenda a seguir o que é centro de custos, quais são seus benefícios e aprenda como montar um.
O que é centro de custo?
O centro de custos é uma ferramenta de gestão financeira que divide a empresa em unidades e agrupa as receitas e despesas de cada uma
. Essas unidades podem corresponder a departamentos, setores, matriz, filiais ou outras divisões do negócio.
Cada unidade funciona como uma pequena empresa, com responsabilidades operacionais, financeiras e econômicas próprias. Somadas, essas áreas formam o negócio como um todo.
Separar receitas e despesas por setores facilita a organização das informações financeiras e proporciona uma visão mais aprofundada dos gastos de cada área e de sua contribuição para a rentabilidade da organização. Assim, ao consultar uma planilha de centro de custos, é possível analisar receitas e despesas agrupadas por departamento.
Centro de custo e departamento: qual a diferença?
Um departamento é uma área da estrutura organizacional da empresa, enquanto o centro de custos é uma unidade usada para agrupar e controlar receitas e despesas. Por isso, um mesmo departamento pode reunir diferentes centros de custos.
Uma empresa pode criar centros de custo para cada departamento ou detalhar ainda mais a divisão conforme as atividades realizadas. O nível de separação depende da estrutura do negócio e das informações financeiras que a gestão precisa acompanhar.
Na área financeira, por exemplo, as unidades de contas a pagar e de contas a receber podem ser tratadas como centros de custos distintos. Embora pertençam ao mesmo departamento, cada uma tem suas movimentações financeiras acompanhadas separadamente.
Exemplos práticos de centro de custo em diferentes setores
Para ficar ainda mais claro, imagine um marketplace de serviços de TI com departamentos de recursos humanos, financeiro, suporte e tecnologia. Cada área pode representar um centro de custos ou ser dividida em unidades menores, como:
Importante: não existe uma regra única para realizar essa divisão. Cada empresa deve definir seus centros de custo de acordo com sua estrutura, movimentação financeira e nível de detalhamento necessário para controlar os gastos e analisar os resultados.
Centros de custo produtivos e não produtivos: qual a diferença
Os centros de custo podem ser classificados conforme sua relação com a geração de receita da empresa. De modo geral, existem dois tipos: produtivos, ligados diretamente à atividade principal do negócio, e não produtivos, que oferecem suporte ao seu funcionamento.
Centros de custos produtivos
Os centros de custos produtivos, também chamados de centros de custos diretos, estão ligados às atividades que geram receita ou participam diretamente da entrega de produtos e serviços.
Vendas e produção são exemplos comuns. Dependendo da estrutura e dos critérios adotados pela empresa, o marketing também pode ser classificado como um centro de custo produtivo.
Centros de custos não produtivos
Os centros de custos não produtivos, também chamados de administrativos, indiretos ou de apoio, não geram receitas diretamente. Eles concentram atividades necessárias para sustentar a operação e permitir o funcionamento das demais áreas.
É o caso dos setores financeiro, de recursos humanos e jurídico. Embora não estejam diretamente ligados à entrada de recursos, esses centros são essenciais para a organização, a continuidade e o desempenho do negócio.
Como montar um centro de custo: passo a passo
Para montar um centro de custos, é necessário:
- Definir as áreas que serão acompanhadas;
- Identificar os gastos de cada um;
- Estabelecer critérios para distribuir despesas compartilhadas;
- Determinar indicadores para acompanhar o desempenho.
Antes de começar, também é importante conhecer os principais métodos de custeio que podem ser utilizados:
- Custeio por absorção: considera todos os custos relacionados à produção de um bem ou serviço, sejam eles fixos, variáveis, diretos ou indiretos. Também inclui o rateio de gastos compartilhados, como energia e aluguel.
- Custeio por departamentalização: distribui e acompanha os custos de acordo com os departamentos ou as áreas da empresa.
- Custeio direto ou variável: separa os gastos fixos daqueles que variam conforme o volume de produção, as vendas ou o período analisado.
- Custeio baseado em atividades (ABC – Activity-Based Costing): atribui os custos às atividades necessárias para produzir um bem ou prestar um serviço.
Confira a seguir o passo a passo para montar um centro de custos:
1. Defina os departamentos
Comece definindo quais áreas ou unidades da empresa serão acompanhadas separadamente. Para isso, você pode identificar os centros produtivos e não produtivos e, depois, dividi-los conforme as atividades realizadas.
Na área de recursos humanos, por exemplo, pode haver um centro de custos para recrutamento e seleção e outro para a gestão de benefícios. A divisão deve refletir a estrutura da empresa e gerar informações úteis para o controle financeiro.
2. Liste as despesas
Depois de definir os centros de custo, liste todos os gastos relacionados a cada um deles. Inclua tanto os custos fixos quanto os variáveis.
Os custos fixos são aqueles que não sofrem grandes alterações de um mês para outro, como aluguel e salários. Já os custos variáveis mudam conforme a atividade da empresa, como a compra de estoque ou o consumo de determinados insumos.
3. Identifique gastos em comum
Gastos em comum são aqueles que duas ou mais áreas possuem e que podem ser divididos. Imagine, por exemplo, que a área de marketing e de desenvolvimento de produto ocupem o mesmo espaço físico.
Nesse caso, gastos de energia, água, internet, entre outros, são compartilhados.
4. Determine indicadores de desempenho
Escolha indicadores que permitam acompanhar os gastos e avaliar a contribuição de cada centro de custos para os resultados da empresa. Eles ajudam a identificar desvios, comparar períodos e embasar decisões financeiras.
Entre os indicadores que podem ser utilizados estão o custo por departamento, a variação entre o valor previsto e o realizado e a participação de cada centro nos gastos totais.
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Benefícios do centro de custo para a gestão financeira
Os benefícios do centro de custo para a gestão financeira começam ao permitir o acompanhamento separado das despesas e dos resultados de cada área. Com informações mais detalhadas, a empresa consegue reduzir gastos, definir metas mais adequadas e aumentar a responsabilidade dos gestores sobre os recursos utilizados.
Além disso, outros benefícios diretos para a gestão financeira são:
Redução de despesas
Ao separar os gastos por centro de custo, a empresa consegue identificar quanto cada área consome e quais despesas podem ser reduzidas ou eliminadas. Assim, os cortes podem ser definidos com base nas necessidades e prioridades de cada setor.
Metas atingidas mais facilmente
O acompanhamento por centro de custo permite entender os resultados alcançados por cada setor em determinado período. Com essa visão, os gestores conseguem definir metas mais realistas e alinhadas às particularidades financeiras de cada área.
Além disso, a análise das despesas operacionais ajuda a identificar desvios e ajustar a estratégia quando necessário. Dessa forma, cada departamento pode contribuir para o alcance das metas financeiras da empresa.
Aumento de produtividade
Com as informações financeiras organizadas por área, as análises se tornam mais rápidas e precisas. Isso acontece porque os profissionais responsáveis pelo controle financeiro gastam menos tempo reunindo e separando dados e podem se concentrar na avaliação dos resultados.
Essa organização também facilita a identificação de problemas e oportunidades, contribuindo para decisões mais ágeis e fundamentadas.
Responsabilidade individual e compartilhada
Cada gestor passa a acompanhar com mais clareza os recursos utilizados por sua área e sua contribuição para a saúde financeira da empresa. Ao mesmo tempo, os resultados de todos os centros de custo podem ser analisados em conjunto.
Embora cada centro tenha responsabilidades específicas, suas decisões e resultados impactam o desempenho do negócio como um todo. Essa visão centralizada ajuda a alinhar as necessidades de cada departamento aos objetivos gerais da empresa.
Como automatizar o controle de centro de custo com Pix e split de pagamentos
Depois de definir os centros de custo, a empresa precisa separar corretamente os valores movimentados por cada um. Com uma estrutura de contas integrada a recursos como o Pix e o split de pagamentos, essa distribuição pode ser automatizada, reduzindo rateios e controles manuais em planilhas.
Uma das possibilidades nesse caso é criar contas vinculadas a um único CNPJ para segregar os saldos de diferentes áreas, unidades ou operações. Cada conta pode ser identificada por uma chave Pix, por exemplo, permitindo reconhecer por onde o dinheiro entrou sem precisar abrir um novo CNPJ para cada divisão.
Essa estrutura ajuda a empresa a:
- Segregar o saldo de cada centro de custo;
- Identificar os pagamentos e recebimentos de cada área;
- Centralizar as movimentações vinculadas ao mesmo CNPJ;
- Automatizar a divisão dos valores recebidos;
- Reduzir o rateio manual em planilhas;
- Facilitar a conciliação e o acompanhamento financeiro.
A Transfeera é uma instituição de pagamento autorizada pelo Banco Central que conta com toda a tecnologia necessária para contribuir com essa organização dos seus centros de custos:
- O Pix da Transfeera permite realizar e receber pagamentos por plataforma ou API.
- Já o split de pagamentos distribui os valores entre diferentes recebedores conforme regras previamente configuradas, que podem considerar valores fixos, percentuais e datas de repasse.
Assim, depois de estruturar seus centros de custo, a empresa pode automatizar parte da movimentação financeira associada a eles. Em vez de concentrar os recursos e dividi-los posteriormente em uma planilha, os valores já entram identificados ou são distribuídos conforme as regras do negócio.
Case Vakinha: automação de rateio e redução de falhas operacionais
O Vakinha, maior site de arrecadação coletiva do Brasil, é um exemplo de como essa estrutura pode funcionar
. Embora todos os recebimentos estejam vinculados a um único CNPJ, a empresa utiliza a plataforma da Transfeera para criar diferentes contas para segregar os saldos das campanhas.
Funciona assim: quando uma campanha é aberta, ela recebe uma chave Pix exclusiva. Todos os valores enviados para essa chave ficam automaticamente vinculados à respectiva arrecadação. Ao final da campanha, o repasse pode ocorrer de duas formas:
- Repasse direto: o Vakinha identifica o total recebido pela chave Pix e envia o valor devido para a conta indicada pelo organizador;
- Split de pagamento: nos recebimentos via QR Code, o valor é dividido automaticamente durante a doação, conforme as regras previamente configuradas. Assim, uma porcentagem pode ser destinada ao organizador da campanha e outra à plataforma, por exemplo.
Essa estrutura permite identificar a origem e o destino de cada quantia, automatizar o rateio e acompanhar milhares de campanhas simultaneamente. Com menos lançamentos e repasses manuais, o Vakinha reduz o risco de falhas operacionais e mantém a movimentação financeira mais organizada e rastreável.
A mesma lógica pode ser aplicada aos centros de custo. Após definir as divisões que deseja acompanhar, a empresa pode estruturar suas contas e regras de pagamento para identificar e distribuir os valores com menos intervenção manual.
Para automatizar esse processo, conte com a plataforma de pagamentos da Transfeera. A solução centraliza pagamentos e recebimentos, oferece integração via API e permite utilizar recursos como Pix e split de pagamentos.
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