Se a sua empresa enfrenta problemas com processo de pagamento e transferências que tomam muito tempo da equipe e que acabam tendo um alto custo para o negócio, a saída é uma só: investir em automação financeira.
E um dos momentos cruciais para esta mudança é quando a empresa começa a crescer e tem a necessidade de ganhar escala no setor financeiro. É aí que pelo volume de tarefas os erros começam a ser mais frequentes, tornando o processo menos eficiente.
Por isso, quando esses problemas passam a surgir, é hora de considerar a adoção de uma plataforma para otimizar as rotinas financeiras.
Além de ganhar agilidade nas tarefas, é possível reduzir custos, ampliar a segurança e praticamente eliminar falhas.
Neste artigo, você vai entender como funciona a automação financeira e como escolher um sistema que realmente atenda às necessidades da sua empresa. Confira.
O que é e como funciona a automação financeira?
A automação financeira é alcançada quando a empresa adota um sistema de gestão para otimizar as tarefas do dia a dia.
Por exemplo, com uma plataforma de automação, é possível processar os pagamentos a fornecedores e funcionários da empresa, cuidando de todo o setor de contas a pagar em uma única ferramenta.
Além disso, o sistema auxilia a empresa ao permitir uma gestão de perto, analisando a eficiência dos processos por meio de relatórios específicos para as métricas que quiser acompanhar.
Esse é apenas um exemplo de processo financeiro que pode ser automatizado.
Também é possível automatizar contas a receber, acompanhamento de fluxo de caixa, controle de capital de giro etc. Abaixo, listamos outras possibilidades:
Por que investir na automatização do financeiro da empresa?
Quando pensamos em automatizar processos financeiros, a primeira vantagem que vem à cabeça é a agilidade de poder tornar tarefas manuais automáticas.
Mas esse definitivamente não é o único benefício da automação financeira.
Levantamos aqui outras possibilidades para as empresas que optam por um sistema para automatizar o financeiro.
Redução de custos operacionais
Mesmo que seja necessário um investimento inicial para a implantação de um sistema, o custo operacional ao ter processos automatizados é reduzido drasticamente.
Sendo assim, o valor investido inicialmente é recuperado ao longo do tempo.
Enquanto isso, as tarefas que antes tomavam tempo e mão de obra para serem realizadas são feitas automaticamente e de maneira muito mais precisa, além de serem finalizadas com mais agilidade, o que também contribui para reduzir custos.
Diminuição de erros
Quando não há automação financeira, muitas tarefas são realizadas usando planilhas que, além de tomarem tempo demais para serem atualizadas, estão sempre representando risco para o controle financeiro devido à possibilidade de inserção de dados errados.
Essas falhas podem levar a grandes prejuízos e até mesmo ser responsáveis pelo fechamento das portas de uma empresa.
No entanto, ao automatizar tarefas, a ocorrência de erros diminui consideravelmente e a equipe passa a trabalhar com dados precisos e fáceis de localizar.
Segurança das informações
A diminuição dos erros também reflete na segurança das informações. Isso quer dizer que, com menos falhas, os dados correm menos riscos de serem expostos.
Além disso, o armazenamento dos dados, sendo feito por um sistema de gestão, é conectado a bancos de dados mais seguros e eficientes.
Isso garante menos problemas por perda de dados e fraudes em relação a quando os dados são armazenados na memória dos computadores ou em papel.
Integração de equipes
Um sistema de gestão automatizado, por exemplo, reúne processos que envolvem diversos setores de uma empresa, fornecendo dados importantes para todos.
Dessa forma, as áreas podem acessar dados pertinentes que podem auxiliar a execução de tarefas de outros departamentos.
Isso promove a integração de equipes, o que pode ser bastante positivo para a empresa, uma vez que podem trabalhar juntas, mantendo um diálogo constante entre os diversos setores.
Aumento da produtividade
Quando os processos são manuais e repetitivos, os funcionários tendem a se sentir desmotivados.
Mas, quando a empresa passa a contar com automação financeira, as atividades dos funcionários são reorganizadas para que atuem mais estrategicamente e menos operacionalmente.
Isso contribui para que se sintam mais engajados e, consequentemente, para que a empresa ganhe em produtividade.
Além disso, é comum que as tarefas repetitivas que são realizadas manualmente gerem retrabalho. Isso faz com que a equipe perca tempo e tenha a produtividade prejudicada.
Por outro lado, com um sistema automatizado, esses retrabalhos deixam de existir.
Melhoria do controle financeiro
Outro importante benefício da automação financeira é a melhoria do controle das transações.
Um sistema é capaz de garantir que elas sejam registradas corretamente.
Dessa forma, os gestores podem ter controle de tudo o que acontece no departamento financeiro, acompanhando tudo o que tiver falha, por exemplo.
Alguns sistemas também contemplam uma ferramenta de conciliação bancária, que ajudam no controle do que a operadora está pagando e se compreende tudo o que a empresa vendeu.
Os gestores podem monitorar em tempo real o fluxo de caixa e as necessidades de capital de giro da empresa, permitindo uma análise até mesmo de possíveis investimentos, contando com dados seguros.
Erros comuns na hora de automatizar processos financeiros
Não envolvimento da equipe
Um dos erros mais recorrentes entre gestores que implementam a automatização de processos financeiros em suas empresas é não inserir todo o time de colaboradores nesse procedimento.
Desde o momento em que foi decidido o uso da automatização, todas as pessoas que trabalham no setor financeiro devem se envolver na instalação. Afinal, os profissionais dessa área contam com a capacidade de descrever com mais exatidão as atividades exercidas e os possíveis gargalos que podem vir a atrapalhar a implementação do sistema.
Falta de planejamento e treinamento
Para que seus processos financeiros sejam realizados da maneira mais precisa e organizada possível, você necessariamente precisa de dois pilares: planejamento e treinamento.
É uma questão de lógica. Uma empresa que não planeja com consciência sua automação financeira pode ser comparada com um avião que levanta voo. Considerando esse fato, todo gestor precisa pensar sempre dois ou três passos adiante, prevenindo possíveis problemas e percebendo oportunidades.
Além do planejamento, uma equipe bem treinada e que tenha o domínio dos sistemas utilizados na empresa é essencial para a automação financeira transcorrer como o esperado. Portanto, providenciar treinos periódicos aos colaboradores é uma excelente pedida.
Deixar de verificar a estrutura para receber um novo sistema
Por último, deixar de verificar a estrutura que já existe na empresa na hora de receber um novo sistema é um outro problema que todo gestor deve se esquivar.
Um fornecedor consciente irá orientar sobre todos os trâmites de adaptação necessários, garantindo que a instauração do sistema caia perfeitamente com a realidade do negócio. No entanto, o cumprimento dessas orientações dependerá exclusivamente da empresa.
Como começar a automatizar os processos financeiros?
Ao optar pela automação financeira, é importante que a empresa leve em consideração opções de sistemas que ofereçam mais do que apenas tornar automáticas as tarefas manuais.
Para escolher a ferramenta ideal para a sua empresa, é necessário avaliar aquelas que podem garantir recursos também para consulta e análise de dados e que possam auxiliar a empresa na gestão dos processos financeiros de maneira mais profunda.
Descarte sistemas que são meramente operacionais, porque o investimento pode não valer a pena, considerando tudo o que a automação pode oferecer.
Abaixo mostraremos algumas dicas de ouro para você começar a automatizar os processos financeiros da melhor maneira possível. Confira!
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Mapeie os processos
O que exatamente sua empresa pretende automatizar? É fundamental que você registre no papel todas as funções exercidas pelo negócio, além do método de realização de cada atividade e quais irão compor o sistema.
Aproveite esse registro para verificar os impactos e benefícios que o processo de automação financeira trará para a instituição.
Gestão de cobranças
Uma gestão de cobranças eficiente pode ser um desafio considerável para muitos negócios. Afinal, essa dinâmica, se não realizada da maneira correta, pode trazer consequências no relacionamento com cliente.
Um sistema de automação, no entanto, vai auxiliar nesse processo, assumindo um papel conciliador no diálogo entre a empresa e clientes inadimplentes. Como consequência, o negócio terá uma gestão de cobranças mais eficaz.
Gestão de pagamento
Um sistema de automação é responsável por abrir um novo horizonte de possibilidades para os processos financeiros de sua empresa, especialmente quando falamos de gestão de pagamentos.
Com a automação, o gestor terá inúmeras facilidades, como emissão e envio de notas fiscais automáticas, pagamentos em poucos minutos, mais segurança e controle sobre as informações, por exemplo.
Registros contábeis
Os registros contábeis são documentos que demonstram ao gestor a situação atual das finanças da empresa. Ou seja, eles são responsáveis por apresentar um panorama geral da saúde econômica do negócio.
Um sistema especializado em gerenciamento financeiro terá todos os recursos para ler, verificar e interpretar esses registros.
Lançamentos financeiros
Os lançamentos financeiros são os grandes protagonistas quando o assunto é automação nesse setor. Uma integração de processos feita através de API eleva a confiança do gestor nas informações obtidas pelos relatórios.
Fluxo de caixa
Por fim, um bom fluxo de caixa é um elemento fundamental para que o gerenciamento financeiro de uma empresa seja operante.
Essa métrica tem a função de um termômetro da saúde financeira do negócio. Através dele, você pode comparar seus débitos, financiamentos e empréstimos com a rentabilidade geral da empresa, verificando a lucratividade geral da instituição.
Tecnologias mais usadas para a automação financeira
ERP
O ERP (Enterprise Resource Planning) é a tecnologia mais fácil e usual para garantir a automação financeira dentro de uma empresa.
Organiza atividades, automatiza processos, possibilita análise de dados, gera relatórios, podendo ter outros recursos para ajudar a empresa na gestão de finanças.
Big Data
O Big Data é um importante recurso para coletar e armazenar informações financeiras, possibilitando uma visão integral dos processos da empresa para tomadas de decisões mais precisas.
A partir dessas informações, é possível inclusive criar novos produtos com base nas descobertas que o Big Data proporciona.
API de pagamento
Uma API de pagamento permite integrar sistemas e fazer automaticamente o envio de arquivos de remessa para o banco da empresa, sem que o gestor tenha que se preocupar em pegar o arquivo de retorno para dar baixa nos pagamentos no ERP.
Ou seja, é possível otimizar os processos financeiros integrando os sistemas por meio de API e evitar erros na operação e retrabalho para toda a equipe.
Pontos de atenção: segurança de dados e integração de APIs
Para fazer a automação financeira por meio de uma API de pagamento, é importante que a empresa cuide para garantir a segurança dos dados.
Listamos alguns pontos que é preciso observar para fazer a integração de APIs de forma a assegurar essa proteção.
1. Ambiente de homologação para testes do fluxo de integração
Confira se a empresa fornecedora da API oferece um ambiente de homologação para testes do fluxo de integração.
Esse processo tem o objetivo de validar os fluxos operacionais para que a empresa não tenha problemas ao integrar seu sistema nem surpresas ao rodar as transações no ambiente de produção.
É preciso validar o cenário de integração ao ambiente de homologação antes de iniciar o serviço.
2. Garantia de identidade do usuário na integração
Quem fornece a API de pagamento deve ter controles rígidos que verifiquem a identidade dos usuários e se eles realmente têm acesso aos dados requisitados.
Para a implementação de controles rígidos na autenticação, é importante considerar padrões no mercado, como OAuth2 e OpenID Connect.
3. Transparência na disponibilidade dos serviços
Para garantir a entrega e o correto funcionamento da integração, a empresa precisa conhecer o SLA de disponibilidade dos serviços ofertados pela empresa de meio de pagamento.
Isso porque algumas operações são totalmente dependentes de APIs.
Sendo assim, a empresa deve ter acesso ao monitor de disponibilidade dos serviços integrados. A Transfeera, por exemplo, informa os status dos serviços ofertados em uma página para que os clientes que têm soluções integradas em seus sistemas via API saibam sobre a disponibilidade deles.
4. Credenciais de acesso salvas em cofre (vault)
É necessário proteger as credenciais de acesso, salvando-as em cofre (vault). Esse é um serviço gerenciado para armazenar segredos e chaves de criptografia com segurança.
Para acessar um cofre de chaves, o gestor precisa usar a identidade gerenciada e, então, recuperar os segredos autorizados e as chaves de criptografia do cofre de chaves.
5. Web Application Firewall (WAF)
A empresa precisa de uma solução que acompanhe as mudanças de superfície de ataque das APIs, que são alteradas sempre que a empresa implanta novos serviços.
O Web Application Firewall (WAF) garante a segurança de APIs ao inspecionar automaticamente os conteúdos, verificando riscos e protegendo o sistema contra ataques direcionados a vulnerabilidades.
Como uma fintech de pagamento automatiza as rotinas do financeiro?
Contar com a solução de uma fintech de pagamento é uma forma bastante eficiente de ter os processos financeiros organizados.
As transferências para pagamento de fornecedores e funcionários se tornam muito mais simples, uma vez que deixa de ser necessário inserir os dados bancários toda vez que precisar fazer as transações.
Por meio de uma API, a solução pode ser integrada ao sistema que a empresa já utiliza, o que garante uma gestão facilitada, sem a necessidade de migrar informações de uma solução para outra manualmente.
Mas, para ter todas essas facilidades, é preciso escolher uma solução que realmente tenha como foco a eficácia do processo de pagamentos.
Por exemplo, depois que o PIX foi lançado, foi comum observar empresas acreditando que ele resolveria todas as necessidades desse processo.
No entanto, esse meio de pagamento apenas realiza o processamento, não ajudando a empresa na gestão.
As funcionalidades e diferenciais da Transfeera para a automação financeira
A Transfeera é uma fintech open banking voltada para automação financeira, que nasceu para simplificar rotinas operacionais fazendo um ou milhares de pagamentos com a mesma eficiência e segurança.
Nossa solução garante processamento e gestão de pagamentos, atuando não apenas com a automação de processos, mas também com o controle, facilitando o monitoramento pela empresa.
Por meio de um validador de dados bancários, conseguimos garantir mais segurança para as transações.
Antes de efetuar as transferências para pagamentos da empresa, a solução Transfeera confere cada um dos dados, verificando se correspondem a contas válidas nas instituições financeiras indicadas e se as identificações dos favorecidos estão corretas.
Com essa solução, o site de financiamento coletivo Vakinha, por exemplo, conseguiu reduzir em 50% as falhas nas transações de dinheiro que fazem para os usuários que arrecadam usando o site.
A sua empresa também pode ter os benefícios da automação financeira.
