O departamento financeiro é um setor sensível para qualquer empresa. Quando o assunto é controle de pagamentos, muitos pontos podem sair do eixo a partir de um único deslize.
Por isso é tão importante cuidar de perto dos processos financeiros e garantir que fornecedores e funcionários estão sendo pagos adequadamente. Afinal, erros financeiros básicos podem impactar a empresa de uma maneira global e até mesmo levá-la à falência.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Sebrae com empresas que encerraram suas atividades, os empresários apontaram o que acreditam que teria sido útil para evitar o fechamento do negócio. Para 13% deles, uma gestão financeira eficaz faria a diferença.
Sendo assim, para que a empresa mantenha bons resultados e siga crescendo no mercado, é preciso estar preparada para os principais desafios financeiros.
Neste artigo, listamos esses desafios para você ficar por dentro e avaliar como pode resolvê-los na sua empresa. Confira!
O que é controle de pagamento?
O termo “controle de pagamento” é comum no cotidiano de toda empresa. No entanto, você sabe o que esse conceito realmente quer dizer em sua essência?
Em poucas palavras, o controle de pagamentos é um conjunto de vários procedimentos que visam trazer o equilíbrio das finanças, gerenciar despesas e controlar os gastos do cotidiano de uma empresa.
Além disso, essa estratégia também busca fazer investimentos, aplicações de médio e longo prazo, produzir reservas financeiras emergenciais, enfim, tudo que for auxiliar a saúde econômica do negócio.
É importante destacar que a maneira que ocorre o gerenciamento de dinheiro de uma empresa é um dos principais definidores de seu sucesso no mercado.
Considerando essa informação, é fundamental que você assuma um controle de pagamentos bem planejado no negócio.
Por que fazer um bom controle de pagamento?
Os benefícios de um bom controle de pagamentos são tantos que poderíamos escrever um artigo apenas sobre esse assunto.
No entanto, aqui vamos destacar as principais vantagens de adotar um planejamento na sua empresa.
Em primeiro lugar, devemos lembrar que um dos principais segredos para uma empresa ter sucesso é garantir que suas finanças estejam funcionando de maneira ordenada e dinâmica. Quando seu capital de giro está baixo ou as contas não fecham no final do mês, é sinal de que algo está errado.
O controle de pagamentos irá organizar todo o capital que entrar no negócio. Entradas e saídas serão devidamente registradas de modo que você consiga visualizar perfeitamente o cenário econômico de sua empresa.
E esse fator nos leva a outro benefício enorme do controle de pagamentos: esse panorama geral da situação da instituição servirá como uma grande base para realizar tomadas de decisão mais assertivas e precisas.
Controle de pagamentos: entenda os maiores desafios
1. Processos ineficientes
Os processos financeiros geralmente são cheios de detalhes que precisam ser considerados para que nada dê errado.
O controle de pagamentos precisa seguir regras específicas, observando dados, valores e prazos. Mas, quando a empresa tem processos ineficientes, todas essas tarefas podem ficar ainda mais difíceis.
Realizar essas atividades manualmente, por exemplo, pode tornar os processos muito mais demorados, além de aumentar as chances de erros. Afinal, analisar bases de dados enormes ou gerar até centenas de documentos em um único dia é um trabalho exaustivo.
Por isso, sem dúvidas, processos ineficientes são um grande desafio para o controle de pagamentos, já que, em vez de facilitar as atividades, acabam impedindo bons resultados. E atrasam não apenas o desenvolvimento do setor, mas de toda a empresa.
Até porque processos ineficientes também geram custos mais altos, como precisar manter uma equipe grande para executar tarefas que poderiam ser feitas por uma plataforma de pagamentos eficiente.
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2. Erros humanos
O segundo desafio que podemos destacar em relação ao controle de pagamentos de uma empresa são os erros humanos, também decorrentes de processos realizados manualmente.
Quanto maior o número de tarefas que são colocadas sob responsabilidade do departamento financeiro, maiores são as chances de algo sair errado, principalmente se precisar ser feito com pressa.
O maior problema é que esses erros podem causar perda de tempo e prejuízo financeiro para a empresa.
É pensando nessas situações que podemos afirmar que automatizar o controle de pagamentos é a melhor forma de evitar erros humanos e, consequentemente, otimizar a gestão da empresa como um todo.
Com um bom sistema de gestão e processamento de pagamentos, é possível eliminar falhas, uma vez que todo o processo fica automatizado, além de contar com validação de dados bancários para que as transferências sejam sempre enviadas para a conta certa.
3. Gastos decorrentes de pagamentos errados
Outro grande desafio enfrentado pelas empresas no departamento financeiro são os gastos decorrentes de pagamentos errados.
Quando os pagamentos são realizados de forma manual, fazendo transferências bancárias para os favorecidos, um a um, é comum acontecer de informar dados bancários incorretos e as transações falharem.
O grande problema dessas falhas é que as instituições bancárias responsáveis pela transferência não devolvem o valor da tarifa cobrada.
Isso porque entendem que a tentativa foi realizada e que a responsabilidade de ter informado dados incorretos é da empresa pagadora.
Além disso, o estorno pode levar alguns dias para ser realizado e, se a empresa não tiver dinheiro em caixa para fazer uma nova transferência para o favorecido, pode acabar atrasando o pagamento, gerando multa e juros. Isso, em larga escala, pode representar grande perda para a empresa.
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4. Dificuldade de encontrar informações
Para que o controle de pagamentos de uma empresa seja realizado de maneira eficiente, a equipe depende de informações exatas.
Isso significa que os dados dos quais precisa para trabalhar precisam estar disponíveis com facilidade, sem que os profissionais precisem recorrer a vários documentos, sejam digitais ou impressos.
Portanto, é imprescindível que a empresa tenha os dados referentes aos pagamentos centralizados em um único sistema.
Se as informações estiverem espalhadas, há mais chances de erros e também de o trabalho ser realizado em mais tempo, ocupando a equipe com tarefas operacionais, enquanto poderiam focar em atividades mais estratégicas.
5. Suporte ocupado por cobranças de fornecedores
Por fim, um grande desafio encontrado pelas empresas no controle de pagamentos são os fornecedores ficarem ligando para cobrar e, consequentemente, ocupando o suporte da empresa com essas demandas.
Quando a gestão e o processamento de pagamentos são automatizados por meio de um sistema, os favorecidos são informados logo que a transferência bancária é realizada.
Ou seja, o comprovante é enviado automaticamente, evitando que o departamento financeiro do fornecedor entre em contato para questionar sobre o pagamento.
Sendo assim, podemos dizer que o mapeamento de processos, a integração de sistemas e o uso de soluções inteligentes focadas para o setor são algumas saídas importantes para esses desafios.
Para saber mais sobre as vantagens de ter um sistema de gestão e processamento de pagamentos, confira este infográfico:
Principais ferramentas para um bom controle de pagamentos
Para te auxiliar no objetivo de conseguir um bom controle de pagamentos, existem diversas soluções e aplicativos disponíveis no mercado. Conheça alguns:
- Yupee: plataforma ideal para pequenos empreendedores. Aqui, será possível organizar contas por meio de recursos 100% onlines de gerenciamento financeiro.
- BLING: plataforma que permite a emissão de notas fiscais, controle de estoque, boleto registrado, controle de movimentações de caixa, gerenciamento de vendas, entre outros serviços.
- Actana: software intuitivo e simples de usar que te dá maior controle sobre sua gestão de contas a pagar.
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