Fazer um controle de contas a pagar eficiente pode ser um grande desafio, principalmente quando o negócio está em expansão.
Nem sempre a empresa faz um planejamento e, de repente, vê o número de clientes crescendo – e, consequentemente, o número de pagamentos – sem ter a estrutura necessária para um bom funcionamento.
Com isso, começam a surgir problemas decorrentes do despreparo da equipe e, é claro, da falta de tecnologia para apoiar os processos.
Por isso, é fundamental adotar boas práticas na gestão de contas a pagar, evitando que o negócio se perca no momento que mais deveria ser aproveitado para alavancar.
Com objetivo de nortear sua empresa nessas questões, preparamos este conteúdo para que você identifique os principais problemas que a gestão de contas a pagar da sua empresa pode estar enfrentando e quais são as melhores práticas para resolvê-los.
Vamos lá?
Controle de contas a pagar: qual a importância para as empresas?
Somente o controle de lucros não é suficiente para uma gestão financeira de qualidade. Para que o negócio permaneça sempre estável financeiramente, é necessário que haja um controle de todas as despesas presentes no dia a dia da empresa. E claro, dentre esses valores, as contas a pagar mostram-se como custos significativos para o gestor.
Sendo assim, o processo de organização de contas a pagar é importante pelos seguintes motivos:
Otimização de tempo
Quando todas as contas a pagar estão organizadas por data de vencimento, a única coisa que o gestor precisa fazer é entrar em seu API de pagamento e efetuar a transação. Assim, será possível poupar um tempo considerável que seria gasto verificando se todas as informações estão corretas ou procurando as datas corretas para o pagamento.
Levando em consideração que a maioria dos pagamentos hoje em dia podem ser digitalizados, muito tempo é otimizado. Portanto, soluções como a da Transfeera ajudam na automação dessas atividades.
Melhores oportunidades para economia
Quando uma instituição mantém suas contas a pagar em dia e não atrasa prazos de vencimento, multas ou juros passam a não existir. E não apenas isso: é comum no mercado ver empresas dando bons descontos para clientes que pagam os boletos de maneira correta.
Por fim, quando existe o controle de contas a pagar em uma empresa, o gestor consegue visualizar as contas que não são mais necessárias para as operações.
Pelo fato do dia a dia de uma empresa estar em constante mudança, é normal que assinaturas que não são mais úteis e ainda estejam na folha de pagamentos. Ao perceber isso, é possível cortar esses custos.
Processos assertivos
Por último, mas não menos importante, traçar uma estratégia de contas a pagar entrega em suas mãos uma chave para a lucratividade: processos mais seguros e precisos. Lembre-se: assertividade é um dos principais pilares para o sucesso do negócio.
Realizando esse procedimento, você poderá visualizar de maneira mais ampla exatamente quais os próximos passos que devem ser dados em suas estratégias. Tudo isso graças ao conhecimento de como está a saúde financeira do negócio.
Erros mais frequentes no controle de contas a pagar
Misturar contas pessoais com as contas da empresa
Misturar contas pessoais com os gastos da empresa é sempre um caminho arriscado, podendo ocasionar gargalos financeiros e confusões dentro do fluxo de caixa do negócio.
Considerando esse ponto, é fundamental que o gestor saiba diferenciar esses dois campos. Dessa forma, será mais fácil entender qual a situação financeira real do negócio e planejar projeções futuras para gerar lucro.
Não ter controle de vencimento de contas
Uma das atitudes mais prejudiciais para a saúde financeira de um negócio é a falta de responsabilidade com datas e prazos. Além de trazer multas e taxas por atraso, essa prática pode até sujar a imagem da empresa.
Portanto, é essencial que o gestor tenha registrado o vencimento de cada conta. Lembretes programados para um dia antes da data de pagamento também são muito bem vindos.
Desconsideração de pequenos gastos
Por fim, devemos destacar que literalmente todo valor conta no seu fluxo de caixa. Independente se for uma conta barata ou mais cara, tudo deve ser registrado e considerado no seu controle.
Devemos lembrar que, de pouco a pouco, esses pequenos gastos podem se tornar custos consideráveis quando colocados na ponta do lápis no final do mês. Portanto, atenção neles!
Como controlar as contas a pagar?
Afinal, como uma empresa pode controlar suas contas a pagar? Esse procedimento, apesar de exigir organização do gestor e seus colaboradores, é simples de colocar em prática. Confira abaixo algumas dicas:
Registre todas as movimentações da empresa
O primeiro ponto a ser destacado é: todas as transações devem ser registradas. Das mais baixas até as mais altas. Sendo assim, um controle eficaz de contas a pagar se inicia com a notação do que entra e do que sai do caixa.
Esse controle é responsável por servir como base para outras informações, como por exemplo:
- Custos do setor;
- Fluxo de caixa;
- Ciclo operacional e financeiro;
- Controle de estoque;
- Produtos e serviços com maior índice de vendas.
Podemos dizer que a economia de um negócio de maneira geral é totalmente dependente dessas informações.
Cobre sistematicamente os clientes inadimplentes
Atrasos de pagamento de clientes mostra-se como um fator totalmente nocivo para a saúde financeira da empresa. Inclusive, essa problemática pode resultar na falta de capital para o gestor cumprir suas próprias obrigações com seus fornecedores. Portanto, é fundamental que haja uma cobrança sistemática aos clientes inadimplentes.
Entretanto, essa cobrança deve ser feita com bom senso e com as devidas precauções para não deixar o cliente constrangido. Além disso, cabe à instituição oferecer formas de parcelar as dívidas. Lembre-se: o objetivo aqui é facilitar as possibilidades de pagamento.
O negócio precisa contar com um procedimento fixo para cobranças, como um fluxograma que indica como essa abordagem será realizada. Além disso, é fundamental que ocorra um treinamento na equipe para que todos os colaboradores desenvolvam o mesmo modus operandi nessas situações.
Estimule o pagamento antecipado
Para evitar situações de inadimplência e manter o fluxo de entrada de capital sempre positivo, uma ótima saída é motivar o pagamento à vista.
Para que isso seja possível, o gestor deve fornecer benefícios e vantagens de compra (como descontos) aos clientes que cogitam a possibilidade de pagar antecipadamente.
Essa atitude não apenas diminui as chances de prejuízos por inadimplência. O estímulo ao pagamento antecipado com base em benefícios é muito positivo também como forma de fidelização ao cliente.
Dessa forma, os dois lados envolvidos na transação saem ganhando: a instituição, por conseguir manter recursos para um controle de contas pagas; e o cliente, que terá vantagens de compra.
Gerencie o seu estoque
Você sabia que mercadorias encalhadas há tempos no estoque, se não forem registradas, podem trazer prejuízos para seu controle de contas a pagar?
Portanto, um gerenciamento de estoque efetivo garante que as mercadorias sejam liberadas por ordem de compra. Esse controle é fundamental para que o gestor fuja de problemas com obsolescência e vencimento na validade dos produtos.
Quando não existe o registro da data de validade e do valor correto do item, também não é possível definir informações como a margem de lucro obtida com a venda do produto e seu ciclo operacional. Além disso, é importante ressaltar também que os gastos com armazenagem em estoque podem interferir nas finanças da empresa ao final de um mês.
Acompanhe o fluxo de caixa
O fluxo de caixa são ferramentas fundamentais para a administração eficiente de um negócio. Em resumo, ele significa o movimento de entrada e saída de capital da empresa. Entretanto, muitos gestores estabelecem intervalos muito longos para a verificação dessa métrica, o que pode atrapalhar nos resultados.
Em casos de instituições menores, os períodos para verificação podem ser um pouco maiores. No entanto, para empresas de grande porte, é essencial a verificação diária do fluxo de caixa.
Pensando em manter o fluxo de caixa sempre atualizado, sistemas de gestão de pagamentos como o da Transfeera mostram-se como bons aliados.
Utilize centro de custos
Uma forma efetiva de fazer o controle de contas a pagar é reparti-las em centro de custos. Essas divisões podem ser feitas com base no setor, filial ou de acordo com qualquer critério que se encaixe com a estrutura do negócio, como:
- Comercial;
- Administração;
- Logística;
- Marketing;
- Produção.
Dessa forma, quando você for realizar um levantamento de custos, será mais fácil verificar quais centros estão rendendo mais e menos. Essa informação é indispensável para que possa haver eventuais estratégias de corte de despesas.
Invista em tecnologia
Tecnologias que facilitam e otimizam os processos operacionais são sempre bem vindas no cotidiano das empresas. Com o auxílio delas, você poderá ter um maior controle das contas a pagar, visualizando com mais clareza prazos e valores. O API de pagamentos Transfeera, por exemplo, mostra-se como uma excelente maneira de digitalizar as atividades bancárias de sua empresa, garantindo que você foque seus recursos em processos mais estratégicos.
Renegocie
Digamos que seu negócio caiu em uma dívida complicada de pagar e está passando por problemas financeiros por esse motivo. E aí, o que fazer?
Bem, para reverter essa situação, é fundamental não deixar o problema se transformar em uma bola de neve. Portanto, procure a sua instituição financeira e busque alternativas para renegociar a sua dívida ou solicitar um empréstimo.
Quais os principais problemas enfrentados ao fazer o controle de contas a pagar?
Quando acontecem erros frequentes nas transferências bancárias
Quando a empresa realiza muitos pagamentos, seja para fornecedores, funcionários ou clientes, é comum que enfrente esse tipo de problema. São muitos bancos diferentes e muitos dados para administrar.
Na hora de fazer as transferências, falta um dígito ou o CNPJ está errado, e aí as falhas são inevitáveis.
COMO RESOLVER: Busque uma solução que faça a verificação de dados bancários antes de realizar as transferências. Esse tipo de sistema faz uma checagem por meio de algoritmos e consulta a CPF/CNPJ, para saber se os dados bancários inseridos realmente coincidem com uma conta válida e se pertencem mesmo ao favorecido indicado, evitando estornos de pagamento.
Quando o processo de pagamentos leva tempo demais
Outro problema frequente de fazer pagamentos manualmente é este: é uma tarefa muito demorada.
Se na sua empresa as transferências são realizadas uma a uma, você sabe bem que é um processo que pode levar até uma semana, dependendo do número de transferências.
COMO RESOLVER: A maneira mais eficiente de ganhar agilidade no processo de pagamento é contar com automatização. Com uma plataforma de gestão e processamento de pagamentos, os dados bancários são inseridos e as transferências são realizadas automaticamente, sem estresse e em muito menos tempo.
Quando a empresa já foi vítima de fraude
Quando falamos em gestão de contas a pagar, um dos desafios que mais tiram o sono dos gestores é quanto à cyber security.
Os criminosos cibernéticos estão cada dia mais criativos nas formas de roubar dados e, se a empresa não tomar determinados cuidados, pode mesmo cair nessas armadilhas.
COMO RESOLVER: Ao adotar um sistema para automatizar os pagamentos na sua empresa, é imprescindível que você observe se ele permite integrações seguras com outras tecnologias. Por exemplo, não adianta implementar uma ferramenta que garante a segurança da informação, mas integrá-la a um sistema que não tem essa mesma preocupação.
Quando a equipe se perde entre a papelada
Outro problema de manter a gestão de contas a pagar de forma analógica é a quantidade de papel. Alguns documentos precisam ser guardados por anos, e isso, a longo prazo, gera um arquivo enorme.
Afinal, quanto maior o negócio, maior o acúmulo de documentos, dificultando o gerenciamento e, é claro, ocupando espaço.
COMO RESOLVER: A digitalização dos documentos é o caminho para cada vez menos papel. No caso de transferências bancárias, é possível gerar comprovantes de maneira automática e enviar aos favorecidos. Isso evita, inclusive, que a equipe do suporte tenha tantos chamados de envolvidos questionando sobre o pagamento. Como eles receberão os comprovantes, esse tipo de chamada diminui.
Quando a empresa vive pagando juros e multas por pagamentos atrasados
Quando a gestão de contas a pagar envolve muitos pagamentos e também muitos responsáveis pelas rotinas financeiras, pode acontecer de passar a data de vencimento de alguns boletos e a empresa acabar pagando juros e multas.
COMO RESOLVER: Mais uma vez, contar com um sistema de gestão automatizada é a melhor maneira de organizar os pagamentos da empresa. Justamente por tornar automático o processo, fica muito mais difícil acontecer um atraso. Assim, a empresa reduz os custos decorrentes de pagamentos depois da data de vencimento. O mesmo pode ser aplicado a pagamentos em duplicidade.
Quando se mistura contas da empresa com contas pessoais
Como citamos anteriormente, é muito comum gestores misturarem suas contas pessoais com as da empresa. Essa prática, apesar de recorrente, é nociva para a saúde financeira do negócio.
Não confunda as coisas! Mantenha sempre os seus gastos individuais nas suas contas. A conta da empresa deve ser utilizada exclusivamente para custos empresariais. Ter isso em mente irá evitar futuros problemas.
Soluções para auxiliar o processo de contas a pagar
Conciliação de boletos a pagar
Um dos processos essenciais para reduzir perdas e melhorar a eficiência da área de contas a pagar é a conciliação de pagamentos. Para ajudar nessa tarefa, há no mercado soluções que ajudam no acompanhamento e na conciliação de boletos com notas fiscais.
Esse tipo de solução confronta os dados dos boletos com as notas fiscais, conferindo se as cobranças são válidas. Além disso, também funciona como um apoio à empresa no pagamento de notas fiscais aos fornecedores que utilizam outras formas de recebimento.
Conciliação bancária
O processo de contas a pagar se torna muito mais prático e seguro, quando a empresa tem acesso a um sistema de conciliação bancária. Com uma ferramenta como essa, você não precisa fazer manualmente o controle de caixa com os documentos, conferindo se os detalhes do lançamento são compatíveis e verificando os valores e as datas de cada um dos registros.
Os sistemas que fazem conciliação bancária ficaram atentos ao que as planilhas feitas manualmente não oferecem, tornando essa atividade muito mais rápida e precisa. Procure por soluções que facilitem a importação de extratos de forma automática e que informe sobre os lançamentos de acordo com o histórico da empresa.
Relacionamento financeiro com fornecedores
Existem no mercado soluções que facilitam o relacionamento financeiro com os fornecedores, de maneira que eles próprios tenham autonomia para checar a previsão de pagamentos e os diversos status das suas notas fiscais.
Além da redução no tempo gasto com esses processos operacionais da área, algumas soluções oferecem ainda a funcionalidade de antecipação dos valores de contas a pagar aos seus fornecedores, conhecido como confirming. Dessa forma, a relação cliente-fornecedor não fica prejudicada.
Transferências
É comum uma empresa ter muitos fornecedores e, no processo de contas a pagar, precisar realizar vários pagamentos em bancos diferentes. Mas é possível fazer isso sem grande esforço, de maneira prática e segura, por meio de transferências com um sistema de gestão e processamento de pagamentos.
Opte por uma solução que, além da facilidade de fazer várias transferências de TED e DOC rapidamente, ofereça também taxas menores para essas transações, em relação às que são cobradas pelos bancos tradicionais.
Ferramenta de validação de dados bancários
No processo de contas a pagar, principalmente quando envolve muitos pagamentos de uma vez, pode acontecer das transferências retornarem por conta de dados bancários incorretos, seja por erro de digitação ou mesmo por contas canceladas.
Para resolver esse problema, existe uma ferramenta de validação de dados bancários, que confere esses dados antes de efetuar o pagamento, garantindo que ele vá para a conta certa, além de informar o motivo do retorno, caso a operação não dê certo.
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Possibilidades por meio de API de pagamentos
São muitas as funcionalidades que facilitam o processo de contas a pagar e que podem ser aderentes ao seu negócio. Mas pode ser que você não encontre todas as funcionalidades de que necessita em uma única solução.
Para resolver esse problema, outra tecnologia pode ser a saída: as APIs de pagamentos. Por meio desse recurso, você pode integrar outras soluções ao seu sistema de gestão, de forma que tenha todas as funcionalidades à disposição.
5 vantagens de ter um sistema de contas a pagar para automatizar processos
A automação dos processos financeiros pode representar um avanço muito grande para uma empresa. Um exemplo interessante é o do aplicativo de delivery de comida Aiqfome, que passou a automatizar os pagamentos aos restaurantes cadastrados na plataforma, depois de ter enfrentado muitos problemas com transferências erradas.
Com o uso da nossa solução para pagamento em lote, o Aiqfome conseguiu uma enorme redução do número de erros nas transferências bancárias para os estabelecimentos. Das 4 mil TEDs realizadas mensalmente pelo app de delivery, menos de 3% retornam.
Confira o case completo:
Mas a redução das falhas nas transferências é apenas uma das vantagens que uma empresa pode ter com um sistema de contas a pagar. Confira outras 5 importantes vantagens que listamos:
1. Redução de erros humanos
Quando falamos em automação de processos, a primeira vantagem que é possível obter é a redução de erros humanos. Isso porque a tarefa de realizar os pagamentos a funcionários e fornecedores deixa de depender da informação de dados inseridos manualmente.
Esse processo é feito uma única vez e os dados bancários são verificados antes de fazer as transferências. Esse procedimento garante que o pagamento sempre será enviado para a conta bancária correta na instituição financeira e que corresponde ao favorecido indicado pelo CPF ou CNPJ.
2. Redução de gastos decorrentes de falhas
Quando o processo de contas a pagar não é automatizado, é comum que a empresa tenha muitos gastos por causa das falhas nos pagamentos. Por exemplo, se a empresa erra os dados bancários do favorecido e realiza uma transferência para uma conta inexistente ou mesmo para uma conta diferente, é necessário pedir estorno e esse é um processo que pode demorar.
Sendo assim, quando a empresa não possui caixa para honrar esse pagamento, pode acabar pagando multa e juros referente ao atraso. Imagine isso em grande escala! Pode representar um gasto enorme para a empresa.
3. Processos realizados em menos tempo
Um sistema de contas a pagar também é fundamental para tornar as atividades do dia a dia mais ágeis. Enquanto uma equipe pode levar dias para realizar os pagamentos da empresa, se fizer esse processo por meio de um sistema, pode concluir tudo em poucas horas.
Esse ganho de produtividade pode ser muito benéfico para o negócio, uma vez que os favorecidos ficam mais satisfeitos ao receberem sempre na data correta, sem a necessidade de cobrar. A solução da Transfeera também permite o envio automático de comprovantes de pagamento, o que contribui para essa agilidade e a consequente satisfação dos envolvidos.
4. Aproveitamento de equipe para atividades mais estratégicas
Com a automação de processos, a empresa deixa de ter a necessidade de tantos funcionários para realizar as tarefas de contas a pagar.
Sendo assim, a equipe pode ser direcionada para atividades mais estratégicas, enquanto o sistema de contas a pagar faz grande parte do serviço.
Dessa forma, o negócio tem mais chances de crescer, uma vez que a equipe ganha mais tempo para contribuir com novas ideias e com a implementação de projetos.
5. Facilidade de análise de dados
O sistema de contas a pagar da Transfeera permite que a equipe gere diversos relatórios, possibilitando o acompanhamento de perto de todo o departamento, conferindo os pagamentos a fazer e os que foram feitos, além de apresentar as possíveis razões de falhas nas transações para que sejam corrigidas e os pagamentos sejam realizados da forma correta.
Dessa maneira, a empresa tem uma visão mais ampla de todos os processos, garantindo que nada seja esquecido e que sejam tomadas sempre as melhores decisões financeiras, baseadas em dados.
Quer saber mais sobre a importância de ter um controle de contas a pagar em seu negócio? Confira esse artigo!
