Imagine uma empresa que consegue concretizar vendas todos os meses, a ponto de superar as metas estabelecidas. É de se imaginar que estamos olhando para um negócio rentável e que está caminhando na direção certa, concorda?
No entanto, se você conversar com o financeiro, não terá um cenário tão positivo assim. Isso porque a empresa não consegue pagar seus fornecedores em dia. O motivo? O dinheiro não está entrando em caixa devido à alta inadimplência.
Como é preciso agir rapidamente para não piorar ainda mais a situação, além de recorrer à antecipação de recebíveis, foi decidido investir em um sistema de cobrança automatizado. A seguir, saiba o que é, como funciona a solução e as vantagens que empresas como a do nosso exemplo têm ao investir em uma.
O que é um Sistema de Cobrança Automatizado?
Um sistema de cobrança automatizado é uma plataforma que automatiza os processos e tarefas do ciclo de cobrança. A solução evita o trabalho manual e, com isso, reduz as chances de erros e esquecimentos ao cobrar clientes.
Perceba que quando tratamos de gestão de cobrança não nos referimos somente a cobrar quem está inadimplente. Pelo contrário, pois uma das vantagens de um sistema automatizado é o de evitar que a inadimplência ocorra.
Desse modo, com a cobrança automatizada a empresa deixa de ser reativa – ou seja, de agir somente quando um cliente deixa pagar – para assumir um papel ativo, lembrando-o que uma conta está para vencer e facilitando a vida dele na hora de pagar.
Para você entender, com a automação de pagamentos, atividades como registro de receitas futuras, envio automático de confirmação cadastral, lembretes da data de vencimento, confirmação de pagamento por e-mail, entre outras, tornam-se otimizadas.
Entenda como funciona um Sistema de Cobrança Automatizado
Um sistema de cobrança automatizado monitora todo o ciclo de pagamento e simplifica o envio de cobranças. Embora cada um tenha suas particularidades, existem algumas funcionalidades essenciais, que são:
- Envio de lembretes de vencimento: tem a ver com a régua de cobrança, que é uma ferramenta usada para definir o fluxo de comunicação com o cliente até a quitação do débito. Nesse sentido, os lembretes podem ser enviados de maneira preventiva, isto é, para informar que a data de vencimento está próxima; ou reativa, que é quando o cliente deixou de pagar.
- Emissão da cobrança: o sistema automatizado envia a cobrança de acordo com o meio de pagamento escolhido pelo cliente, como boleto QR Code Pix, por exemplo.
- Envio de cobrança: é o envio da cobrança nos meios digitais, como e-mail, links de pagamento, WhatsApp e outros.
- Aviso da visualização da cobrança: com essa funcionalidade, a empresa consegue ver se o cliente visualizou o lembrete da cobrança. Caso ele tenha visualizado e mesmo assim não tenha pago, mostra que o não pagamento foi consciente e proposital.
- Emissão de Nota Fiscal: ela é feita automaticamente, logo após o pagamento ter sido realizado.
- Confirmação de pagamento: o sistema envia um aviso ao cliente, informando que o pagamento foi efetuado.
- Análise de métricas: conforme mencionamos, a gestão de cobrança é ativa e não reativa. Com sistemas automatizados é possível analisar métricas e avaliar a taxa de vendas e de inadimplência.
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Vantagens do Sistema de Cobrança Automatizado
Até aqui você entendeu o que é um sistema de cobrança automatizado e como ele funciona. Agora, dê uma olhada nas suas vantagens:
Redução de erros e retrabalho
Como “errar é humano”, quando há mais intervenção de pessoas o risco de algo não sair como deveria é maior. Em outras palavras, empresas que contam com o processo de cobrança realizado manualmente estão mais sujeitas a esquecimentos e a erros de digitação.
Outro problema muito comum de ocorrer em quem confia somente em métodos manuais é o envio de uma cobrança para um cliente que já pagou. Além de passar uma imagem de amadorismo, a empresa perde a credibilidade frente ao cliente.
Tudo isso se traduz em retrabalho, pois a equipe financeira precisa identificar o problema e saná-lo.
Maior agilidade no processo de cobrança
Sistemas de cobrança possuem fluxos de trabalho automatizados. A vantagem disso é que o próprio sistema inicia uma ação assim que outra é finalizada, pois atua com base no agendamento de tarefas.
É o caso, por exemplo, de enviar lembretes 5 dias antes do pagamento, notificar que o pagamento não foi efetuado, alertar o contas a pagar, gerar relatório, entre outras ações.
Vale pontuar que com um sistema automatizado os pagamentos são processados mais rapidamente, pois a solução pode integrar-se a métodos de pagamento online, como o Pix, e a sistemas de pagamento.
Melhoria na gestão de fluxo de caixa
Na introdução deste artigo, falamos sobre a empresa que estava com problema no fluxo de caixa. Um sistema para automatizar a cobrança ajuda a minimizar os impactos da inadimplência, uma vez que ele possui fluxos de atividades direcionadas a lembrar o cliente de pagamentos em aberto.
A solução também traz uma visão clara das contas a receber e das datas de vencimento. Isso ajuda a equipe financeira a definir também os prazos de pagamento e de recebimento, a fim de evitar o descasamento do fluxo de caixa.
Aumento da produtividade da equipe financeira
A área financeira é conhecida por seus processos burocráticos e repetitivos. Um sistema para cobrança automatizada assume essas atividades. Sendo assim, a equipe tem mais tempo para sair das planilhas e focar em atividades de mais valor agregado e estratégicas.
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Melhoria na experiência do cliente, com pagamentos mais rápidos e seguros
Como você viu, sistemas automatizados enviam lembretes aos clientes e os notificam de uma conta a vencer. Graças a essa funcionalidade, eles mantêm-se cientes dos compromissos que possuem.
Além do mais, como a cobrança é enviada ao cliente, o pagamento é realizado mais rapidamente, pois ele a recebe em seu canal de comunicação preferido. Essa transparência contribui para a satisfação do cliente e reduz as probabilidades de churn.
Redução da inadimplência
Por último, mas não menos importante, vem a redução da inadimplência. Aliás, tentar evitar que os clientes se tornem inadimplentes é um dos principais objetivos de um sistema automatizado de cobrança.
Envio de lembretes de pagamento automático e de notificações de contas em atraso, além de um monitoramento proativo das contas a receber, são algumas das maneiras pelas quais a solução busca manter os clientes a par dos seus compromissos financeiros.
Destacamos ainda que a ferramenta fornece análises do comportamento dos consumidores. Isso é bastante útil para que a equipe financeira identifique padrões e possa agir para evitar um não pagamento.
Implementação de um Sistema de Cobrança Automatizado: saiba escolher
Além das funcionalidades que indicamos mais acima, um bom sistema de cobrança automatizado precisa possibilitar que a empresa customize suas comunicações com os clientes e até mesmo as réguas de cobrança.
Como a segurança dos dados é uma preocupação de todas as organizações, a ferramenta precisa estar em conformidade com a LGPD. Adicionalmente, é imprescindível que ela tenha diretrizes de segurança para proteger os dados do negócio e dos clientes.
Outra característica que deve ser levada em consideração na hora da escolha são os meios de pagamento oferecidos. Muitas vezes, o cliente deixa de pagar porque está usando uma forma que não é a mais adequada para ele.
Por isso, é ideal que a empresa analise os métodos mais utilizados pelo seu público, sempre pensando em tornar a vida do consumidor mais fácil. Não apenas isso, mas focando também em facilitar o trabalho do financeiro.
O Pix, por exemplo, traz agilidade para os dois lados, melhora o capital de giro e proporciona benefícios como melhores taxas comparadas aos outros meios de pagamentos.
Conheça a automação de pagamentos da Transfeera
A Transfeera desenvolveu uma plataforma que integra as rotinas de cash in e cash out por Pix, garantindo que entradas e saídas sejam realizadas instantaneamente. Falando em Pix, destacamos que o meio de pagamento, por ser rápido e simples, contribui para a redução da inadimplência.
Ainda sobre a plataforma da Transfeera, a ferramenta também gerencia as atividades operacionais a partir do recebimento e/ou da confirmação de pagamentos, tudo de maneira automatizada. Assim, sua empresa não apenas consegue colocar em prática estratégias mais eficientes para lidar com a inadimplência, como também deixa de perder prazos de pagamentos.
Focando nos recebimentos, o sistema envia alertas a cada nova entrada de valor na conta, o que agiliza o controle das entradas. E para quem gosta de pagar por boleto, a ferramenta emite QR Code de cobrança (estático e dinâmico) e boleto com QR Code Pix.
Somado a isso, o sistema disponibiliza relatórios financeiros de forma automatizada. Com eles, a equipe financeira consegue analisar os pagamentos realizados e os que estão em atraso, e definir estratégias de cobrança.
Para marketplaces, uma funcionalidade muito útil desenvolvida pela Transfeera é o split de pagamentos, para automatização da divisão dos recebimentos por Pix. Aqui você pode saber mais sobre ele.
E se você quiser ver na prática como é utilizar a plataforma da Transfeera, clique no banner e solicite uma demonstração:
Conclusão
Como procuramos mostrar a você neste artigo, sistemas de cobrança automatizados fornecem visibilidade aos recebimentos da empresa, contribuindo para uma saúde financeira mais sólida e sustentável.
Também são importantes como ferramenta para a redução da inadimplência, pois automatizam processos e atividades voltados à cobrança. Aliás, cada vez mais negócios online e físicos se dão conta da importância de automatizar o financeiro para reduzir custos, diminuir erros e garantir mais segurança nas informações.
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