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Gestão Financeira
Carta de cobrança: como fazer e não desgastar a relação com cliente?

Carta de cobrança: como fazer e não desgastar a relação com cliente?

Existem diversas estratégias que um negócio virtual pode adotar para garantir que a maioria de seus clientes pague em dia. Apesar disso, eliminar a inadimplência é algo muito difícil. Para casos extremos, uma ferramenta utilizada por empresas é a carta de cobrança.

Apesar de não ser nada agradável ter que adotar essa estratégia – afinal, o processo de cobrar clientes pode ser muito desgastante –  ela pode ser uma grande aliada para garantir que os pagamentos entrem no seu caixa.

Para entender melhor sobre o assunto e ver como fazer uma carta de cobrança ao cliente, invista alguns minutinhos na leitura deste artigo.

Como saber o momento certo para uma carta de cobrança?

A resposta depende muito de como funciona a gestão de cobrança na sua empresa. Muitas organizações, por exemplo, possuem um processo padronizado e com os prazos para agir.

Algo a analisar também é o relacionamento com o cliente. Muitas vezes, um pagamento atrasado é consequência de um problema pelo qual a empresa atravessa. Dependendo da sua relação com o inadimplente, vale uma conversa para buscar alternativas.

Além disso, é interessante observar o comportamento do cliente. Se estamos falando de um bom pagador, o tempo para o envio de uma carta de cobrança pode ser diferente do que nos casos de dívidas que envelhecerem e atrasos recorrentes.

Destacamos ainda que o envio da carta de cobrança ao cliente é considerado como uma das últimas medidas extrajudiciais. Isso porque ela mostra que o devedor está ciente da dívida, o que dará ao seu negócio mais embasamento em uma cobrança na justiça.

O ideal, claro, é não precisar recorrer a esse recurso. Para isso, você pode colocar algumas estratégias em prática. Falamos sobre elas neste artigo:

Gestão de cobranças: o segredo para reduzir custos e receber mais rápido

Como fazer uma carta de cobrança amigável?

Cobrar inadimplentes é uma atividade que merece muito cuidado. Para uma carta de cobrança amigável, o cuidado com o tom deve ser imprescindível: a mensagem tem que ser direta, mas com uma linguagem leve.

A maneira de abordar o cliente dependerá muito do perfil dele e também do perfil da sua empresa. Há quem opte por uma carta enviada pelos Correios, por um e-mail ou até mesmo via mensagens instantâneas (como o WhatsApp).

No caso da carta de cobrança amigável, a primeira tentativa pode ser realizada por meio do ambiente digital.

Modelo de carta de cobrança: o que ela precisa ter?

Independentemente do modelo de carta de cobrança que você decida utilizar (mais formal ou não), é importante também que a carta apresente a disposição da empresa em negociar, além dos dados principais para que o cliente saiba do que se trata e possa realizar o pagamento.

Como informações a serem disponibilizadas no documento ou na mensagem, destacamos:

  • Nome e endereço da empresa;
  • CPF ou CNPJ do cliente;
  • Serviço utilizado;
  • Número do contrato e/ou da NF;
  • Saldo da dívida;
  • Prazo para pagamento; e
  • Contato para negociação.

Também vale ressaltar que a carta de cobrança não deve constranger ou ameaçar o inadimplente. Empresas que fazem isso agem em desacordo com o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor.

Sendo assim, nas situações em que a carta for enviada pelos Correios, tome o cuidado de não colocar no envelope qualquer informação que possa dar a entender que o conteúdo trata de uma dívida.

Quando enviar a carta: antes ou após o vencimento?

Saber quando enviar a carta de cobrança ao cliente é algo que pode fazer a diferença na relação entre a empresa e o inadimplente. Pense o seguinte: ninguém gosta de passar pelo constrangimento de ser cobrado, não é? Imagine receber uma carta de cobrança com apenas dois dias de atraso, ou sem ter tido o contato da empresa antes?

Apesar de cada empresa ter uma estratégia quando se trata de lidar com os inadimplentes, há algumas boas práticas que servem para todas. É o caso de, antes de enviar a carta, contatar o cliente para entender o que se passa e tentar encontrar soluções.

Além disso, existe também uma ferramenta muito adotada para cobrar os atrasados, chamada de régua de cobrança. Ela é utilizada para definir as datas para enviar lembretes de pagamentos, informar sobre atrasos, fazer o envio da carta de cobrança etc.

Trata-se, portanto, de um fluxo de comunicações que deve ser seguido até a quitação do débito.

Geralmente, nesse fluxo o envio da carta ocorre com no mínimo 7 dias de atraso no pagamento. No entanto, como já comentamos, isso pode variar de empresa para empresa, e também conforme a situação do cliente.

Por que a carta de cobrança é importante para a gestão financeira?

A carta de cobrança ataca diretamente o que pode comprometer o fluxo de caixa do seu negócio: a inadimplência.

A ideia é fazer o cliente pagar, mas sem que isso seja motivo para cortar a relação entre as partes. Por isso, use a carta de forma estratégica, levando em consideração o contexto, se é ou não uma primeira ocorrência, entre outras situações.

Utilizada do modo certo, a carta de cobrança é uma ótima ferramenta para lembrar o seu cliente de que ele está com débito em aberto. Além disso, se escrita em um tom amigável, ela mostrará ao devedor o interesse em encontrar uma boa solução para ambas as partes.

Isso pode até mesmo funcionar como um ponto positivo no relacionamento com os clientes.

Conclusão

A carta de cobrança existe para impulsionar clientes a pagarem suas contas em atraso e evitar que seja necessário abrir um processo no Judiciário. Para que sua empresa possa garantir um bom controle de pagamentos (e evitar cobrar quem já pagou), o ideal é contar com um controle automatizado.

A Transfeera desenvolveu uma solução que integra as rotinas de pagamentos e de recebimentos das empresas, bem como cuida do controle e das atividades operacionais a partir do recebimento e/ou da confirmação de pagamentos.

Como tudo ocorre de maneira automatizada, sua empresa deixa de perder prazos de recebimentos e consegue adotar as melhores estratégias para lidar com os inadimplentes.

Quer levar a automação financeira para seu negócio? Então, confira aqui o passo a passo a ser seguido!

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