De acordo com uma pesquisa global da Deloitte, a diminuição de gastos e o aumento de produtividade são os motivos que mais levam as organizações a automatizarem as rotinas, sendo essas razões apontadas por 80% das entrevistadas. Para reduzir custos financeiros nas organizações, a automação de processos é, sem dúvidas, um dos caminhos mais eficientes.
A vantagem é que, ao reduzir custos de forma estratégica com a automação de processos financeiros, as empresas também economizam recursos para tornar a operação ainda mais digital e inteligente, conforme observam os resultados da pesquisa citada.
Entre os processos que podem ser automatizados estão as rotinas financeiras. Com uma plataforma de gestão e processamento de pagamentos e recebimentos, essas tarefas passam a ser realizadas com mais agilidade e segurança. Dessa forma, erros são praticamente eliminados e a empresa deixa de ter gastos desnecessários.
Neste artigo, entenda como automatizar processos de pagamentos e recebimentos pode contribuir para que a sua empresa não tenha custos financeiros decorrentes de juros, multas e retrabalho. Afinal, é possível sim nunca mais lidar com falhas nas transações. Continue a leitura para saber mais!
Por que investir na automação financeira?
Automação financeira significa alinhar e padronizar a rotina financeira e os processos operacionais. Investir nela pode trazer muitos benefícios para seu negócio digital, como:
Redução de erros
Os erros em processos financeiros, provenientes de entradas manuais de dados, podem custar muito caro para as empresas. Dependendo do caso, um erro pode resultar em atrasos de pagamento, registro errado no recebimento, estorno por ter feito uma transferência para uma conta errada etc.
Além de reduzir ou eliminar esses e outros problemas, com a automação de processos financeiros fica muito mais fácil também identificar os erros e corrigi-los.
Aumento da eficiência da equipe
Por que passar pelo processo de perder tempo com tarefas repetitivas se o time financeiro pode deixar essas atividades para um sistema de automação financeira?
Quando a equipe de finanças não precisa mais gastar tanto tempo na entrada de dados, os colaboradores podem se dedicar a usar melhor suas habilidades e a atuarem de modo mais estratégico. Como todas as informações ficam centralizadas em um sistema é mais fácil para a equipe acessar os registros que precisam para realizarem suas tarefas.
Redução de custos e aumento de lucros
Reduzir os custos financeiros sem automação dos processos é muito difícil. Isso porque ao automatizá-los seu negócio virtual não precisará manter uma grande equipe para fazer a entrada manual de dados.
Além disso, problemas como erros de faturamento que levem a cobranças a mais ou a menos dos clientes deixam de existir. A isso, somamos o fato que, quanto menos problemas você tiver nos pagamentos e recebimentos, melhor será a experiência do cliente. Como resultado, as chances de impulsionar as vendas só aumentam.
Ganho em escalabilidade
Investir na automação financeira ajudará sua empresa online a crescer sem precisar aumentar proporcionalmente a equipe que cuidará das entradas e saídas de dinheiro. Isso porque uma boa solução é capaz de crescer junto com os processos do seu negócio.
5 dicas para diminuir os custos financeiros da sua empresa!
Até aqui entendemos que investir na automação financeira diminui os custos da sua empresa. Mas além disso seu negócio digital pode também seguir as seguintes dicas:
Analise seus processos
A primeira e fundamental peça para que você consiga reduzir custos de sua empresa é verificar com bastante cuidado os seus processos, compreendendo parte por parte do funcionamento de cada engrenagem que faz o negócio girar.
Pensando nisso, tire algumas horas da semana para observar as atividades da empresa. Verifique se o trabalho está produtivo e se algo precisa ser eliminado ou otimizado.
Durante esses momentos, você pode notar, por exemplo, algumas práticas que estejam apenas atrapalhando seu negócio sem trazer retorno. Por isso essa análise mostra-se tão importante para as operações.
Identifique os custos financeiros desnecessários
Antes de tomar qualquer decisão sobre como reduzir custos financeiros na sua empresa, é preciso identificar quais fatores estão causando esses desperdícios. Você tem ideia de quais são os gargalos que levam a gastos desnecessários no seu negócio?
Quando falamos em processo de pagamentos, é comum que empresas que realizam muitas transferências, seja para fornecedores, funcionários ou parceiros, tenham problemas com pagamentos que retornam devido a dados incorretos, por exemplo.
Geralmente, são muitas operações a serem realizadas em pouco tempo e, quando o processo não é automatizado, a equipe precisa informar os dados manualmente que, pela quantidade de dados e repetição, levam a erros frequentes.
Por exemplo, podem acontecer pagamentos para números de contas incorretos, valores diferentes dos que deveriam ser pagos, entre outras falhas. O resultado são estornos, atrasos nos pagamentos e, consequentemente, multas, juros, tarifas bancárias não devolvidas e retrabalho.
Ou seja, em função de um processo realizado manualmente e de forma ineficiente, a empresa pode gerar inúmeros custos financeiros desnecessários. A adoção de uma solução para automação de processos pode grande parte desses problemas, evitando gastos e permitindo ainda mais investimentos em tecnologia com essa economia.
Tenha uma boa gestão de estoque
Uma outra chave para garantir a redução de custos no seu negócio é a gestão de estoque. Afinal, no cenário empresarial, esse é um dos setores que contam com mais potencial de diminuir gastos.
Para esse gerenciamento ocorrer da melhor maneira possível, o ponto de partida é compreender a demanda de cada produto antes de comprá-lo.
Quando você armazena uma quantidade muito maior do que costuma vender daquele item, é muito provável que passe pelo problema de estoque parada, o que é péssimo para os negócios.
Pensando nisso, a dica é que você estude com precisão a rotatividade de cada produto para que não ocorra desperdício de espaço e dinheiro.
Use a tecnologia para gerenciar suas finanças
As inovações tecnológicas dos últimos anos tornaram-se grandes aliadas das empresas que buscam um diferencial no mercado. No campo das finanças isso não é diferente.
Investir na automação financeira com soluções como a plataforma de pagamentos Transfeera, por exemplo, garante que:
- As atividades do setor financeiro da empresa se desenvolvam da forma mais otimizada, rápida e assertiva possível;
- Os gastos da empresa sejam mais fáceis de acompanhar;
- Custos sejam mantidos sobre controle.
Tenha um teto de gastos
Quando um gestor não desenvolve um planejamento financeiro, diversas problemáticas podem acometer a saúde econômica do negócio. Uma delas é certamente deixar passar gastos maiores do que os ganhos mensais, o que pode levar a empresa para o vermelho.
Quer saber como fugir desse problema? Simples. O segredo é estabelecer um teto de gastos.
Some todos os custos recorrentes e fixos do seu negócio, como contas de luz, internet, água etc. Após essa etapa, verifique os gastos variáveis e quanto eles podem crescer no período de 30 dias.
Como uma solução de gestão financeira contribui para a redução de custos?
Uma boa solução de gestão e processamento de pagamentos e recebimentos pode ser facilmente integrada via API ao ERP financeiro da empresa. Dessa maneira, não é necessária uma mudança completa dos processos que já funcionam. Basta adicionar a solução como uma forma de complementar atividades que não são automatizadas pelo sistema.
Entenda como esse tipo de solução pode reduzir custos financeiros na sua empresa
Verifica dados bancários antes de concluir transferências
Ao automatizar o processo de pagamentos com uma solução de gestão financeira eficiente, a empresa praticamente elimina os erros de transferências. Isso porque é possível fazer uma validação de dados bancários antes de efetuar cada uma das transações de pagamento.
Ou seja, antes que o valor seja efetivamente transferido para a conta indicada, a solução verifica se os dados estão corretos.
Se houver qualquer divergência (por exemplo, um dígito errado ou se a conta for inexistente), o sistema emite um alerta informando onde pode estar o erro, permitindo que a empresa faça a correção antes de seguir com a transação.
Dessa forma, a empresa evita que a transferência seja realizada e o valor demore a ser estornado. Não se perde dinheiro com tarifas de transferências estornadas, que são cobradas pelos bancos mesmo que não tenham sido completadas.
Evita também que a empresa perca prazos e seja taxada com juros e multas, que podem representar um valor significativo dependendo da quantidade de pagamentos atrasados.
Além disso, o retrabalho é evitado, já que os profissionais responsáveis pelo financeiro não precisam refazer as transações, ganhando tempo para realizarem outras atividades que contribuam mais com os resultados do negócio.
Envia comprovantes de forma automática
Outra maneira de a empresa evitar custos financeiros por meio da automação de processos é com o envio de comprovantes. Essa tarefa pode tomar muito tempo da equipe se for realizada manualmente.
Com um sistema de automação financeira, os comprovantes são enviados para os favorecidos de maneira automática, assim que os pagamentos são realizados, eliminando chamados constantes com questionamentos que costumam tomar bastante tempo da operação. Portanto, a equipe ganha mais tempo e mais produtividade.
Evita que a empresa precise de várias contas bancárias
Uma boa plataforma de gestão e processamento de pagamentos e recebimentos permite que a empresa controle todas as entradas e saídas de dinheiro diretamente pelo sistema, sem a necessidade de contas em vários bancos e de acessá-las por meio de Internet Banking.
As transações podem ser realizadas pelo Pix, que tem custos financeiros muitos mais baixos comparados às taxas de outros tipos de transferência. Tudo isso por meio de uma contaPix disponibilizada pela própria plataforma.
Saiba mais sobre como aproveitar os benefícios da automação de processos:
