Processamento de Pagamentos 5 maiores desafios para ter controle de pagamentos na empresa

5 maiores desafios para ter controle de pagamentos na empresa

Fernando Nunes

Fernando Nunes

O departamento financeiro é um setor sensível para qualquer empresa. Quando o assunto é controle de pagamentos, muitos pontos podem sair do eixo a partir de um único deslize.

Por isso é tão importante cuidar de perto dos processos financeiros e garantir que fornecedores e funcionários estão sendo pagos adequadamente. Afinal, erros financeiros básicos podem impactar a empresa de uma maneira global e até mesmo levá-la à falência.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Sebrae com empresas que encerraram suas atividades, os empresários apontaram o que acreditam que teria sido útil para evitar o fechamento do negócio. Para 13% deles, uma gestão financeira eficaz faria a diferença.

Sendo assim, para que a empresa mantenha bons resultados e siga crescendo no mercado, é preciso estar preparada para os principais desafios financeiros.

Neste artigo, listamos esses desafios para você ficar por dentro e avaliar como pode resolvê-los na sua empresa. Confira!

Controle de pagamentos: entenda os maiores desafios

1. Processos ineficientes

Os processos financeiros geralmente são cheios de detalhes que precisam ser considerados para que nada dê errado.

O controle de pagamentos precisa seguir regras específicas, observando dados, valores e prazos. Mas, quando a empresa tem processos ineficientes, todas essas tarefas podem ficar ainda mais difíceis.

Realizar essas atividades manualmente, por exemplo, pode tornar os processos muito mais demorados, além de aumentar as chances de erros. Afinal, analisar bases de dados enormes ou gerar até centenas de documentos em um único dia é um trabalho exaustivo.

Por isso, sem dúvidas, processos ineficientes são um grande desafio para o controle de pagamentos, já que, em vez de facilitar as atividades, acabam impedindo bons resultados. E atrasam não apenas o desenvolvimento do setor, mas de toda a empresa.

Até porque processos ineficientes também geram custos mais altos, como precisar manter uma equipe grande para executar tarefas que poderiam ser feitas por uma plataforma de pagamentos eficiente.

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2. Erros humanos

O segundo desafio que podemos destacar em relação ao controle de pagamentos de uma empresa são os erros humanos, também decorrentes de processos realizados manualmente.

Quanto maior o número de tarefas que são colocadas sob responsabilidade do departamento financeiro, maiores são as chances de algo sair errado, principalmente se precisar ser feito com pressa.

O maior problema é que esses erros podem causar perda de tempo e prejuízo financeiro para a empresa.

É pensando nessas situações que podemos afirmar que automatizar o controle de pagamentos é a melhor forma de evitar erros humanos e, consequentemente, otimizar a gestão da empresa como um todo.

Com um bom sistema de gestão e processamento de pagamentos, é possível eliminar falhas, uma vez que todo o processo fica automatizado, além de contar com validação de dados bancários para que as transferências sejam sempre enviadas para a conta certa.

3. Gastos decorrentes de pagamentos errados

Outro grande desafio enfrentado pelas empresas no departamento financeiro são os gastos decorrentes de pagamentos errados.

Quando os pagamentos são realizados de forma manual, fazendo transferências bancárias para os favorecidos, um a um, é comum acontecer de informar dados bancários incorretos e as transações falharem.

O grande problema dessas falhas é que as instituições bancárias responsáveis pela transferência não devolvem o valor da tarifa cobrada.

Isso porque entendem que a tentativa foi realizada e que a responsabilidade de ter informado dados incorretos é da empresa pagadora.

Além disso, o estorno pode levar alguns dias para ser realizado e, se a empresa não tiver dinheiro em caixa para fazer uma nova transferência para o favorecido, pode acabar atrasando o pagamento, gerando multa e juros. Isso, em larga escala, pode representar grande perda para a empresa.

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4. Dificuldade de encontrar informações

Para que o controle de pagamentos de uma empresa seja realizado de maneira eficiente, a equipe depende de informações exatas.

Isso significa que os dados dos quais precisa para trabalhar precisam estar disponíveis com facilidade, sem que os profissionais precisem recorrer a vários documentos, sejam digitais ou impressos.

Portanto, é imprescindível que a empresa tenha os dados referentes aos pagamentos centralizados em um único sistema.

Se as informações estiverem espalhadas, há mais chances de erros e também de o trabalho ser realizado em mais tempo, ocupando a equipe com tarefas operacionais, enquanto poderiam focar em atividades mais estratégicas.

5. Suporte ocupado por cobranças de fornecedores

Por fim, um grande desafio encontrado pelas empresas no controle de pagamentos são os fornecedores ficarem ligando para cobrar e, consequentemente, ocupando o suporte da empresa com essas demandas.

Quando a gestão e o processamento de pagamentos são automatizados por meio de um sistema, os favorecidos são informados logo que a transferência bancária é realizada.

Ou seja, o comprovante é enviado automaticamente, evitando que o departamento financeiro do fornecedor entre em contato para questionar sobre o pagamento.

Sendo assim, podemos dizer que o mapeamento de processos, a integração de sistemas e o uso de soluções inteligentes focadas para o setor são algumas saídas importantes para esses desafios.

Para saber mais sobre as vantagens de ter um sistema de gestão e processamento de pagamentos, confira este infográfico:

Banner Infográfico: 5 pontos para ganhar escala nos pagamentos da sua empresa

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