Quando tratamos de métodos para registrar e analisar os lançamentos de entradas e saídas, existe uma confusão bastante comum: regime de caixa e regime de competência são a mesma coisa?
Já para adiantar, a resposta é não, pois cada um tem uma definição e uma aplicação. No entanto, um complementa o outro. Por essa razão, para uma boa gestão e análise de finanças, você precisa conhecer os dois.
Pensando nisso, neste artigo explicamos o que é regime de caixa e competência, a diferença entre eles e os usos de cada modelo.
O que é regime de caixa e regime de competência?
Começando pelo regime de caixa, ele é um método contábil que reconhece receitas e despesas somente quando elas são recebidas ou pagas. Por exemplo, se uma pessoa fez um pagamento no boleto em 3 vezes, para o regime de caixa a receita será registrada à medida que cada parcela for recebida, e não no momento da venda.
O regime de competência é o oposto do regime de caixa, pois reconhece as receitas e despesas quando elas ocorrem. Em termos contábeis, é quando um evento é registrado na data do fato gerador. Dito de outra maneira: assim que uma venda, investimento ou despesa ocorreu, independentemente de haver, naquele momento, entrada ou saída de dinheiro.
Voltando ao exemplo da venda parcelada, no regime de competência, o valor total seria registrado no momento em que a compra foi realizada, mesmo que o dinheiro ainda não tenha sido recebido (mais adiante você verá um exemplo para entender melhor).
Diferença entre regime de caixa e regime de competência
Agora que você entendeu sobre os regimes de competência e de caixa, qual a diferença entre eles? A principal diz respeito ao tratamento que cada um dá ao evento contábil. Observe que:
- No regime de caixa o lançamento contábil é feito no momento em que ocorreu a entrada ou a saída de dinheiro;
- No regime de competência considera-se a data em que a venda, pagamento, investimento ou a compra ocorreu.
Ainda para entender bem qual a diferença entre regime de competência e regime de caixa, grave que o primeiro é utilizado pelo financeiro para contabilizar custos, despesas, gastos e investimentos dentro do mês em que as movimentações ocorreram. Por meio dele a empresa elabora o Demonstrativo de Fluxo de Caixa.
Já o regime de competência oferece uma visão mais fiel do desempenho econômico da empresa, permitindo identificar se a operação foi lucrativa ou não em determinado período. Seus dados são utilizados para a elaboração do Demonstrativo de Resultados do Exercício.
Como funcionam os regimes de competência e de caixa na prática?
Para entender como o regime de competência e regime de caixa funcionam, vamos supor que um cliente deveria pagar R$ 15.000,00 durante 5 meses. Todavia, ele acabou pagando a quantia total apenas no último mês.
No regime de caixa o registro ocorre, como vimos, somente quando o dinheiro é pago ou recebido. Então, considerando o nosso exemplo, temos o seguinte:
Já no regime de competência o registro foi feito assim:
Regime de caixa e competência: exemplos concretos
Veja, de forma prática, o que é regime de caixa e regime de competência:
Exemplo 1: venda parcelada
Durante a Black Friday, uma empresa vendeu um produto por R$ 3.300,00, que será pago no cartão de crédito em 3 parcelas mensais de R$ 1.000,00.
No regime de caixa a receita será reconhecida conforme o recebimento de cada parcela:
- Dezembro: R$ 1.100,00
- Janeiro: R$ 1.100,00
- Fevereiro: R$ 1.100,00
No regime de competência a receita de R$ 3.300,00 é reconhecida integralmente em novembro, na data da venda, mesmo que o pagamento aconteça nos meses seguintes.
Exemplo 2: pagamento de fornecedor
Em 20 de maio, a empresa compra materiais de escritório no valor de R$ 500, para pagar em junho.
No regime de caixa a despesa será reconhecida quando o pagamento for efetivamente realizado, ou seja, em junho
No regime de competência ela será registrada em maio, no momento em que a obrigação de pagamento foi contraída, pois é quando o custo aconteceu para a operação da empresa.
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Como calcular regime de caixa e competência
Para analisar o regime de caixa, é preciso analisar as entradas e saídas de dinheiro no período:
Resultado (regime de caixa) = Recebimentos do período – Pagamentos do período
Exemplo prático:
- Recebimentos em maio: R$ 450.000
- Pagamentos em maio: R$ 250.000
Resultado (regime de caixa) = 450.000 – 25.000 = R$ 200.000 de saldo positivo
Por sua vez, na análise do regime de competência o cálculo parte das receitas geradas e despesas incorridas no mês, independente do pagamento:
Resultado (regime de competência) = Receitas geradas no período – Despesas incorridas no período
Exemplo prático:
- Vendas realizadas em maio (mesmo que parte só será recebida depois): R$ 150.000
- Despesas geradas em maio (salários, compras, contas a pagar, etc.): R$ 95.000
Resultado (regime de competência) = 150.000 – 95.000 = R$ 55.000 de lucro contábil
Vantagens e desvantagens de cada regime contábil
O regime de caixa conta com vantagens como:
- Demonstra a situação real do caixa da empresa, já que considera os pagamentos e recebimentos que efetivamente ocorreram;
- Serve para analisar o capital de giro de um negócio e gerenciar a liquidez;
- Torna mais fácil o controle de receitas e despesas.
Já com relação às desvantagens, citamos:
- Entrega uma visão de curto prazo, isto é, do que ocorreu em um determinado momento. Isso torna difícil mensurar o resultado operacional da empresa e também prejudica as decisões de médio e longo prazo.
- Não reflete as contas a pagar futuras, dificultando, assim, a visualização dos passivos da organização.
Para o regime de competência, as vantagens são:
- Fornece uma imagem mais precisa da saúde financeira;
- Dá informações mais detalhadas sobre o desempenho financeiro;
- Auxilia na análise do modelo de negócio;
Quanto às desvantagens, elencamos duas:
- Ignora a situação real do caixa da organização;
- Pode gerar falsas expectativas de receita, já que entre o evento contábil e o pagamento de uma obrigação muito pode ocorrer.
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Qual regime usar: critérios para escolha ideal
Antes de mais nada, entre regime de caixa e competência, mais uma vez ressaltamos que ambos são complementares.
Mas para dar uma visão melhor a você, note que, no geral, utiliza-se o regime de competência para medir os resultados de uma empresa. Isso ocorre, pois, além de levar em consideração vendas e despesas, ele considera também a depreciação.
Importante mencionar que o DRE (Demonstrativo de Resultados de Exercício) é criado com as informações do regime de competência. Trata-se de um relatório essencial para saber se a empresa teve lucro ou prejuízo.
Por outro lado, é importante observar que esse regime pode acabar ocultando informações importantes sobre a saúde financeira da empresa. Isso porque ele não mostra o que está acontecendo no dia a dia dela, o que é um papel do regime de caixa.
Aliás, é por meio do regime de caixa que é elaborado o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), um relatório que apresenta as entradas e saídas de dinheiro da empresa e que mostra como está a sua saúde financeira.
Sendo assim, com o regime de caixa é possível acompanhar o nível de inadimplência da empresa, quais clientes pagaram em dia, se a empresa é uma boa pagadora, o motivo para os atrasos e assim por diante.
Impacto na DRE e balanço patrimonial
O DRE é elaborado pelo regime de competência. Por esse motivo, ele reflete as receitas e despesas geradas no período, mesmo que ainda não tenham sido pagas ou recebidas. Assim, o Demonstrativo de Resultados de Exercício mostra com mais precisão se a empresa foi lucrativa ou não, independentemente do caixa disponível.
O Balanço Patrimonial (BP) também é afetado:
- No regime de competência, o BP mostra toda a posição financeira da empresa, que é o que ela tem para receber, o que deve pagar, os estoques, os investimentos etc.
- Já pelo regime de caixa, não é possível gerar um balanço patrimonial completo, mas sim um controle de caixa (saldo em bancos, caixa em mãos, aplicações imediatas).
Obrigatoriedade legal para cada tipo de empresa
Segundo a Lei, o DRE (que é baseado no regime de competência) é uma obrigatoriedade para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido. O demonstrativo deve ser elaborado por um contador habilitado pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
A obrigatoriedade se dá porque o relatório é utilizado pelo Governo Federal para verificar se os impostos foram calculados corretamente. Na prática, é feito um confronto do lucro declarado na DRE da empresa com os lucros declarados pelos sócios na declaração do Imposto de Renda Pessoa Física.
Como converter um regime para outro
Uma empresa que precise converter informações do regime de caixa para o regime de competência (ou vice-versa), deve tomar o cuidado para não distorcer os resultados financeiros.
Caso haja a necessidade de passar do regime de caixa para o regime de competência, será necessário reconhecer receitas e despesas no momento em que foram geradas, não quando houve pagamento ou recebimento. Como mostramos, se uma venda foi realizada em março, mas só foi recebida em abril, ela deve ser reconhecida como receita de março no regime de competência.
Já ao fazer o caminho inverso, isto é, convertendo dados do regime de competência para o regime de caixa, o foco é identificar quando o dinheiro realmente entrou ou saiu. Se um fornecedor foi contratado em fevereiro, mas o pagamento só ocorreu em março, no regime de caixa essa despesa será contabilizada apenas em março.
Perguntas frequentes sobre regimes contábeis
Qual é o melhor regime contábil para minha empresa?
O regime de competência é o mais recomendado para medir o desempenho da empresa, pois considera não só vendas e despesas, mas também depreciação. O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), essencial para entender lucro ou prejuízo, é feito com esse regime.
Porém, o regime de caixa também é importante, pois ajuda a elaborar o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), que mostra as entradas e saídas de dinheiro e é crucial para avaliar a saúde financeira da organização.
Posso usar o regime de caixa para apurar impostos?
Sim, empresas do Simples Nacional podem optar pelo regime de caixa para apuração de impostos, mas precisam seguir regras específicas. Já empresas do Lucro Real ou Lucro Presumido devem adotar o regime de competência para a contabilidade.
Qual é a principal diferença entre regime de caixa e regime de competência?
A principal diferença está no momento de reconhecimento das transações financeiras. No regime de caixa considera-se a movimentação de caixa, independentemente da data da transação. Ou seja, as receitas e despesas são reconhecidas somente quando o dinheiro é efetivamente recebido ou pago.
No regime de competência as receitas e despesas são reconhecidas no momento em que ocorrem (quando a venda é realizada, ou quando a despesa é contraída), independentemente de quando o pagamento ou recebimento acontecerá.
O cliente atrasou o pagamento. Como isso impacta o regime de caixa e o regime de competência?
No regime de competência, a receita já é registrada no momento da venda, independentemente de quando o pagamento será feito. Portanto, mesmo que o cliente atrase as parcelas, a receita será reconhecida inteiramente quando a venda ocorreu (mas a empresa precisará ajustar as contas a receber).
Já no regime de caixa a receita é reconhecida somente quando o pagamento é recebido. O atraso afeta diretamente o fluxo de caixa.
Conclusão: Escolhendo o melhor regime para seu negócio
O regime de caixa e regime de competência abordam as entradas e saídas de maneiras diferentes, mas que, como você viu, se complementam. Por essa razão, não se trata de escolher entre um e outro, e sim de adotar os dois para ter uma visão completa da saúde financeira da sua empresa.
Também como mostramos, utilizar ambos dá ao seu negócio um melhor controle sobre pagamentos e recebimentos, bem como da inadimplência. Esse mesmo controle pode ser ainda melhor se sua empresa possui um bom sistema de pagamento, que melhora a precisão das transações, agiliza processos, como o de conciliação bancária, e muito mais
Para entender melhor do que estamos falando, aproveite que está aqui e invista alguns minutos na leitura do conteúdo:
