A automação da rotina de contas a pagar é uma maneira que a sua empresa tem de garantir que as atividades tenham o mínimo de intervenção humana, diminuindo, assim, a possibilidade de falhas nos processos.
Mas a eficiência e a segurança proporcionada pela automação por meio de um sistema de gestão e processamento de pagamentos é só uma das vantagens que ela pode trazer para as atividades relacionadas ao financeiro da sua empresa. Com ela, você pode ganhar escala na rotina e garantir que suas contas sejam pagas sempre em dia.
Entenda mais neste artigo!
Por que automatizar a rotina de contas a pagar?
A verdade é que motivos não faltam para defender a automação do contas a pagar. Afinal, os números não mentem: para 88% dos líderes de negócios, a automação de processos é uma estratégia de mitigação de custos, segundo pesquisa da Forrester Consulting. Ou seja, é considerada de excelente eficácia para as empresas que buscam otimizar seus investimentos.
Dentre os muitos ganhos ao automatizar os pagamentos, destacamos:
Aumento de produtividade
Ao automatizar o contas a pagar é possível fazer vários pagamentos de uma só vez. Isso garante agilidade nos processos. Mas não acaba aí.
Com uma rotina automatizada, a área financeira ganha em produtividade e otimização da performance dos colaboradores envolvidos na rotina de contas a pagar.
Cumprimento de prazos
Outro grande motivo para considerar a automação do contas a pagar está nos pagamentos realizados sempre dentro do prazo. Isso evita custos desnecessários com multas e juros, o que ajuda sua empresa a aumentar a lucratividade.
Redução de custos bancários
Falando em redução de custos e aumento da lucratividade, garantir o controle do contas a pagar e receber, por meio da automação, é outra maneira da sua empresa deixar de gastar dinheiro à toa.
Isso é possível especialmente graças às plataformas de pagamentos desenvolvidas pelas fintechs que, além de automatizar processos, oferecem taxas menores para as operações.
Ganho de escala nas tarefas
Como na automação da rotina de contas a pagar muitas atividades são feitas por um sistema (e de forma rápida), o ganho em escala nos pagamentos é facilmente percebido.
Além disso, outras atividades ganham com a automação. É o caso de tarefas como atualização da planilha de pagamentos a fornecedores, envio de comprovantes de transferências para os favorecidos e realização de transferências individuais.
Todas elas ocupam um tempo considerável dos colaboradores da área e os impedem de focar na atividade-fim do negócio e colaborarem para resultados.
Voltando a falar na redução de custos, a eliminação de processos manuais repetitivos nos pagamentos é também uma forma de alcançar esse objetivo. Contudo, existem outras ações que sua empresa pode tomar para isso.
Pensando no assunto, levantamos os custos e as estratégias para a otimização de empresas de diversos setores. A partir daí, criamos o mais completo guia de redução de custos nos negócios.
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Outros motivos pelos quais você precisa considerar automatizar os pagamentos são:
- Mais controle sobre as movimentações financeiras, graças à possibilidade de programar pagamentos, tendo uma visão ampliada do caixa;
- Validação de dados bancários antes de efetuar transferências, evitando envio de dinheiro para contas erradas ou inexistentes.
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Quais processos da rotina de contas a pagar podem ser automatizados?
Hoje, para uma empresa que não acompanha as inovações tecnológicas, é quase impossível sobreviver no mercado. Nesse sentido, implementar a automação de contas a pagar é uma decisão que vai ao encontro dessa necessidade de se atualizar, além de todos os benefícios que já falamos.
Para começar nessa missão, vale lembrar que antes de tudo é importante mapear todos os processos da rotina de contas a pagar. Esse mapeamento é importante para identificar quais dos processos, na sua empresa, podem ser automatizados.
Aqui estão algumas possibilidades:
Realização de transferências bancárias para fornecedores
Se for realizada manualmente, pagar vários fornecedores em bancos diferentes é uma tarefa demorada e propensa a erros. Por isso, a empresa pode contar com um sistema automatizado para realização de transferências bancárias, tornando o processo mais rápido, fácil e seguro.
Validação de contas bancárias
Outra atividade que é muito importante automatizar na rotina de contas a pagar é a validação de dados bancários, antes de efetuar as transferências. Isso garante que o pagamento será feito para o destinatário correto.
Nesse caso, o sistema confere na instituição bancária de destino se os dados estão de acordo com uma conta válida e só realiza a transação se estiver tudo “ok”, evitando estornos.
Envio de comprovantes de pagamento
Essa também é uma das atividades da rotina de contas a pagar que tomam muito tempo dos colaboradores do financeiro se realizadas manualmente.
Os fornecedores e parceiros costumam entrar em contato com a empresa para confirmarem se o pagamento foi realizado. Quando a empresa envia o comprovante de pagamento automaticamente, esse contato deixa de ser necessário, desafogando o suporte.
Relatórios
A emissão dos relatórios da rotina de contas a pagar também pode ser automatizada. Quando isso ocorre, o sistema gera relatórios para facilitar a análise de eficácia dos pagamentos, ajudando a corrigir dados incorretos e minimizando as perdas por pagamentos com falhas.
Folha de pagamento
Um software também pode ajudar a rotina de contas a pagar da sua empresa na gestão da folha de pagamento, especialmente se estiver integrado com o ERP (Enterprise Resource Planning). Assim, é possível cruzar dados de todos os recursos da empresa e fazer os pagamentos dos colaboradores de maneira ágil e segura.
Quais processos automatizar?
Destacamos que esses são alguns dos processos relacionados à rotina de contas a pagar que podem ser automatizados. Contudo, é fundamental que você avalie o caso da sua empresa.
Normalmente, os processos considerados como melhores candidatos para a automação podem ser encontrados ao identificar:
- As tarefas que mais demandam tempo da equipe;
- As que mais geram erros; e
- As que interferem na produtividade dos colaboradores e nos resultados do negócio.
Além disso, antes de tomar qualquer decisão relacionada à automação, é indispensável uma boa pesquisa de ferramentas disponíveis no mercado. Tendo realizado uma análise das necessidades da empresa, fica mais fácil buscar por soluções para a rotina de contas a pagar que atendam exatamente ao que ela precisa.
Exemplo de empresa que automatizou a rotina de contas a pagar
Temos alguns bons exemplos para dar a você de empresas que automatizaram os pagamentos e tiveram bons resultados. Desses, escolhemos a história da Psicologia Viva, maior plataforma de psicologia da América Latina.
Em novembro de 2020, em um contexto de startup em escala, a empresa percebeu a necessidade de investir em infraestrutura e otimização dos processos financeiros. Foi aí que a Psicologia Viva encontrou a solução de pagamentos da Transfeera.
Com a ferramenta, a empresa unificou os processos de contas a pagar. Hoje, os pagamentos dos psicólogos são feitos de forma automatizada por meio da plataforma. Os pagamentos das despesas internas da empresa, como impostos e folhas de pagamento, também ficam agora com a solução da Transfeera.
O resultado? A Transfeera, além de agilizar os processos de pagamentos, também reduziu em 77% o valor mensal gasto pela Psicologia Viva em taxas para os grandes bancos.
Para saber mais, conheça aqui os detalhes dessa história!
Conheça a solução da Transfeera para rotinas de contas a pagar
Como mostra o exemplo da Psicologia Viva, a automação do contas a pagar é uma excelente forma de potencializar resultados, reduzir custos e aumentar a produtividade da equipe de contas a pagar.
Ao deixar a solução da Transfeera cuidar dessas atividades mais mecânicas, seus colaboradores focam naquilo que realmente importa: no desenvolvimento do negócio.
O software realiza os pagamentos via Pix e, assim, sua empresa usufrui de todos os benefícios dessa forma de pagamento, como é o caso das transações disponíveis 24h por dia, sete dias por semana.
Além disso, por meio da integração da nossa API com o seu ERP, você também não precisará mais enviar manualmente arquivos de remessa para o banco e nem se preocupar em pegar o arquivo de retorno para dar baixa nos pagamentos. Sem contar que você evita erros na operação, estorno e retrabalho para a equipe.
Outros benefícios em contar com a Transfeera para automatizar a rotina de contas a pagar, são:
- Transações centralizadas: entradas e saídas de dinheiro em um só lugar. Tudo isso sem precisar perder tempo e dinheiro com taxas abusivas, mantendo relacionamento com vários bancos.
- Pagamento em lote: automação e programação de um único pagamento ou lotes com milhares de pagamentos da mesma forma, simples e fácil em apenas alguns cliques ou por meio de API integrada ao seu sistema.
- Indicadores financeiros da sua empresa: acesse relatórios intuitivos e completos com as transações executadas, diretamente na plataforma com toda a segurança e criptografia dos seus dados.
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