A visão acurada das finanças da empresa é um dos fatores para boas tomadas de decisão. Para conseguir obtê-la, uma das atividades necessárias é analisar os registros financeiros internos e compará-los com os registros externos, como extratos bancários, para localizar e resolver inconsistências. A esse processo dá-se o nome de conciliação financeira.
A conciliação é necessária para contas de ativos, passivos e patrimônio líquido. Ela garante que os registros reflitam com precisão as transações financeiras que entram e saem da empresa. Muitas vezes, as diferenças são facilmente explicadas por atrasos de processamento. Mas quando há discrepâncias significativas inexplicáveis, pode ser uma maneira simples de destacar cobranças fraudulentas, por exemplo.
Com o Pix, a conciliação financeira tornou-se ainda mais importante. Isso porque a modalidade permite pagamentos instantâneos 24h por dia, 7 dias por semana, via chave ou QR Code. Acompanhar todas essas transações pode ser difícil para muitas empresas.
Como a conciliação é uma atividade extremamente importante, neste artigo queremos conversar com você sobre as rotinas de conciliação no setor financeiro.
Por que fazer conciliação financeira?
A conciliação é uma peça-chave para garantir que as demonstrações financeiras estejam corretas. Além disso, por meio dela é possível explicar a diferença entre registros financeiros, sendo que quaisquer diferenças inexplicáveis podem ser sinais de apropriação indébita ou roubo financeiro.
Ao tornar erros visíveis, o processo de conciliação possibilita a detecção de cobranças incorretas imediatamente. Uma vez que percebe discrepâncias, o setor de finanças não apenas consegue agir em tempo hábil para realizar as correções necessárias, como evita tomadas de decisão com base em informações financeiras erradas. Por isso, à lista de vantagens da conciliação adicionamos dar maior previsibilidade financeira ao negócio.
Reduzir o risco de conformidade e proteger as finanças são outros motivos pelos quais a gestão da conciliação bancária precisa ser levada a sério. Há ainda o fato de que, como comentamos na introdução deste artigo, o processo ajuda a empresa a evitar fraudes. Esse é um tema importante para qualquer negócio, ainda mais com a Lei da Anticorrupção (Lei 12.846/13), a qual reforça que organizações têm a obrigação de trabalhar para prevenção e combate às fraudes.
Para resumir, tenha em mente que a conciliação financeira tem como objetivos identificar inconsistências, certificar que os saldos das contas bancárias sejam conforme o esperado, garantir que as transações financeiras tenham sido realizadas corretamente e evitar fraudes.
O que pode causar discrepâncias nas finanças da empresa?
Uma das principais razões para as discrepâncias financeiras está no erro humano. Um dígito errado no valor a ser pago ou dinheiro sendo enviado para a conta incorreta podem causar dores de cabeça que ninguém no contas a pagar quer ter.
Muitas vezes o erro pode estar também na planilha do Excel usada para calcular o lançamento contábil, pois ela pode ter um erro de fórmula. Ainda sobre erros, lembramos que não importa o quão diligente seja a equipe financeira, às vezes uma transação simplesmente passa despercebida. É a conciliação que ajuda a pegá-los.
Outra razão para inconsistências é a que mantém os empresários, gestores e equipe acordados à noite. Ou seja, as operações fraudulentas.
Quais são os tipos de conciliação que fazem parte da rotina da área financeira?
Citamos quatro conciliações: bancária, de pagamentos, de cartões e de cobrança. Veja a seguir:
- Conciliação bancária: operação que consiste em confrontar as informações das entradas e saídas no extrato bancário. O objetivo é averiguar se os valores esperados estão na conta.
- Conciliação de pagamentos: processo de verificação dos extratos bancários em relação aos registros contábeis para garantir a correspondência dos valores de pagamento de fornecedores, funcionários, transferências e depósitos, ordens de pagamento, pagamento de boletos bancários e cheques compensados.
- Conciliação de cartões: o objetivo é garantir que todas as vendas via cartão tenham sido pagas pelas operadoras. A conciliação de cartões engloba três processos, que são conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária.
- Conciliação de cobrança: acompanhamento da carteira de cobrança, isto é, trata-se de uma verificação das cobranças creditadas na conta da empresa.
Conciliação Financeira de Pix
Justamente pelo fato de os pagamentos via Pix poderem ser realizados a qualquer momento, inclusive nos feriados, as empresas podem correr o risco de perder o controle das suas entradas e saídas. Em outras palavras, a conciliação financeira pode ocupar um tempo precioso do time.
Para quem busca facilidade na conciliação, o ContaPix da Transfeera pode ajudar. Isso porque na nossa plataforma o usuário tem controle total do fluxo de caixa da empresa, podendo organizar os recebimentos com toda a agilidade e transparência.
Além disso, a cada nova entrada de valor na conta seja por Pix ou QR Codes, o usuário recebe um alerta na API em tempo real, juntamente com o comprovante de recebimento. Dessa maneira, o relacionamento com parceiros e clientes torna-se ágil e transparente.
Qual a importância da conciliação financeira?
A conciliação é uma peça-chave para garantir que as demonstrações financeiras estejam corretas. Além disso, por meio dela é possível explicar a diferença entre registros financeiros, sendo que quaisquer diferenças inexplicáveis podem ser sinais de apropriação indébita ou roubo financeiro.
Ao tornar erros visíveis, o processo de conciliação possibilita a detecção de cobranças incorretas imediatamente.
Uma vez que percebe discrepâncias, o setor de finanças não apenas consegue agir em tempo hábil para realizar as correções necessárias, como evita tomadas de decisão com base em informações financeiras erradas.
Por isso, à lista de vantagens da conciliação adicionamos dar maior previsibilidade financeira ao negócio.
Reduzir o risco de conformidade e proteger as finanças são outros motivos pelos quais a gestão da conciliação bancária precisa ser levada a sério.
Há ainda o fato de que, como comentamos na introdução deste artigo, o processo ajuda a empresa a evitar fraudes. Esse é um tema importante para qualquer negócio, ainda mais com a Lei da Anticorrupção (Lei 12.846/13), a qual reforça que organizações têm a obrigação de trabalhar para prevenção e combate às fraudes.
Para resumir, tenha em mente que a conciliação financeira tem como objetivos identificar inconsistências, certificar que os saldos das contas bancárias sejam conforme o esperado, garantir que as transações financeiras tenham sido realizadas corretamente e evitar fraudes.
O que pode causar discrepâncias nas finanças da empresa?
Uma das principais razões para as discrepâncias financeiras está no erro humano. Um dígito errado no valor a ser pago ou dinheiro sendo enviado para a conta incorreta podem causar dores de cabeça que ninguém no contas a pagar quer ter.
Muitas vezes o erro pode estar também na planilha do Excel usada para calcular o lançamento contábil, pois ela pode ter um erro de fórmula. Ainda sobre erros, lembramos que não importa o quão diligente seja a equipe financeira, às vezes uma transação simplesmente passa despercebida. É a conciliação que ajuda a pegá-los.
Outra razão para inconsistências é a que mantém os empresários, gestores e equipe acordados à noite. Ou seja, as operações fraudulentas.
Quais são os tipos de conciliação que fazem parte da rotina da área financeira?
Citamos quatro conciliações: bancária, de pagamentos, de cartões e de cobrança. Veja a seguir:
- Conciliação bancária: operação que consiste em confrontar as informações das entradas e saídas no extrato bancário. O objetivo é averiguar se os valores esperados estão na conta.
- Conciliação de pagamentos: processo de verificação dos extratos bancários em relação aos registros contábeis para garantir a correspondência dos valores de pagamento de fornecedores, funcionários, transferências e depósitos, ordens de pagamento, pagamento de boletos bancários e cheques compensados.
- Conciliação de cartões: o objetivo é garantir que todas as vendas via cartão tenham sido pagas pelas operadoras. A conciliação de cartões engloba três processos, que são conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária.
- Conciliação de cobrança: acompanhamento da carteira de cobrança, isto é, trata-se de uma verificação das cobranças creditadas na conta da empresa.
Como melhorar o processo de conciliação financeira?
Gestão do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o coração de qualquer empresa. É esse setor que indica ao gestor como anda a saúde financeira do negócio. Tudo isso através de um rígido controle das saídas e entradas de capital em determinado período de tempo.
Sem o fluxo de caixa, não é possível ter uma empresa rentável e propensa a crescer. Portanto, todo negócio deve contar com um profissional especializado nesse campo, apurando dados e registrando movimentações financeiras.
Através de uma eficiente gestão do fluxo de caixa, diversos benefícios poderão ser sentidos no cotidiano dos negócios, principalmente quando falamos de redução de custos e tomadas de decisões.
Conciliação de tesouraria
Você sabia que a relação da tesouraria com a conciliação bancária é fundamental para uma empresa?
Realizar o levantamento e a conferência do controle de movimentação bancária com o capital disponível no caixa mostra-se essencial para evitar atrasos de contas e prejuízos financeiros.
Garanta todas as informações corretas
Um outro ponto fundamental para uma conciliação financeira efetiva e dinâmica é a atenção com informações. Afinal, discrepância de dados podem causar diversos problemas organizacionais e financeiros para o seu negócio.
Para evitar esses gargalos, todos os lançamentos de entradas e saídas devem ser registrados exatamente na data e na conta bancária envolvida correta.
Ao se certificar de que esses envios estão sendo destinados para a conta correta e fugir da divergência de dados, o gestor estará economizando dinheiro e evitando muita dor de cabeça.
Aposte em tecnologia
Que a tecnologia pode ser uma excelente aliada para empresas de todos os tipos já é um fato, considerando a massiva presença de inovações no mercado nos últimos anos. No entanto, você sabia que existem soluções próprias para gestão de pagamentos e recebimentos?
Esses sistemas se certificam de que todo o processo financeiro do seu negócio esteja funcionando de maneira rápida, assertiva e otimizada. Sem erros humanos, sem gasto de tempo e dinheiro com refações.
Conciliação automática funciona?
A automatização da conciliação pode trazer muita facilidade para o seu setor financeiro. Mas afinal, como esse processo funciona?
A conciliação automática corta os cansativos trâmites originados pela operação manual do serviço, como impressão dos extratos bancários, separação de contas do período e comparativo entre as despesas e receitas.
Automatizando a conciliação, o profissional não precisará mais conferir valor por valor minuciosamente. Consequentemente, o trabalho será mais veloz e eficiente.
Além disso, devemos considerar também que essa atividade requer muito foco e atenção. É normal que algumas informações passem despercebidas e causem problemas de inconsistência de dados, quando feita manualmente.
Sendo assim, uma solução especializada em conciliação bancária reduzirá drasticamente essa taxa de falha.
Fora esses benefícios já citados, podemos destacar outros que certamente trarão muitos benefícios para a sua empresa, como:
- Gastos com impressões e papel;
- Mais tempo para os profissionais focarem em atividades estratégicas;
- Integração de processos facilitada.
Conciliação Financeira de Pix
Justamente pelo fato de os pagamentos via Pix poderem ser realizados a qualquer momento, inclusive nos feriados, as empresas podem correr o risco de perder o controle das suas entradas e saídas. Em outras palavras, a conciliação financeira pode ocupar um tempo precioso do time.
Para quem busca facilidade na conciliação, o ContaPix da Transfeera pode ajudar. Isso porque na nossa plataforma o usuário tem controle total do fluxo de caixa da empresa, podendo organizar os recebimentos com toda a agilidade e transparência.
Além disso, a cada nova entrada de valor na conta seja por Pix ou QR Codes, o usuário recebe um alerta na API em tempo real, juntamente com o comprovante de recebimento. Dessa maneira, o relacionamento com parceiros e clientes torna-se ágil e transparente.
Como o contas a pagar pode melhorar a conciliação financeira?
Para o contas a pagar, é importante que os processos de conciliação bancária e de pagamento sejam realizados de forma prática e segura. Como explicamos neste post, existem soluções que, para pagamentos de boletos, confrontam os dados destes últimos com as notas fiscais.
Também é possível automatizar o processo de conciliação bancária. Nesse sentido, há soluções que eliminam o trabalho manual de conferência dos lançamentos para verificar se são compatíveis e verificar os valores e as datas de cada um dos registros.
Mais acima comentamos sobre os erros humanos como uma das principais causas das discrepâncias financeiras, certo? Pois bem, erros humanos podem também trazer problemas na conciliação bancária.
Então, se você quer um processo para conciliar as finanças da sua empresa que tenha precisão, a dica é procurar por soluções que facilitem a importação de extratos de forma automática e que informe sobre os lançamentos de acordo com o histórico da empresa.
Na verdade, automatizar a rotina financeira traz resultados que vão além da melhora na conciliação financeira. Sabemos que para muitas empresas há diversas dúvidas sobre como fazer uma migração total para um sistema de pagamentos. Caso você faça parte deste grupo, este artigo vai ajudar: Use a planilha de pagamento para automatizar transferências em lote.
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