Gestão Financeira
Contas a pagar: o que é, como organizar e controlar as rotinas financeiras

Contas a pagar: o que é, como organizar e controlar as rotinas financeiras

Quando se pensa em gestão financeira, uma pessoa desavisada ou sem muito conhecimento já pensa logo que a área se preocupa apenas com ganhar dinheiro. Isso não se aplica a você, que sabe que a rotina dos processos financeiros de um auxiliar de finanças, por exemplo, engloba conferências e lançamentos em contas a pagar e receber, conciliação bancária, assistência aos clientes, faturamentos e tantas outras atribuições.

Sabe, também, que sem uma boa gestão dos variados processos financeiros do contas a pagar, do contas a receber, da contabilidade e da tesouraria, para citar alguns exemplos, nenhuma empresa sobrevive por muito tempo. Do mesmo modo, é de seu conhecimento que cada processo tem suas particularidades.

Pensando em ajudar a aumentar sua compreensão sobre certos processos financeiros, neste artigo apresentamos algumas perguntas e respostas relacionadas especificamente ao processo de contas a pagar. Confira!

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O que faz o contas a pagar?

Toda saída de caixa da empresa é de inteira responsabilidade do contas a pagar. Dessa maneira, dentre as tarefas de rotina do setor estão se atentar ao pagamento de fornecedores, de funcionários e das despesas.

Em suma, cabe aos profissionais da área acompanhar e gerenciar as obrigações da organização. Por “obrigações” nos referimos a todas as contas que devem ser pagas.

Até aqui pode parecer que as rotinas financeiras dos profissionais se resumem em lidar com processos operacionais somente. Na verdade, não é bem assim, pois o contas a pagar exerce um papel importante para prever quais recursos a empresa precisa ter no futuro para arcar com suas obrigações. Colocando em outros termos, podemos dizer que a área oferece uma visão estratégica essencial.

Qual é a importância de ter maior controle do contas a pagar?

Falamos sobre a importância do setor para a visão estratégica da empresa, certo? Detalhando um pouco mais, justamente por terem uma visão mais precisa das despesas da organização é que os profissionais de contas a pagar conseguem definir os gastos que estão desequilibrando o caixa.

Com processos financeiros organizados e controlados no contas a pagar, fica mais fácil entender para onde o dinheiro está indo e, assim, conseguir apontar os gastos que precisam ser eliminados ou reduzidos, o contas a pagar ajuda a empresa a economizar. Quanto aos pagamentos a serem realizados, o setor prioriza os mais importantes e, claro, certifica-se que as contas sejam pagas em dia para evitar problemas com a justiça e prejuízos com multas e juros.

Como organizar a rotina financeira do contas a pagar?

Rotinas financeiras são compostas por diversos processos. No contas a pagar, alguns deles são:

  • Transferência para pagamento de fornecedores;
  • Validação de contas bancárias;
  • Envio de comprovantes de pagamentos;
  • Emissão dos relatórios da rotina de contas a pagar;
  • Folha de pagamento;
  • Conferência de pedidos x notas fiscais;
  • Elaboração de fluxo de caixa;
  • Controle de disponibilidades financeiras no caixa e no banco;
  • E outros

Para ter um bom controle do contas a pagar precisa se atentar a algumas ações. Uma delas é ter uma listagem de todas as obrigações financeiras que a empresa possui. Isso inclui desde os valores mais irrisórios até os mais elevados. Por mais básico que isso possa soar, muitos negócios acabam falhando em ter esse controle, o que acaba se traduzindo em posteriores problemas ao fluxo de caixa.

Sobre os pagamentos, é importante que alguns detalhes de cada conta sejam levantados, tais como: dados bancários, valor a ser pago, data de vencimento, forma de pagamento etc. O cenário mais indicado é ter datas fixas para pagamentos levando em consideração as datas de recebimentos. Se for necessário negociar com fornecedores, por exemplo, fica mais fácil de fazê-lo quando se tem essas informações.

Outra ação que acreditamos ser necessária ao processo de contas a pagar é a previsão de despesas fixas, com o devido lançamento para um ano completo.

Quais são os principais problemas enfrentados nos processos financeiros do setor?

O maior de todos ocorre na entrada de dados, considerada uma das tarefas mais tediosas do setor. Justamente por ser algo maçante, abre espaços para erros, como os de digitação. Esse tipo de falha costuma ser visto principalmente em empresas que fazem muitos pagamentos para fornecedores, clientes ou funcionários.

Outro problema nos processos financeiros é no tempo consumido para fazer as transferências. Ele é percebido quando a operação de pagamento é manual e realizada uma a uma. Dependendo da quantidade de transferências a serem realizadas, os pagamentos podem levar uma semana para serem concluídos.

Somando os erros humanos e a demora na realização de pagamentos, podemos ter atrasos. Por sua vez, a empresa é prejudicada com juros e multas.

Muita papelada pode também representar um grande problema à equipe. Como alguns documentos precisam ser guardados por anos, os funcionários correm o risco de se perderem em meio aos papéis à medida que os meses passam. Sendo assim, tarefas simples, como achar um comprovante, podem levar muito mais tempo do que deveria.

Por fim, pensando no setor como um todo, mas focando agora nos gestores de contas a pagar, os criminosos cibernéticos são uma preocupação constante.

Como resolver os problemas nos processos financeiros?

A boa notícia é que para cada problema citado neste artigo existe uma solução única. Trata-se da automação dos processos de contas a pagar. Graças a ela, processos financeiros do setor podem ser integradas.

Ao contar com um sistema de gestão e processamento de pagamentos, a empresa não apenas reduz os riscos e o esforço operacional responsáveis por gerar ainda mais gastos, como gera economia a cada transferência realizada entre diferentes bancos.

Para saber mais, conheça as novas soluções para o controle de contas a pagar das empresas.

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