Em uma tradução literal, backoffice é a “parte de trás do escritório”. Trazendo o termo para um contexto mais prático, está relacionado com as áreas da empresa que cuidam dos processos internos, como RH, contabilidade, estoque, entre outras.
Sendo assim, o backoffice financeiro cuida de atividades como contas a pagar e receber, conciliação bancária, controle de pagamentos, entre outras. Embora o cliente não tenha contato direto com esse time que está na “retaguarda”, não subestime o valor do backoffice.
Afinal, basta um estorno ser realizado com erro ou um pagamento ser feito para a conta errada para gerar prejuízos, retrabalho e perda de credibilidade, tanto interna quanto externa. Dito isso, já deu para entender a importância dessa área, certo?
Mas para você não ficar com dúvidas, a seguir, descubra o que é backoffice financeiro e como a automação de pagamentos pode reduzir o custo operacional e aumentar a eficiência do seu negócio.
O que é backoffice financeiro e qual seu papel dentro das empresas
O backoffice financeiro realiza o trabalho de bastidores que busca manter a saúde financeira de uma empresa. É responsável por diversas atividades, como:
- Processamento de transações;
- Conciliação de contas;
- Preparação de relatórios financeiros;
- Estornos e chargebacks;
- Gerenciamento de fluxo de caixa;
- Tesouraria
- Conformidade com as regulamentações financeiras;
- Entre outras.
Observe que, mesmo quando realizadas nos bastidores, as atividades do back office são indispensáveis para garantir que as vendas, por exemplo, ocorram sem problemas. Em outras palavras, o backoffice financeiro também é importante para a satisfação do cliente e o desempenho organizacional.
Backoffice financeiro e gestão financeira: entenda a diferença
A gestão financeira está relacionada com o planejamento, controle, acompanhamento e administração das finanças de uma empresa. Ou seja, cuida de como um negócio deveria ganhar e gastar o seu dinheiro.
Sob o guarda-chuva da gestão financeira empresarial estão atividades como planejamento e acompanhamento orçamentário, controle de desvios, análise de cenários, provisões e decisões estratégicas.
Por sua vez, o backoffice refere-se mais às operações e à execução: contas a pagar/receber, conciliação, controles e execução de pagamentos.
Note que a automação do backoffice, embora não esteja diretamente ligada às decisões estratégicas, tem impacto direto sobre elas. Afinal, sem dados precisos e atualizados, os quais vêm justamente do backoffice, qualquer planejamento financeiro fica comprometido.
Principais funções do backoffice: controle, conciliação e execução de pagamentos
Os “bastidores” do financeiro tomam conta de diversas atividades. No entanto, se formos resumir o que é backoffice nesse caso, poderíamos dizer que é onde o controle, a conciliação e a execução de pagamentos acontecem.
Se você parar para analisar esse tripé (controle, conciliação e execução), verá que ele tem uma grande importância em qualquer tipo de empresa. Isso porque ele é constituído por atividades que, quando bem estruturadas, garantem que o negócio mantenha sua saúde financeira e evite desperdícios.
- Controle: envolve monitorar as entradas e saídas de recursos, acompanhar despesas, garantir conformidade e manter visibilidade sobre o que está sendo gasto versus o que foi planejado. É o que evita, por exemplo, que uma fatura seja paga duas vezes.
- Conciliação: verifica se os lançamentos no ERP, nas planilhas ou no sistema financeiro batem com os extratos bancários. Quando feita manualmente, pode consumir horas do time financeiro. Sem contar que um número digitado incorretamente já basta para comprometer todo o processo.
- Execução de pagamentos: realiza os pagamentos a fornecedores, funcionários e parceiros no prazo e nas contas certas. Também monitora estornos, reembolsos e devoluções, assegurando que as informações fluam corretamente entre sistemas internos e bancos.
Por que o backoffice é estratégico para a saúde financeira do negócio
Se a gestão financeira define o rumo do negócio, o backoffice garante que o barco siga na direção certa. Pense o seguinte: de que adianta planejar com precisão e fazer um bom acompanhamento orçamentário se os pagamentos atrasam, os dados não batem ou a conciliação leva dias para ser concluída?
É aqui que o backoffice mostra sua importância estratégica. Quando ele é eficiente, o financeiro ganha previsibilidade, controle e dados confiáveis para tomar decisões, além de ter menos custos operacionais e retrabalho. Portanto, o backoffice financeiro melhora o desempenho da empresa como um todo.
Automação de pagamentos: o ponto de virada na eficiência operacional
Já que o backoffice financeiro é como se fosse a coluna que mantém a empresa em pé, ele precisa de estrutura e ritmo para funcionar bem. E é justamente aí que a automação de pagamento entra. Entenda:
Processos manuais, retrabalho e alto custo operacional
Com a automação, processos de backoffice que antes exigiam várias etapas — como gerar remessas, validar dados bancários, conferir comprovantes e fazer conciliações — passam a ocorrer de forma automática.
No caso da plataforma da Transfeera, por exemplo, o processamento automatizado de pagamentos em larga escala permite que empresas lidem com milhares de transações simultâneas, sem comprometer a segurança nem a performance.
Riscos de erro humano e impacto na conciliação de dados
Quanto maior o volume de transações, maior o risco de falhas. Um número de conta digitado errado, um pagamento duplicado ou uma conciliação feita com atraso podem gerar impactos diretos no caixa e na credibilidade da empresa.
A automação garante validação prévia de dados bancários, rastreabilidade das transações e conciliação automática, reduzindo falhas e garantindo que o financeiro sempre trabalhe com informações precisas.
Além disso, cada transação fica registrada de ponta a ponta, o que simplifica auditorias e facilita o controle interno. Para você ter uma ideia, com a Transfeera essa visibilidade é total: o sistema informa o status de cada pagamento em tempo real e permite acompanhar todo o fluxo de entradas e saídas de forma centralizada.
Dificuldade de integração entre sistemas e bancos
Outro gargalo comum é a falta de integração entre sistemas internos (ERP, CRM, plataformas de pagamento) e instituições financeiras. Essa desconexão cria silos de informação e reduz a visibilidade sobre o fluxo de caixa, dificultando decisões rápidas e assertivas.
Com a integração via API, no entanto, esses fluxos passam a ser automáticos: os sistemas “conversam” entre si, eliminando etapas manuais e garantindo sincronização em tempo real.
Como a automação de pagamentos reduz o custo operacional
Automatizar o pagamento traz mais agilidade ao backoffice financeiro. Isso acontece porque a automação elimina ou reduz tarefas manuais e repetitivas, liberando tempo da equipe para atividades de maior valor estratégico.
A consequência direta é um processo mais eficiente e confiável. Com menos etapas manuais há menos erros humanos e, consequentemente, o retrabalho diminui. O resultado é menos perda de tempo, redução do custo operacional e uma rotina financeira muito mais fluida.
Além disso, a automação de pagamentos oferece visibilidade em tempo real das entradas e saídas, permitindo ao time financeiro acompanhar o fluxo de caixa com precisão e agir rapidamente diante de qualquer inconsistência.
Backoffice financeiro automatizado: da execução à inteligência de dados
Automatizar o backoffice financeiro não significa apenas agilizar tarefas operacionais e reduzir custos.
Com a automação, o time deixa de “executar” processos para gerir informações em tempo real, tomando decisões com base em dados precisos e centralizados. Entenda:
- Centralização de informações e visibilidade em tempo real: com um backoffice financeiro automatizado, todas as informações financeiras ficam centralizadas em um só ambiente. Por exemplo, você consegue analisar os recebimentos via Pix, cartão e boleto, as faturas ainda em aberto e os pagamentos realizados. Isso elimina planilhas dispersas e reduz o risco de dados desatualizados.
- Dashboards e relatórios para decisões mais ágeis e precisas: as plataformas de automação de pagamentos apresentam dashboards e relatórios automáticos. Com eles, o financeiro visualiza indicadores como volume de pagamentos e taxa de sucesso das transações, por exemplo.
Essas informações transformam o backoffice em uma fonte de insights estratégicos, permitindo decisões mais rápidas e embasadas (aproveite e leia Relatórios Financeiros: analisar e otimizar a gestão empresarial). - Integração com ERPs, CRMs e sistemas bancários via API: um dos grandes diferenciais da automação moderna é a integração via API. Ela permite que o sistema financeiro “converse” diretamente com bancos, ERPs e CRMs, sem necessidade de exportar ou importar arquivos manualmente. Na prática, isso significa um fluxo financeiro totalmente sincronizado.
Como implementar a automação no backoffice financeiro
Agora que você entendeu a importância e as vantagens de um backoffice financeiro automatizado, veja como implementar essa automação aí na sua área:
Mapeie fluxos críticos e defina prioridades de automação
O primeiro passo é identificar os pontos de maior impacto. Analise questões como:
- Onde temos mais retrabalho?
- Em quais processos há mais falhas recorrentes?
- Quais atividades ou processos manuais estão tomando boa parte do tempo da equipe?
- Quantos sistemas diferentes o time precisa acessar para concluir uma única tarefa (ERP, internet banking, planilhas, e-mails internos)?
- Temos rastreabilidade e visibilidade sobre cada pagamento realizado?
- Quanto tempo o fechamento financeiro leva hoje, e quanto desse tempo é gasto apenas conciliando informações?
Por exemplo, uma das dores da Psicologia Viva, maior plataforma de psicologia da América Latina, era acelerar e organizar seus processos de pagamento. Com a Transfeera, o time financeiro passou de três dias de trabalho para poucos minutos de gestão, além de reduzir em até 77% os gastos com taxas bancárias para efetuar pagamentos aos psicólogos parceiros.
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Escolha soluções que ofereçam integração e escalabilidade
A automação precisa crescer junto com o negócio. Aliás, uma das necessidades da Psicologia Viva era poder contar com uma solução que atendesse a uma startup em escala (em 2020 a empresa passou por um crescimento acelerado devido ao aumento da demanda por atendimento psicológico online).
Por isso, é importante escolher plataformas que se integrem facilmente aos sistemas existentes (ERPs, CRMs, bancos) e que suportem aumento de volume de transações sem perda de performance.
Defina SLAs, políticas de segurança e governança de dados
Na jornada para automatizar o backoffice financeiro é essencial também estabelecer Acordos de Nível de Serviço (SLAs) claros com os parceiros de automação, além de políticas robustas de segurança e governança de dados.
Isso garante transparência, rastreabilidade e conformidade regulatória, três fatores indispensáveis em qualquer operação financeira.
Como a Transfeera impulsiona a automação do backoffice financeiro
A Transfeera oferece uma plataforma para automatizar pagamentos de forma integrada, segura e escalável. Com a nossa tecnologia, empresas:
- Têm pagamentos e recebimentos centralizados, sem precisar acessar o Internet Banking;
- Oferecem uma experiência de pagamento sem atritos;
- Recebem alerta a cada nova entrada de valor na conta;
- Enviam comprovante de recebimento do cliente ou parceiro em tempo real e automaticamente.
Além disso, a plataforma de pagamentos da Transfeera impulsiona a automação do backoffice com:
- Pagamentos automatizados com rastreabilidade e conciliação em tempo real;
- Integração via API com múltiplas instituições e sistemas internos;
- Redução de custos operacionais e aumento da confiabilidade financeira;
Em seguida explicamos melhor o que isso significa:
Pagamentos automatizados com rastreabilidade e conciliação em tempo real
Com a Transfeera, a execução de pagamentos deixa de depender de processos manuais.
A plataforma automatiza todo o fluxo garantindo que cada transação seja rastreável do início ao fim.
Isso significa que seu time financeiro passa a ter acesso em tempo real ao status de cada pagamento, pode acompanhar estornos e devoluções automaticamente e reduz consideravelmente o tempo gasto em conferências.
Integração via API com múltiplas instituições e sistemas internos
A Transfeera foi desenvolvida para se integrar facilmente com o ecossistema financeiro das empresas. Por meio de APIs robustas e seguras, é possível conectar a plataforma a ERPs, CRMs, bancos e sistemas internos, criando um fluxo de pagamentos totalmente automatizado e sem rupturas.
Essa integração garante consistência dos dados, elimina retrabalho e permite que a empresa mantenha um controle centralizado mesmo operando com múltiplas contas ou instituições financeiras.
Além disso, a Transfeera é homologada pelo Banco Central e opera com padrões bancários de segurança, o que assegura conformidade e governança em todas as transações.
Redução de custos operacionais e aumento da confiabilidade financeira
Ao eliminar tarefas manuais, diminuir erros e concentrar a operação em uma única plataforma, o time financeiro ganha produtividade e a empresa reduz despesas com taxas bancárias, tempo de execução e retrabalho.
Mais do que isso: a confiabilidade financeira aumenta. Com dados validados, conciliação automática e visibilidade total, as decisões são tomadas com base em informações precisas, e o financeiro deixa de ser apenas operacional para se tornar estratégico e preditivo.
Conclusão: o futuro do backoffice é automatizado e inteligente
Então, preparado para automatizar o seu backoffice e ganhar em transparência, agilidade e segurança, além de acabar com o retrabalho e reduzir custos? Conte com a Transfeera!
Além de tudo o que foi explicado até aqui, dê uma olhada no que a solução entrega:
- Pix, boletos e cartões integrados em uma mesma plataforma;
- Split de pagamentos, validador de dados bancários, multicontas e subcontas;
- Link de pagamentos;
- Possibilidade de validar dados bancários;
- Painel de Infrações, que disponibiliza painéis e relatórios de infrações e MED Pix (Mecanismo Especial de Devolução), com visibilidade completa das contestações.
- Plataforma robusta com SLA de 99,9% de disponibilidade.
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