São as entradas em caixa que garantem que uma empresa terá dinheiro para cumprir com suas obrigações e realizar investimentos. Portanto, para que o negócio cresça e lucre, é fundamental ter um bom controle de pagamento.
Aliás, saber como controlar pagamentos de clientes ajuda a garantir um bom fluxo de caixa e uma gestão financeira muito mais eficiente. Apesar disso, muitos negócios online têm dificuldades quando o assunto é realizar esse monitoramento.
Para garantir que sua empresa não perca de olho os recebíveis, invista alguns minutos na leitura deste artigo.
Controle de pagamento de cliente e gestão financeira
O controle de pagamento de cliente é uma ferramenta de gestão financeira que permite monitorar os valores que a empresa têm a receber como resultado de suas vendas. Eles podem ser à vista, parcelados ou com vencimentos futuros.
Sendo assim, entenda que realizá-lo significa acompanhar os recebíveis do seu negócio virtual. Inclusive, ele é essencial para garantir um bom equilíbrio do caixa.
Como controlar os pagamentos de clientes?
Separamos três passos para ajudar você a controlar os pagamentos dos seus clientes:
Registre as contas a receber
Sem um controle das vendas será impossível monitorar as receitas da sua empresa. Por essa razão, a primeira dica é ter uma relação das contas a receber. Para que ela seja eficaz, informe os seguintes dados:
- Nome da empresa compradora;
- Número da nota fiscal;
- Data da venda;
- Produto ou serviço vendido;
- Valor da venda;
- Data de vencimento do pagamento;
- Forma de pagamento;
- Quantidade de parcelas, se for o caso;
- Juros e multas em caso de atraso;
- Status do pagamento.
Categorize por data de vencimento
Uma boa prática na hora de realizar o controle dos pagamentos de clientes é listá-los por ordem de vencimento, e não de acordo com a data da venda. Isso ajudará a equipe de contas a receber a não perder de vista um pagamento atrasado.
Além disso, contribui para um melhor controle da inadimplência.
Estabeleça indicadores de cobranças
Como tudo que envolve boas decisões no ambiente financeiro, é fundamental definir indicadores de desempenho. Conhecidos também por KPI (do inglês, Key Performance Indicators), eles ajudam gestores a entenderem como estão a saúde e a performance do negócio.
No caso dos indicadores de cobrança, eles servem para mostrar se a área de recebimentos está tendo problemas com inadimplência. Isso dará ao time do contas a receber embasamento em dados para tomar ações corretivas caso seja necessário.
Se o assunto interessa a você, conheça 15 indicadores de cobrança para aplicar na gestão financeira.
Qual o propósito do controle de pagamentos de clientes?
Garantir a boa saúde do fluxo de caixa é um dos motivos pelos quais o controle de pagamentos de clientes deve ser realizado. Outras razões incluem:
- Identificar se os recebimentos cobrirão os gastos da empresa;
- Definir datas de recebimentos que sejam alinhadas com as datas de pagamentos;
- Planejar estratégias para melhorar a margem de lucro;
- Prever e realizar investimentos para o crescimento do negócio;
- Definir uma estratégia de preços que não impacte o caixa (definir também as promoções);
- Melhorar a compreensão do ciclo de vendas;
- Garantir um bom capital de giro; e
- Oferecer melhores formas de pagamentos para clientes.
Agora que você conhece as principais vantagens em controlar as entradas e viu como colocar a atividade em prática, veja como utilizar a planilha de controle de pagamento de clientes.
Como fazer planilha de controle de pagamentos de clientes?
O controle de pagamentos pode ser feito por meio de uma planilha Excel ou Google Sheets. Para montá-la, certifique-se que ela contenha:
- Nomes dos clientes: na aba de clientes, crie colunas que disponibilizem as informações dos clientes, tais como nome da empresa, pessoa responsável pelo pagamento, telefone e e-mail para contato e observações.
- Detalhes de cada venda: essa será a aba que apresentará as informações sobre a venda realizada. Por isso, devem constar detalhes como o que foi vendido e para quem, o valor, a data de vencimento, forma de pagamento adotada, os juros ou descontos aplicados e se o pagamento está em dia ou em atraso.
- Fórmulas: a fim de garantir que os cálculos sejam feitos corretamente, conte com as fórmulas disponíveis na planilha. Elas serão úteis na hora de aplicar juros em atrasos e descontos, por exemplo.
Leia também:
Como inovar a planilha de controle financeiro empresarial
Dicas importantes para o controle de pagamento de clientes
Para que você consiga realizar um controle de pagamento de clientes eficaz, anote nossas quatro dicas:
1 – Tipo de recebimento
Um bom controle das entradas passa obrigatoriamente por saber se elas serão realizadas à vista ou em parcelas. No caso de parcelamento, registre a quantidade de pagamentos acordada.
Ter essa informação ajudará em dois pontos:
- Nas projeções de recebimentos, o que servirá para ver se a empresa terá fluxo para cumprir com suas obrigações de pagamentos;
- No controle dos pagamentos a vencer.
2 – Formas de pagamento seguras e efetivas
Definir as formas de pagamento que sua empresa oferece aos clientes faz toda a diferença na redução da inadimplência e até mesmo no aumento das vendas.
Por exemplo, apesar de ainda ser usado, o boleto bancário possui um prazo para pagamento. Isso pode contribuir para desistência da compra.
Já o cartão de crédito ou débito diminui a inadimplência, pois todo o risco é assumido pela operadora. No entanto, pagamentos por cartão reduzem a margem de lucro, já que existem taxas administrativas a serem pagas.
Uma opção cada vez mais utilizada por negócios online é o Pix. A forma de pagamento instantânea é compensada em até 10 segundos, garantindo que a empresa receba na mesma hora em que o cliente pagou pela sua compra ou serviço.
Em negócios virtuais, além da agilidade na aprovação do pagamento, o Pix ajuda a reduzir o abandono de carrinho, pois ele oferece conveniência e facilidade. Além disso, a loja online pode disponibilizar links de pagamentos, acelerando ainda mais o processo de compra.
Para saber mais, entenda neste artigo o que é e como gerar um link de pagamento para aumentar suas vendas.
3 – Registro e negociação de contas a prazo
Assim que uma compra for efetuada, ela deve ser registrada. O registro deve também conter como serão realizadas as cobranças à prazo, ou seja, o que foi negociado com o cliente.
Nesse caso, informe o número de parcelas, se há descontos no caso de pagamentos antecipados e os juros aplicados se atrasos ocorrerem.
4 – Pagamento parcial ou imediato
Sempre que possível, incentive os pagamentos imediatos. Para lojas virtuais, uma estratégia de evitar parcelamentos é oferecer descontos nos pagamentos à vista.
Dependendo do ramo de atuação da empresa, uma outra dica é pedir para o cliente fazer um pagamento parcial ao comprar um produto ou um serviço. Ao solicitar uma entrada, além de garantir um fluxo de caixa imediato, a empresa evita ter um prejuízo maior no caso de inadimplência.
Conclusão
Saber como controlar pagamentos de clientes é um dos passos mais importantes para que o financeiro da empresa seja saudável. Além de reduzir a inadimplência, com um bom controle o seu negócio consegue ter dinheiro em caixa para realizar investimentos.
Conforme mostramos, você pode fazer o monitoramento das entradas por meio de uma planilha. Contudo, quanto mais clientes sua empresa tiver, mais difícil será controlar os recebimentos.
Por isso, o ideal é colocar em prática um processo automatizado que simplifique os fluxos de trabalho e dê agilidade ao financeiro. Para falar mais sobre o assunto e ajudar sua empresa, confira nosso guia especial com um passo a passo para adotar a automação financeira.
