Processamento de Pagamentos Controle de fluxo de caixa: como ter eficiência nos pagamentos?

Controle de fluxo de caixa: como ter eficiência nos pagamentos?

Fernando Nunes

Fernando Nunes

Para a saúde financeira de qualquer empresa, é necessário fazer um bom controle do fluxo de caixa, registrando e analisando adequadamente a movimentação de valores: todas as entradas e todas as saídas de dinheiro do negócio.

É importante lembrar que considerar apenas o saldo das finanças da empresa não permite contabilizar a quantidade de recursos que realmente está disponível para investimento. É preciso garantir um controle correto também das contas a pagar antes de fazer novos compromissos com o dinheiro.

Neste artigo, entenda a importância do controle de fluxo de caixa e como fazê-lo da maneira correta, adotando as melhores práticas na sua empresa para a eficiência dos pagamentos. Confira.

Por que é tão necessário fazer controle de fluxo de caixa?

É comum observarmos empresas que não dão muita atenção ao controle de fluxo de caixa, acabam se perdendo em relação às finanças do negócio. Isso porque nem sempre levam em consideração as contas a pagar quando verificam o saldo do caixa.

Para um perfeito controle de fluxo de caixa,  é preciso considerar a movimentação financeira de todas as receitas (como vendas, juros recebidos, aluguéis recebidos, entre outros) subtraídos todos os gastos (como custos de mercadorias ou serviços vendidos, impostos, despesas operacionais, entre outros).

Se é considerado apenas o saldo, sem listar os pagamentos que a empresa precisa fazer, a empresa tem uma falsa visão do que tem disponível, podendo levá-la a gastar além do que deve e descontrolar as contas.

Por exemplo, imagine que você confira apenas o saldo atual antes de fazer uma compra para a sua empresa. Você verifica que possui o valor necessário para fazer essa aquisição, no entanto, desconsidera que tem algumas contas a pagar nos próximos dias.

Nesse caso, se você não tiver um controle de fluxo de caixa para consultar, corre o risco de fazer um investimento que vai comprometer o pagamento de contas fixas do seu negócio e levá-lo a entrar em um ciclo de endividamento.

Sendo assim, é preciso registrar todas as movimentações de maneira cuidadosa, com disciplina e transparência, seja por um período de tempo específico ou com a finalidade de fazer uma projeção de valores em longo prazo.

Essa projeção orienta a gestão da empresa para avaliar a possibilidade de aquisição de equipamentos e de novas contratações, entre outros investimentos.

Além disso, fornece informações importantes para que os gestores tomem decisões inteligentes quanto à saúde financeira da empresa, por exemplo: avaliação do mix de produtos, planejamento de ações promocionais, entre outras.

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Como fazer um controle de fluxo de caixa eficiente?

1. Registre toda a movimentação financeira da empresa

Registre todos os valores gastos, sem restrições, e deixe previstas as contas que a empresa precisa pagar.

Tenha controle não só do saldo atual, mas também das contas a receber. Todos esses registros é que vão garantir que a gestão saiba o valor realmente disponível para movimentação.

2. Faça a integração do controle de fluxo de caixa com o fluxo bancário

O controle de fluxo de caixa deve considerar também o fluxo bancário porque alguns valores são recebidos por transferência e depósito, por exemplo.

Da mesma maneira, gastos são efetivados por conta bancária, como pagamento de contas, taxas de manutenção, entre outros. Portanto, esses valores precisam ser contabilizados para não gerar uma visão falsa da situação financeira da empresa.

Tendo um controle rígido dessas movimentações, a empresa pode organizar o seu cronograma de pagamentos e aquisições e estabelecer estratégias para potencializar suas fontes de recursos.

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3. Torne as informações financeiras digitalizadas

As informações financeiras que originam os lançamentos devem ser armazenadas adequadamente pela empresa, como: recibos de pagamentos e transferências, notas fiscais de fornecedores, relatórios de vendas, boletos e contas de consumo etc.

Mais do que organizar a gestão, esses documentos são fundamentais em auditorias e em casos em que a apuração do caixa apresenta alguma divergência. Por isso é imprescindível que sejam digitalizados e armazenados com segurança.

4. Automatize o contas a pagar

Para ter disciplina e constância no registro dos dados para o controle de fluxo de caixa, é importante que a empresa conte com automação de processos, em especial o de contas a pagar.

Quando o registro das informações é feito manualmente, há muito mais risco de gerar falhas nos pagamentos. Por isso, para garantir uma boa gestão, a empresa deve contar com um sistema que possibilite pagar fornecedores e funcionários com mais agilidade e segurança.

Existem soluções que realizam não apenas o processamento dos pagamentos da sua empresa como também auxiliam na gestão desses pagamentos, permitindo uma visão ampla do financeiro por meio de relatórios diversos sobre a eficácia dos processos.

Com sistemas assim, dificilmente a empresa terá problemas com pagamentos, uma vez que é possível corrigir falhas até mesmo antes que elas aconteçam.

Um exemplo é a solução da Transfeera, que faz uma verificação dos dados bancários dos favorecidos antes de fazer as transações. Dessa forma, se algum dígito estiver errado, a empresa é avisada e faz a correção.

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