Fornecedores, sejam de insumos, matérias-primas, mercadorias prontas ou até mesmo de serviços, como manutenção de equipamentos, são indispensáveis para o funcionamento de uma empresa. Por isso, ter uma boa política de pagamento a fornecedores é fundamental para o relacionamento com esse público, mas também para a saúde financeira do negócio.
Afinal, se esse processo é realizado sem planejamento, a gestão pode perder o controle das finanças. O atraso na quitação de dívidas e má gestão de contas a pagar pode gerar prejuízos, financeiros e organizacionais, e até mesmo levar a empresa à falência.
Isso porque, quando a gestão começa a falhar no pagamento de fornecedores, passa a acumular multas e juros, além de consequentes atrasos das entregas, suspensão de vendas, entre outros impactos que prejudicam o estoque, travam o giro de mercadorias e de capital da empresa e provocam insatisfação nos clientes. Um círculo vicioso que pode ser bastante negativo para a empresa.
Para que o seu negócio não chegue a esse ponto, é preciso criar uma política de pagamento a fornecedores para que esse processo seja realizado de maneira eficiente. Neste artigo, vamos ajudar você nessa tarefa. Confira!
Por que é importante estabelecer uma política de pagamento a fornecedores?
Com uma política de pagamento a fornecedores, a empresa consegue organizar as contas devidas conforme o recebimento das vendas realizadas, podendo negociar o prazo que coincidir com a entrada de dinheiro.
Isso evita a incidência de multas e juros e dificuldade para fazer novas compras de mercadorias, já que a inadimplência pode significar indisposição com fornecedores e uma consequente falta de produtos no estoque.
O bom relacionamento com os fornecedores é muito importante para a empresa e até mesmo considerado um diferencial competitivo. Isso garante negociações mais interessantes, como poder fazer pedidos excepcionais e trabalhar com pronta entrega.
Além disso, é possível conseguir sair na frente dos concorrentes, conseguindo itens desejados pelos clientes primeiro e permitindo o aumento da satisfação do consumidor. Isso tudo apenas por ter um bom relacionamento e pagar os fornecedores em dia.
O que pode acontecer quando a empresa não tem uma política de pagamento a fornecedores?
Sem uma política de pagamento a fornecedores, a empresa pode se perder em relação à rotina de contas a pagar. O ideal é ter um planejamento para garantir que os pagamentos sejam realizados em dia e evitar desgastes com os fornecedores. Afinal, eles são parte importantíssima para o funcionamento de uma empresa.
Atrasar os pagamentos aos fornecedores pode comprometer todo o faturamento, levando a uma série de outros problemas em cadeia, como:
- Falta de matéria-prima;
- Capital de giro prejudicado devido à falta de insumos necessários para a produção;
- Incidência de multas e juros, aumentando os custos de produção;
- Atrasos na produção das mercadorias e, consequentemente, na entrega aos clientes, gerando insatisfação;
- Imagem negativa da empresa perante os fornecedores e perda de bônus e descontos;
- Perda de acesso preferencial a exclusividades dos fornecedores.
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5 dicas para estabelecer a política de pagamento a fornecedores da sua empresa
1. Levante os recebimentos e os pagamentos
Crie um documento com a descrição das datas e dos valores de recebimentos e pagamentos da empresa.
Lembre-se de incluir todas as despesas com fornecedores, como: pagamento de produtos, compra de insumos, manutenção de equipamentos, multas, juros, taxas etc.
Para facilitar esse processo, extraia as informações necessárias do controle de fluxo de caixa.
2. Faça o acompanhamento do controle do fluxo de caixa e do estoque
O controle do fluxo de caixa e do estoque devem ser acompanhados de maneira integrada e precisam estar de acordo com a planilha.
Monitore esses dados com frequência para assegurar a conformidade com a sua relação de recebimentos e pagamentos.
Caso as datas ou os valores sejam alterados, o planejamento de pagamento não terá eficiência e não funcionará da maneira correta. Portanto, é preciso manter o documento inicial atualizado.
3. Defina as melhores datas para o pagamento de fornecedores
Com a relação das datas e dos valores dos recebimentos da empresa, ficará mais fácil definir as datas ideais para o pagamento de fornecedores.
Opte pelos períodos com maior valor em caixa ou após o recebimento dos produtos já vendidos. Essas são as melhores datas para a realização dos pagamentos, o que contribui para reduzir o risco de vencer o prazo e a empresa não ter o valor para quitar.
4. Sempre que possível, compre a prazo com os fornecedores
Para evitar o problema de comprar de fornecedores e não conseguir pagar na data, procure comprar a prazo, garantindo que você receba a mercadoria, venda e só depois tenha que pagar.
Mas, para que seja vantajoso, esse prazo deve ser negociado com a empresa, não gerando multas, taxas nem juros.
5. Utilize um sistema automatizado de pagamentos
Depois de criar a sua política de pagamento a fornecedores, com o levantamento de todos os dados, faça o lançamento em uma plataforma de gestão e processamento de pagamentos.
Uma solução de automação financeira é ideal para que a empresa consiga ganhar eficiência e escalar os pagamentos a fornecedores, garantindo agilidade e segurança nas transações. Saiba mais sobre esse tipo de ferramenta neste artigo:
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