Embora o Pix tenha transformado o cenário de pagamento digital, o boleto bancário continua sendo uma forma de pagamento acessível para empresas e consumidores. Motivos para isso não faltam, e um dos principais é o fato de ele ser considerado um meio seguro.
Neste artigo, você vai entender por que o boleto ainda é vital, quais desafios ele traz em escala e como montar uma operação robusta e automatizada sem perder segurança nem eficiência. Veja como pagar e receber boleto de forma eficiente.
Por que o boleto ainda é essencial na operação de empresas
Se você pensa que pagar e receber boleto é “coisa de varejo”, já adiantamos que está completamente enganado. Segundo levantamento da plataforma Qive, os boletos respondem por 69,3% das transações B2B, com valores que somam aproximadamente R$ 2,47 trilhões.
Isso mostra que para muitos fornecedores, prestadores de serviços, indústria, atacado etc., este meio de pagamento ainda tem muita força.
Relevância do boleto no B2B brasileiro
Os números falam por si. Além do dado acima, a Febraban mostrou que, apenas no 1º semestre de 2024, foram emitidos mais de 4,3 bilhões de boletos, com movimentação superior a R$ 6,6 trilhões.
Ou seja, mesmo com o avanço do Pix, pagar e receber boletos continua sendo um pilar importantíssimo das relações entre empresas. E isso acontece porque o boleto resolve um ponto sensível do B2B: gestão de caixa.
O Pix é caracterizado pela sua instantaneidade. O “problema” de realizar uma transação pora esse método de pagamento é que a empresa precisa ter dinheiro disponível na hora.
Já para pagar um boleto, a situação é um pouco diferente, pois ele dá ao financeiro mais liberdade para gerenciar o fluxo de caixa e alinhar prazos de pagamento com prazos de recebimento.
Vantagens competitivas: controle, rastreabilidade e padrão de mercado
Algumas razões que fazem o boleto ser utilizado no B2B se resumem a:
- Previsibilidade financeira: o boleto possui um ciclo claro de vencimento e pagamento, facilitando planejamento, provisões e projeções de caixa.
- Rastreabilidade e evidências: além disso, este método de pagamento possui campos padronizados e registro obrigatório, o que reduz ambiguidades e facilita verificações.
- Integração com processos internos: pagar e receber boleto exige uma cadeia de aprovação formal (por exemplo: compras, financeiro e pagamento). Isso aumenta o controle e a rastreabilidade.
- Confiabilidade jurídica e regulatória: por último, o boleto devidamente registrado atende requisitos de compliance, reduz risco de contestação e melhora governança.
Os principais desafios de empresas que lidam com boletos em escala
Se os boletos bancários atuam na gestão de caixa, uma coisa é certa: a gestão manual de boletos traz uma série de problemas que se acumulam conforme o volume cresce. Entenda:
Processos manuais e risco de erros humanos
Por melhores que sejam os colaboradores do time financeiro e por mais robustos que sejam os processos rodando, empresas que ainda contam com processos manuais para gerenciar pagamento e recebimento de boletos estão sujeitas a falhas humanas.
Imagine o cenário: o boleto é emitido em um sistema, o controle é realizado em uma planilha e a aprovação do pagamento ocorre por e-mail ou mensagem. Já a conciliação é realizada no fim do dia.
Nesse processo disperso, podem ocorrer alguns problemas, como pagamentos duplicados e erros de digitação.
Já na hora de conciliar, o time confronta o extrato bancário com a lista da planilha, buscando identificar manualmente quem pagou o quê (e essa é uma tarefa que consome tempo).
Aliás, conforme o mesmo levantamento da Forbes Brasil, cerca de 31% das empresas ainda fazem conciliação manual dos pagamentos. Ou seja, quase um terço do mercado está sujeito a retrabalho e atrasos na identificação de pagamentos e recebimentos.
Quando o volume é alto, isso se traduz em tempo perdido, atraso na liberação de produtos/serviços e consumo de tempo de FTE* que poderia ser usado em análises estratégicas.
*FTE (Full-Time Equivalent): pessoas do time dedicando horas a tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas, em vez de focarem em análises estratégicas e atividades de maior valor para o negócio.
Atrasos em pagamentos e impacto na reputação
Seja por falta de visibilidade ou falhas no controle interno, pagar boletos de forma manual pode resultar em esquecimento.
Além de fazer a empresa pagar mais com multas, isso pode comprometer prazos com fornecedores, abalar relações comerciais e prejudicar a reputação da marca.
Falta de visibilidade e conciliação lenta
Uma empresa B2B que emite e paga muitos boletos bancários pode ter sérios problemas ao conduzir operações manuais. Dentre eles, estão: dificuldade em fazer/ajustar previsões de caixa, tomada de decisão lenta e falta de visibilidade do status de cada cobrança.
Fraudes, boletos falsos e validação inadequada
Por ser um meio de pagamento ainda muito utilizado pelos brasileiros, quem paga e recebe boletos precisa atentar-se ao golpe do boleto falso. Ele acontece quando o criminoso cria um boleto que parece legítimo e o envia para a empresa ou o cliente por e-mail, WhatsApp ou outro canal. Assim que o pagamento é realizado, o dinheiro vai para a conta errada: a do fraudador.
Esse tipo de situação é mais comum do que parece e costuma ocorrer quando não há validação automática dos dados do beneficiário antes da liquidação. Em processos manuais, identificar divergências entre CNPJ, razão social, banco e conta de destino exige atenção redobrada.
Custos indiretos de retrabalho e suporte
Pagamentos devolvidos, um boleto com o valor errado ou a conciliação manual são situações que podem gerar dois problemas muito comuns: o aumento do retrabalho e a sobrecarga dos times financeiro e de suporte.
Sempre que um boleto é emitido com algum dado incorreto, aprovado de forma equivocada ou conciliado de forma imprecisa, alguém precisa voltar, revisar, corrigir e reprocessar tudo.
Além disso, cresce a demanda por suporte interno e externo. Isso porque as dúvidas de fornecedores sobre boletos pagos ou não pagos, as solicitações de reenvio, o esclarecimento de divergências, a checagem de comprovantes e as explicações sobre atrasos passam a fazer parte do dia a dia do time.
Na prática, isso eleva até o CAC (Custo de Aquisição de Cliente) e o custo operacional por transação.
Como estruturar uma operação moderna de boletos
Uma operação moderna de boletos segue o caminho oposto dos processos manuais. Colocando em outros termos, significa combinar organização interna, tecnologia e processos inteligentes. Veja os pilares fundamentais para estruturar uma operação eficiente de boletos:
Centralização dos fluxos de contas a pagar e receber
Pagar e receber boletos de forma moderna significa centralizar emissão, aprovação, pagamento e baixa.
Além de mais visibilidade, isso traz menos retrabalho e menos riscos de divergência. Sem contar que, quando surge qualquer dúvida de um fornecedor ou cliente sobre o pagamento ou recebimento de um boleto, localizar a informação certa e agir rapidamente se torna muito mais simples.
Padronização de processos e políticas internas
Outro passo para modernizar os pagamentos e recebimentos por boleto é garantir que todos os envolvidos na operação sigam o mesmo caminho. Para isso, todos os processos devem ser claros e padronizados: desde a emissão até a conciliação.
Explicando um pouco melhor, significa definir políticas de emissão, regras de aprovação, prazos de pagamento, critérios de exceção, fluxos de cancelamento e rotinas de conciliação.
Uso de APIs para integração direta com produtos e ERPs
A integração via API de pagamentos é o que mais diferencia uma operação manual de uma operação moderna. A vantagem dessa tecnologia é que ela faz com que os sistemas envolvidos conversem entre si.
Dessa maneira, tarefas que antes eram manuais se tornam automáticas e, o que é ainda melhor: rastreáveis.
No dia a dia, as APIs permitem que os boletos sejam emitidos diretamente a partir do sistema utilizado pela empresa. Algumas vantagens que a sua equipe pode obter disso são:
- Dados validados sem intervenção humana;
- Aprovações seguem regras já configuradas;
- Pagamentos disparados com segurança;
- E conciliação automática das informações.
No contexto B2B, em que o volume é alto e a complexidade cresce rápido, esse tipo de integração reduz erros, elimina duplicidade de informação e permite que o time financeiro deixe de ser operacional para atuar de forma estratégica.
Automação de conferência e aprovação
Pode até ser que, para empresas com menor volume de operações, revisar boleto por boleto manualmente faça sentido. Agora, imagina pagar ou receber por boleto de forma manual quando o volume cresce. A automação entra em cena justamente para garantir agilidade e segurança.
Sistemas de pagamentos verificam automaticamente informações como duplicidade, valor, vencimento, dados bancários e titularidade. Portanto, com automação, os erros deixam de ser um risco recorrente e passam a fazer parte das exceções. Como consequência, a operação fica muito mais leve.
Monitoramento em tempo real e trilhas de auditoria
Outra vantagem da automação de boletos via APIs: o status do pagamento (Agendado, Processando, Pago, Falha) é atualizado via webhooks em tempo real. Isso permite identificar atrasos, divergências e falhas antes que se tornem problemas maiores.
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A importância da automação na estratégia de produto e operações
Depender de processos manuais é um risco para empresas B2B. O outro lado da moeda, ou seja, a automação, elimina pontos de falha e garante que o fluxo de pagamentos funcione com previsibilidade, segurança e escala.
Quando aplicada ao fluxo de pagamento e recebimento de boletos, a automação passa a fazer parte da própria estratégia de produto, trazendo vantagens como:
- Escalabilidade: à medida que o volume aumenta, a operação continua estável. A automação absorve a demanda sem exigir um crescimento proporcional do time.
- Velocidade e eficiência: o ciclo entre emissão, validação, pagamento e baixa fica mais rápido e transparente, reduzindo gargalos e retrabalho.
- Redução de erros e fraudes: validações automáticas, regras de negócio e trilhas de auditoria fortalecem a segurança e minimizam riscos.
- Governança e compliance: processos padronizados facilitam auditorias, aderência a requisitos regulatórios e aplicação consistente das políticas internas.
- Melhor integração com o produto: para empresas que oferecem plataformas, ERPs, serviços financeiros ou qualquer solução com fluxo de cobrança, um boleto automatizado se integra melhor ao core do negócio e melhora a experiência do usuário.
Segurança em boletos: como blindar a operação
Mesmo diante de uma operação automatizada, é fundamental reforçar alguns cuidados que sua empresa B2B deve tomar para evitar cair em golpes relacionados a boletos. Anote aí:
- Verificação de dados bancários e titularidade: a verificação de titularidade funciona como um filtro inicial, pois se a conta não pertence ao beneficiário esperado, o fluxo é interrompido antes que o dinheiro saia da empresa.
- Confirmação da autenticidade do boleto antes da liquidação: golpistas frequentemente adulteram a linha digitável para redirecionar o pagamento para outra conta. Por isso, é sempre importante validar a linha digitável, o valor, o CNPJ do beneficiário e se as informações batem com o pedido ou o contrato.
- Criação de fluxos antifraude para pagamentos sensíveis: uma dica é implementar regras de stop-loss. Por exemplo: boletos acima de R$ 50.000,00 ou pagamentos para novos beneficiários exigem uma segunda camada de aprovação, como a autenticação de dois fatores (2FA).
- Definição de registros, regras e compliance para dados críticos: mantenha trilhas de auditoria completas, isto é, um histórico de quem aprovou, quando aprovou, qual regra foi aplicada, qual dado foi validado.
Trilha eficiente de contas a pagar e receber
A gestão de contas a pagar e receber deve funcionar de ponta a ponta para todos os meios de pagamento, o que inclui os boletos bancários. Para isso, o recomendado é seguir uma trilha lógica e estruturada, ou seja, um fluxo contínuo.
A seguir, veja as etapas para operacionalizar boletos de forma eficiente:
Passo 1 — Centralizar todos os boletos da operação
O primeiro passo é garantir que emissão, recebimento, aprovação, pagamento e baixa estejam em um mesmo ambiente. Se hoje o seu controle ainda é feito em planilha, o mínimo necessário é assegurar que todas as áreas utilizem a mesma versão, evitando divergências de dados ou informações duplicadas.
Dica Transfeera: utilize o DDA (Débito Direto Autorizado) para capturar boletos emitidos contra seu CNPJ.
Passo 2 — Validar e automatizar conferência
Aqui, o indicado é utilizar uma plataforma de pagamentos que centraliza entradas e saídas financeiras. Um sistema automatizado elimina boa parte dos problemas que normalmente surgem quando a revisão é manual. Em outras palavras, ele verifica se:
- O boleto não é duplicado;
- O valor e o vencimento estão corretos;
- Os dados bancários pertencem ao fornecedor certo;
- A linha digitável não foi adulterada.
Passo 3 — Automatizar pagamentos com regras de negócio
Com regras de negócio bem definidas, somadas à automação, os processos manuais dão lugar a um fluxo muito mais seguro, previsível e eficiente. Assim, em vez de depender de aprovações individuais, e-mails ou planilhas espalhadas, cada boleto é aprovado e liquidado automaticamente.
Para ficar mais claro, é importante saber que você pode definir regras específicas para os diferentes tipos de pagamento. Por exemplo: boletos de baixo valor podem ser aprovados automaticamente, enquanto pagamentos acima de determinado limite devem seguir para um gestor específico.
Passo 4 — Implementar conciliação automática e auditoria
O sistema de pagamento também identifica a liquidação no extrato e faz a baixa automaticamente. Graças a isso, ninguém mais precisa perder horas conferindo linha por linha.
Com relação à auditoria, tudo fica registrado: quem aprovou e quando. Isso facilita o trabalho de compliance e controladoria.
Passo 5 — Acompanhar relatórios em tempo real e indicadores operacionais
Com uma plataforma de pagamentos, a equipe financeira consegue visualizar dashboards e relatórios que mostram informações como:
- Volume de boletos emitidos e pagos;
- Boletos não pagos (inadimplentes);
- Boletos pagos em atraso;
- Total de valor pago no boleto.
Como escolher uma solução de automação de boletos
Ao avaliar uma ferramenta para emitir, pagar e receber boletos em escala, o ideal é buscar uma solução que ofereça automação real, segurança, flexibilidade e infraestrutura preparada para crescimento.
Veja os critérios que não podem faltar na hora de escolher uma solução de pagamentos completa:
Critérios técnicos: APIs, SLA, confiabilidade e redundância
A solução deve ser capaz de sustentar a operação com estabilidade, velocidade e segurança. E tudo começa pela qualidade da API.
Uma API de boleto bem construída faz com que emissão, registro, atualização de status e baixa dos boletos aconteçam de ponta a ponta sem intervenção manual. Isso permite que os dados circulem entre ERP, sistema financeiro e plataforma de pagamentos de forma fluida.
Outro ponto crítico é a escalabilidade, uma vez que a solução precisa ser capaz de processar dezenas, centenas ou milhares de transações sem que haja queda de performance. Ou seja, a infraestrutura deve ser resiliente o suficiente para acompanhar a demanda sem gerar filas, atrasos ou gargalos.
Por fim, está a estabilidade da plataforma, traduzida em SLAs elevados, redundância e arquitetura robusta. Uma operação financeira que para porque o sistema caiu no meio do dia, ou porque um pico de acesso travou a emissão de boletos, é uma experiência que ninguém deseja vivenciar.
Por isso, alta disponibilidade é requisito básico para garantir a continuidade do negócio.
Em resumo: APIs sólidas, escalabilidade real e estabilidade comprovada são a base que sustenta uma operação moderna, segura e preparada para crescer.
Segurança, compliance e proteção antifraude
Pagar e receber boletos deve ser algo seguro, e isso começa com a conformidade. Por isso, a solução deve garantir que cada boleto seja registrado de acordo com os padrões regulatórios da NPC/FEBRABAN.
Por exemplo, no caso da plataforma de pagamentos da Transfeera, esse registro acontece automaticamente no momento da emissão, eliminando riscos de inconsistência e assegurando conformidade desde o primeiro passo.
No entanto, registro não é tudo. A proteção dos dados também é essencial. Ela envolve criptografia, controle rígido de informações sensíveis, políticas de acesso restrito e conformidade com a LGPD. Esses elementos formam a base da segurança.
A camada seguinte é a antifraude. Um sistema moderno não se limita a verificar se os dados parecem corretos. Ele cruza informações de comportamento, contexto e padrões de uso para detectar anomalias, como fraudes em pagamentos, inconsistências na linha digitável e alterações fora do padrão do usuário.
Flexibilidade para integrar com sistemas internos
Cada empresa opera com uma combinação única de sistemas: ERPs, plataformas próprias, soluções legadas, CRMs e ferramentas específicas do setor.
Por esse motivo, uma boa solução de boletos precisa se adaptar a essa realidade, em vez de exigir mudanças estruturais no processo interno. Flexibilidade significa permitir que a empresa continue trabalhando com seus próprios fluxos, enquanto a automação acontece nos bastidores: emissão e pagamento em lote, múltiplos meios de recebimento (boleto, Pix direto e Pix Automático), gestão de subcontas e utilização de split quando necessário.
Suporte operacional
Automatizar boletos não é apenas integrar o seu ERP a uma plataforma de pagamentos via API. A estratégia por trás deve ir além disso, pois significa garantir que toda a operação financeira siga funcionando com previsibilidade, mesmo quando o volume cresce ou quando novos fluxos são adicionados.
Por essa razão, a solução escolhida precisa oferecer documentação clara, ambiente de testes, webhooks estruturados, dashboards e suporte técnico próximo. Aliás, no dia a dia é justamente o suporte que faz a diferença entre uma automação que flui e uma automação que trava.
Aqui na Transfeera, esse acompanhamento é contínuo: times técnicos contam com atendimento especializado para desenvolvedores, com suporte humanizado via Slack, e-mail ou WhatsApp, além de acompanhamento direto nas integrações das APIs.
O tempo médio de resposta do nosso suporte é de até 4 minutos, o que agiliza a resolução de dúvidas e reduz atritos durante a implementação. Esse atendimento está disponível de segunda a sexta-feira, das 09h às 18h (exceto feriados), garantindo que a operação fique protegida mesmo em momentos críticos.
As soluções da Transfeera para automatizar boletos
Com uma API sólida e flexível, a Transfeera permite emitir boletos registrados, com código de barras ou QR Code, de forma totalmente automatizada. Nossa infraestrutura foi desenvolvida para reduzir erros, eliminar retrabalho e dar ao financeiro a visibilidade de que ele precisa para operar com confiança.
Além disso, com a plataforma da Transfeera sua empresa gera quantos boletos desejar, tem total liberdade para determinar juros e multas de cada título e não precisa esperar horas para enviar o boleto para o seu cliente (registro instantâneo).
Tudo isso se conecta com o nosso propósito de ser uma infraestrutura de pagamentos completa e segura.
Com as soluções integradas via nossa API de pagamentos robusta, sua empresa automatiza fluxos de cadastro, recebimento e repasse com rastreabilidade total, trilhas de auditoria claras e conformidade com o Banco Central.
Descubra o que significa utilizar a plataforma da Transfeera para pagar e receber boletos! Conte com todas as vantagens de uma solução completa!
