Os pagamentos em atraso infelizmente são um problema enfrentado por boa parte das empresas. Para evitar que a inadimplência cresça e torne-se preocupante, as organizações buscam implementar ações para receber mais rápido e melhorar a gestão de cobrança.
Contudo, se por um lado otimizar os recebimentos costuma ser a saída para reverter atrasos nos pagamentos, por outro, muitos negócios virtuais não sabem ao certo por onde começar. E, assim, o que vemos é uma inadimplência que pode afetar drasticamente a saúde financeira da organização.
Considerando que vivemos em um país no qual a inadimplência atingiu o seu mais alto patamar em 12 anos, implementar uma gestão eficiente de cobranças deveria ser uma das maiores preocupações do contas a receber.
Pensando nisso, se sua empresa precisa saber como fazer uma cobrança eficaz, este artigo irá ajudar. Confira a seguir!
O que é gestão de cobranças?
A gestão de cobrança refere-se às práticas direcionadas às contas a receber, e envolve desde as formas de pagamento que um negócio virtual oferece, até as ações de cobranças preventivas e aquelas direcionadas aos inadimplentes.
Assim, temos algo fundamental sobre a gestão de cobranças: ela não diz respeito somente aos débitos em aberto. Ou seja, o gerenciamento dos pagamentos a receber não deve se resumir a uma ação quando o cliente está inadimplente. Seu objetivo, aliás, é justamente evitar que os atrasos nos pagamentos ocorram.
Por essa razão, a importância da gestão de cobranças vai muito além de atacar a inadimplência. Uma boa administração dos pagamentos a receber traz à empresa melhora no fluxo de caixa, mais capital de giro e um relacionamento muito mais saudável com o cliente.
Como fazer uma gestão eficiente de cobranças?
Existem algumas ações que podem ser implementadas pensando em trazer mais eficiência no gerenciamento de cobrança. São elas:
Desenhe o fluxo de pagamento
Muitas empresas acabam por esquecer que o recebimento inicia ainda quando uma compra está sendo realizada. Considere sempre o seguinte: quanto mais simples e transparente for o processo de pagamento, melhor.
Além disso, entenda que muitos problemas com inadimplência acontecem justamente porque o fluxo de pagamentos possui gargalos. Por exemplo, se a equipe financeira precisa conferir manualmente os recebimentos, é provável que uma hora ou outra deixe passar algum atraso. Quando isso ocorre, o próprio processo de cobrança é dificultado.
Analise as formas de pagamentos oferecidas
Ao desenhar o fluxo de pagamento, inevitavelmente você terá que pensar – ou repensar – nos meios de pagamentos que seus clientes têm à disposição. Existem certas formas que são mais ágeis e reduzem o número de clientes inadimplentes. É o caso do Pix.
Uma transação por Pix pode levar até 0,6 segundo para ser processada. Enquanto isso, as transferências via TED e DOC podem levar até um dia útil e os pagamentos por boletos chegam a levar até 3 dias úteis para compensação. Em ambos os casos (transferências e boletos), esse tempo entre a compra e o recebimento do valor pode favorecer a inadimplência.
Como nos pagamentos por Pix a empresa identifica o recebimento em tempo real, consegue do mesmo modo aprimorar a comunicação com os clientes em atraso.
Para ilustrar, no caso de uma cobrança automática, se o contas a receber identificar que um pagamento não foi realizado, pode imediatamente interromper a cobrança e entrar em contato com o cliente.
Se mesmo assim o cliente não realizar o pagamento e seguir inadimplente, sua empresa pode partir para o Protesto Digital, um mecanismo de formalização da inadimplência e um ato público de recuperação de crédito. Para saber mais, confira o Guia do Pix: como utilizar e quando recorrer ao Protesto Digital para prevenir a inadimplência.
Defina os indicadores de cobrança
Uma gestão eficiente de cobranças precisa se basear em dados. É aí que entram os indicadores de cobrança, utilizados também para apontar gargalos no funil de cobrança e identificar quais clientes podem ser cobrados, como e quando isso deve ser feito.
Se precisar de ajuda na definição desses KPIs, conheça aqui 15 indicadores de cobrança para aplicar na gestão financeira.
Adote boas práticas no controle de contas a pagar
Para melhor controlar os recebimentos, considere ações como:
- Registre todas as movimentações da empresa
- Cobre sistematicamente os clientes inadimplentes
- Estimule o pagamento antecipado
- Acompanhe o fluxo de caixa
- Utilize centros de custo
Saiba mais sobre cada uma dessas ações no artigo Melhores práticas ao realizar o controle de contas a pagar.
Gestão eficiente de cobranças: importância da automatização
Uma gestão automatizada de recebíveis, além de melhorar o controle do fluxo de caixa, automatiza a conciliação bancária. Por sua vez, isso possibilita empresas a agirem mais rapidamente quando um cliente tornar-se devedor.
No entanto, vale ressaltar novamente que entender como fazer uma cobrança eficaz não se resume apenas em criar estratégias para lidar com os inadimplentes. Pelo contrário, uma gestão eficiente busca evitar que a inadimplência ocorra em primeiro lugar. É justamente nesse ponto que a forma de pagamento oferecida aos seus clientes pode fazer toda a diferença.
Conforme mencionamos, o Pix contribui para a redução da inadimplência por ser um meio instantâneo de pagamentos e recebimentos. Se somarmos essa agilidade à automatização da gestão dos recebíveis, temos ainda mais rapidez nas rotinas financeiras.
Como exemplo, citamos a solução para receber desenvolvida pela Transfeera, que centraliza pagamentos e recebimentos em um só lugar. Ou seja, sem que sua empresa precise acessar o Internet Banking de cada banco para obter as informações que precisa. Além disso, ela envia alertas a cada nova entrada de valor na conta, o que agiliza o controle dos recebimentos.
A ferramenta também emite QR Code de cobrança, oferecendo ao cliente a possibilidade de pagar com Pix no lugar do boleto (isso reduz o tempo de compensação bancária e, consequentemente, diminui as chances de inadimplência).
Ainda, com a plataforma da Transfeera para receber seu negócio conta com relatórios financeiros de forma automatizada. Com eles, o gestor consegue melhor analisar a eficácia dos pagamentos e traçar estratégias mais eficazes para a gestão de cobranças.
Saiba mais sobre os benefícios de garantir mais agilidade nos seus recebimentos com a solução da Transfeera. Clique aqui e conheça agora mesmo três casos de sucesso de empresas que apostaram na automatização do cash in.
