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Sistema integrado: como funciona e de qual forma escolher um?

Sistema integrado: como funciona e de qual forma escolher um?

A gestão de uma empresa compreende diversas frentes: vendas, desenvolvimento de produtos, financeiro, atendimento ao cliente, marketing e por aí vai. Existem duas maneiras de fazer tudo isso funcionar: separadamente ou em conjunto.

No entanto, para que tudo seja operado com harmonia, em algum momento é preciso contar com a tecnologia. Mais especificamente, com um sistema integrado.

Ao longo deste texto, mostraremos como um sistema de gestão integrado pode trazer muito mais praticidade e eficiência à rotina da sua empresa. Boa leitura!

O que é sistema integrado?

Um sistema integrado, ou sistema de gestão integrado (SGI) é uma solução única que centraliza, coleta e consolida todos os softwares de uma empresa. Ele é projetado para gerenciar diversas operações e seguir padrões como de meio ambiente, qualidade e segurança.

Na prática, ele pode contemplar dois ou mais sistemas de gestão, como gestão da qualidade, gestão financeira e gestão de documentos, e manter todos integrados.

Ao integrar os processos, o sistema integrado faz com que a empresa trabalhe com objetivos unificados. Dentre eles destacamos:

  • Promover a melhoria contínua dos processos;
  • Potencializar a produtividade;
  • Contribuir para o atingimento de metas;
  • Evitar informações duplicadas e desatualizadas;
  • Eliminar o retrabalho;
  • Acabar com os silos; e
  • Eliminar processos redundantes.

Reforçamos ainda que, ao contrário do que muitos podem pensar, um SGI não é algo que somente grandes corporações utilizam. Pelo contrário, pois o sistema integrado pode ajudar pequenas e médias empresas a escalarem muito mais rapidamente.

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Como um sistema de gestão integrada funciona?

Simplificadamente, o sistema de gestão integrada conecta todos os softwares que a organização utiliza. Além disso, ele centraliza as informações de todas essas ferramentas em um único lugar.

Para entender bem como o SGI funciona, pense em uma orquestra. Nela existem músicos com diferentes habilidades, como os violinistas, contrabaixistas, flautistas, oboístas e outros. Imagine se nessa orquestra cada um resolvesse tocar sem respeitar uma ordem.

Nesse caso, ao invés de música, ouviríamos barulho, concorda? Agora coloque a figura do maestro nessa cena. Ele está lá para conduzir os músicos de modo que todos trabalhem com harmonia.

O maestro seria como o sistema de gestão integrado, pois ele conecta músicos de diferentes habilidades para que eles atinjam o objetivo esperado (que é o de fazer o concerto).  O maestro também dita o ritmo da música, o tempo de cada nota etc.

Voltando agora para o SGI, o software liga aspectos diferentes de um negócio. Ou seja, faz com que as informações da empresa transitem de um sistema para outro (como sistema de gestão de qualidade para sistema de gestão de processos) e mantém todos os dados centralizados.

Outro ponto importante – e de destaque – sobre como funciona um sistema de gestão integrado, é que ele também automatiza as tarefas, trazendo ganhos em eficiência.

Tipos de sistema integrado

Até aqui você entendeu que um SGI conecta diferentes softwares e centraliza informações em um único ambiente. Existem diversos tipos de sistema integrado, sendo que cada um engloba um campo da gestão.

Os mais conhecidos são:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Conhecido também como Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, o ERP conecta as funções vitais de um negócio, tais como: finanças, recursos humanos e vendas. É muito usado para automatizar processos de pedidos, faturamento, produção e muito mais.

O software automatiza e simplifica atividades como gerenciamento de projetos, gestão de relacionamento com clientes, operações da cadeia de suprimentos etc. Todas as informações disponíveis são de fácil acesso e centralizadas.

CRM (Customer Relationship Management)

Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente, em português, como o nome sugere, um CRM é um sistema de gestão cujo escopo é totalmente voltado para clientes atuais e potenciais.

O software é utilizado por empresas para melhorar os relacionamentos com seus clientes e para que possam também melhor trabalhar na prospecção e geração de leads qualificados. Assim como no ERP, o CRM garante informações centralizadas e processos integrados.

BI (Business Intelligence)

Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios, inclui coleta de dados provenientes de vários sistemas de gestão da empresa, documentos ou planilhas, além de armazenamento desses dados, tratamento e análise.

O objetivo do BI é apoiar gestores nas tomadas de decisão estratégicas, portanto, perceba que o Business Intelligence tem um papel mais estratégico. Em termos práticos, a ferramenta é usada para responder como foi o desempenho de um negócio no passado e por que determinados resultados surgiram.

Benefícios do sistema de gestão integrada

Um sistema integrado elimina dados repetitivos que podem prejudicar o desempenho operacional. Por consolidar as informações de vários aspectos da gestão em um único ambiente e automatizar processos, a ferramenta:

  • Agiliza as tarefas do dia a dia;
  • Elimina processos desnecessários;
  • Garante mais consistência para o cliente;
  • Torna processos transparentes;
  • Reduz o risco de erros; e
  • Elimina redundâncias.

Adicionalmente, traz benefícios como:

Mais rapidez e custo-benefício

Quando tarefas e processos estão integrados, as atividades fluem em uma sequência lógica e natural, sem atritos. Além disso, elas são executadas mais rapidamente e cada pessoa sabe o que precisa ser feito e o tempo que tem para realizar as tarefas.

Conforme falamos, um sistema de gestão integrado otimiza processos, o que faz com que os colaboradores não percam tempo em atividades manuais e passíveis de erros. Consequentemente, os recursos humanos são alocados para tarefas de mais valor agregado.

Ganho de consistência

Sistema integrado significa padronização. Isso também é uma maneira de tornar processos mais ágeis e eficazes.

Sem contar que, ao ter padronização nos processos, além de eles serem mais transparentes, fica muito mais fácil ter operações produtivas, reduzir custos e engajar colaboradores.

A consistência também faz com que metas de negócios comuns se destaquem.

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Facilitar tomadas de decisão

A integração de sistemas elimina o trabalho de ter que coletar informações espalhadas em planilhas, gráficos e relatórios que, por sua vez, estão distribuídos entre os departamentos. Em muitas situações, esses dados estão desatualizados, o que pode exigir um trabalho adicional de alguns membros da equipe.

Além de isso significar custos para a empresa, um cenário no qual não há um sistema integrado por trás, as tomadas de decisão acabam demorando para acontecer. O problema é que, dependendo do caso, um timing errado pode trazer grandes perdas financeiras ao negócio.

Um SGI dá aos tomadores de decisão uma visão panorâmica da empresa e apresenta dados reais e precisos sobre o desempenho das operações.

Afinal, sistema integrado e ERP são a mesma coisa?

Essa é uma dúvida muito comum, pois, como explicamos mais acima, “o ERP conecta as funções vitais de um negócio”. Então, se um Enterprise Resource Planning liga diversas funções de uma empresa, e o sistema integrado conecta tudo também, estamos tratando de dois conceitos iguais?

A resposta é não. Isso porque um ERP é uma interface única e que costuma concentrar as informações de backoffice. Já o sistema integrado faz uma ponte entre diversos sistemas que uma empresa utiliza.

Dito em outros termos, um sistema integrado de gestão não precisa de uma única plataforma de armazenamento de dados, ao contrário do ERP.

O que um bom sistema integrado precisa ter?

Um bom sistema integrado precisa ser capaz de atender necessidades de diferentes áreas, já que uma de suas funções é a de ligar os diferentes setores de uma organização.

Também, um SGI deve apoiar nas tomadas de decisão. Por essa razão, é indispensável que a ferramenta disponibilize relatórios e monitore indicadores e resultados. Um sistema integrado deve igualmente facilitar a gestão à vista para que, desse modo, equipes possam ser mais bem gerenciadas e mais motivadas.

Outro requisito importante a ser avaliado é quanto à segurança, pois SGIs guardam informações sigilosas.

E, claro, não podemos esquecer de um detalhe fundamental: apesar de trazer vantagens consideráveis, um sistema integrado precisa ser personalizável. Em poucas palavras, não tem como haver uma solução que funcione para todos, porque as necessidades de cada empresa e de cada indústria diferem.

Portanto, tenha em mente que um bom SGI precisa possibilitar a personalização.

E quais as etapas de escolha para decidir um bom sistema integrado?

Para escolher um bom sistema integrado existem dois passos principais:

1 – Defina os resultados que sua empresa deseja atingir

O melhor sistema integrado é aquele que tem o que sua empresa precisa. Como isso é muito particular, o ideal é começar elencando os resultados esperados com a ferramenta.

Para isso, é importante reunir gestores de diferentes áreas e entender quais são seus problemas e o que eles também esperam do software. Todos devem ser ouvidos para que se possa chegar a uma lista de requisitos que faz sentido para toda a empresa.

Não esqueça ainda de considerar os requisitos elencados no tópico acima:

  • Atender diferentes áreas;
  • Monitorar indicadores;
  • Disponibilizar relatórios;
  • Ser uma ferramenta segura;
  • Possibilitar a personalização.

Um ponto igualmente importante a ser definido é se o sistema será baseado na nuvem ou on-premise. No primeiro caso estamos falando de um software hospedado no servidor do fornecedor e que é acessado de qualquer lugar com internet.

No segundo o sistema é instalado nos servidores da empresa, o que exige um tempo maior de instalação e costuma ser mais caro.

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2 – Avalie as opções no mercado

Com os requisitos esperados em um SGI, em mãos é hora de partir para a busca do sistema integrado. Na hora de contatar os fornecedores, verifique as possibilidades de testes para que seja possível avaliar a usabilidade da ferramenta e como ela rodaria na empresa.

Conclusão

Um sistema integrado possibilita que a empresa tenha operações consistentes alinhadas com os objetivos internos e requisitos externos. A ferramenta reúne em um só lugar os processos, documentos, métricas, relatórios e outros dados indispensáveis para a boa tomada de decisão.

Ela pode incluir vários sistemas de gestão diferentes, como um sistema de gestão de qualidade e sistema de gestão financeira, para citar dois exemplos.

Aliás, como está a gestão financeira na sua empresa? Agora que você já entendeu o que é sistema integrado, clique aqui e conheça as 7 práticas para chegar a uma gestão financeira simplificada.

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