ERP: saiba como ele impacta a sua gestão de negócios

Não importa se sua empresa online é de pequeno, médio ou grande porte. Pouco importa também o setor em que ela atua. O fato é que, para garantir seu espaço no mercado e atingir os seus objetivos, uma hora ou outra você precisará do apoio da tecnologia. É o caso de um sistema ERP.

Para você já começar a ter uma ideia, um software ERP nada mais é do que uma ferramenta para gestão de negócios que possibilita “fazer mais com menos”.

Quer entender como? Ao longo deste texto explicamos tudo para você. Aproveite!

O que é ERP?

ERP vem de “Enterprise Resource Planning”, que em português significa Sistema de Gestão Empresarial. Refere-se a um software que permite a automatização de certos processos, unificação de dados, centralização de fluxos operacionais e visualização de resultados.

Ele integra diversas funcionalidades, como:

• Controle financeiro;
• Gestão de estoque;
• Contabilidade;
• Recursos humanos;
• Emissão de notas fiscais eletrônicas;
• CRM;
• Entre outras.

O objetivo de um sistema ERP é conectar toda a empresa e, assim, alinhar a comunicação entre as áreas para melhores tomadas de decisão. Por conta disso, a ferramenta pode ser considerada como a espinha dorsal de uma organização.

Como funciona um Sistema ERP?

Um software ERP, ao conectar diversas áreas de uma empresa, permite um fluxo de dados constante entre elas. Além disso, possibilita o gerenciamento dos diferentes setores em uma única plataforma e de modo integrado.

Como comentamos, o sistema possui vários módulos (como contabilidade e estoque). Os dados de cada um desses módulos são coletados e armazenados em uma base única.

A base de dados pode ser acessada pelos usuários autorizados, o que aumenta a colaboração e a transparência das atividades. Justamente por conectar os departamentos, o sistema ERP disponibiliza relatórios e métricas. Isso dá a todos uma visão completa das diferentes frentes de gestão de um negócio.

Outro ponto importante sobre o que é ERP e como ele funciona, está no fato de que o software automatiza processos e disponibiliza as informações em tempo real e sincronizadamente.

Afinal, como surgiu este sistema?

Muitas pessoas não sabem, mas a história do ERP teve início na década de 1960, com os sistemas de Material Requirements Planning (MRP).

Em um trabalho em conjunto com a IBM, a fabricante de tratores e máquinas de construção, J.I. A Case, desenvolveu o que se acredita ser o primeiro sistema MRP. Depois disso, grandes fabricantes construíram suas próprias soluções MRP.

Os primeiros sistemas permitiam que as empresas rastreassem o estoque e a produção. Isso ajudou os fabricantes a gerenciar a aquisição de matérias-primas e a entrega do produto à fábrica para que pudessem planejar melhor os ciclos de produção.

Nos anos 80, surgiram os primeiros sistemas de planejamento de recursos de manufatura (MRP II). Não demorou muito até que outras indústrias percebessem que as empresas de manufatura estavam no caminho certo.

Em 1990, a Gartner cunhou o termo “planejamento de recursos empresariais”. Foi então que os sistemas ERP assumiram a identidade atual, ou seja, servir como uma fonte única de dados e centralizar fluxos operacionais.

Entenda os principais tipos de ERP

Existem diferentes tipos de ERP, como mostramos a seguir:

ERP Back Office

Back Office significa retaguarda em português, ou seja, seu foco é na área administrativa. Este tipo de ERP costuma, portanto, atender aos setores contábil e fiscal.

ERP Verticalizado

É utilizado para um único ponto de venda e costuma ser a opção escolhida por lojas físicas e franquias. Algo importante sobre esse tipo de sistema ERP é que ele não possibilita o gerenciamento de várias instâncias de maneira integrada.

Sua função é atuar em frentes como: cadastro de produtos, controle do financeiro e do estoque, entre outras. Contudo, destacamos que ele funciona de forma limitada.

ERP Customizável

Sistema ERP que permite adequações de recursos e funcionalidades conforme as necessidades da empresa.

Negócios que optam por esse tipo de software conseguem adaptar recursos de consultas, workflows, telas e relatórios, por exemplo, para melhor atender aos seus propósitos.

ERP Legado

São ERPs desenvolvidos com tecnologia mais antiga e que se baseiam em linguagens de programação já defasadas.

Na maioria dos casos, eles não oferecem suporte (e é até mesmo difícil encontrar quem dê suporte). Tampouco oferecem opções de atualização, tornando-se, assim, um sistema defasado.

Desvende as vantagens do Sistema ERP 

Um sistema ERP permite o planejamento de recursos. Ele estrutura a organização de uma empresa, fazendo com que processos-chave sejam gerenciados de maneira otimizada e automatizada.

Outros benefícios de um ERP são:

• Compartilhamento de dados entre departamentos e em tempo real;
• Centralização das informações;
• Reduz o tempo gasto com tarefas desnecessárias e torna processos mais ágeis;
• Automatiza as operações de rotina (folha de pagamento, estoque, contabilidade, folha de pagamento, recrutamento etc.)
• Disponibiliza dashboards e indicadores para tomar decisões com base em informações precisas e relevantes,
• Processos padronizados;
• Aumento de produtividade;
• Diminuição do retrabalho;
• Redução de custos e de erros.

ERP na segurança da informação

Como segurança é um quesito essencial especialmente para garantir a boa relação com os clientes, os ERPs podem contribuir para um ambiente mais seguro. Um dos motivos é que, pelo fato de esses sistemas centralizarem dados de diversas áreas da organização, o controle e a aplicação de políticas de segurança é facilitado por essa unificação.

Ainda, é possível configurar perfis de acesso e autenticação para garantir que apenas usuários autorizados consigam acessar determinadas informações. Isso é primordial a fim de proteger dados sensíveis (e de evitar acessos não autorizados).

Destacamos também que, visando mitigar vulnerabilidades, os fornecedores de ERP mantêm sistemas atualizados quanto a patches de segurança, algo essencial também para garantir a segurança da informação contra ameaças emergentes.

Compreenda a diferença entre ERP on-cloud e ERP Local (on-premise)

O ERP on-cloud (na nuvem) e o local diferem principalmente na forma como o software é implantado e onde os dados são armazenados. Entenda:

• Implantação: em um ERP on-premise, a instalação é feita localmente nos servidores da empresa. Toda a infraestrutura, incluindo hardware e rede, é gerenciada internamente pela equipe de TI da organização. Já em um sistema on-cloud, o ERP é hospedado em servidores de terceiros, geralmente em data centers remotos. Para acessar o sistema, os usuários necessitam de Internet.
• Armazenamento dos dados: os dados do ERP on-premise são armazenados nos servidores físicos que estão localizados nas instalações da empresa. Na prática, a organização tem controle direto sobre o hardware, as redes e a infraestrutura de armazenamento. Por sua vez, um ERP On-Cloud os dados são armazenados em servidores remotos mantidos pelo provedor de serviços na nuvem.

Confira como escolher o ERP ideal para o seu negócio

Tenha em mente que um ERP é um investimento no longo prazo. Dessa maneira, analisar apenas o preço pode não ser a maneira mais indicada de escolher o software.

Dito isso, o ideal é analisar critérios como:

• Usabilidade do sistema;
• Como o software se adapta às necessidades do seu negócio (como porte, número de usuários, entre outras);
• Disponibilidade de documentação técnica;
• Como funciona o suporte e como são realizadas as atualizações (é importante que o sistema evolua conforme novas tecnologias forem surgindo);
• De que forma é a implantação;
• Qual é a possibilidade de adicionar módulos complementares ao longo do tempo.

Além desses pontos, na hora de escolher o software ERP procure conhecer mais do desenvolvedor. Uma boa dica é verificar quem são seus clientes e conhecer alguns casos de sucesso.

Descubra como fazer a implantação de um software ERP

Existem diversas metodologias de implantação de um ERP, como esta que apresentamos a seguir:

Identifique o problema

Qual o problema que o sistema deve resolver? O que motiva a implantação? Para esta primeira etapa é recomendável conversar com as pessoas que utilizarão o software e entender também o que elas esperam da tecnologia.

Isso servirá inclusive para nortear a busca pelo ERP que mais se adequa às necessidades do seu negócio.

Defina o escopo

Ter um escopo definido ajudará a empresa a manter-se dentro do orçamento e também a cumprir prazos.

Para a elaboração do escopo, determine:

• Os requisitos obrigatórios do sistema ERP;
• As fases de avaliação do software, bem como prazos e responsáveis;
• O orçamento.

Avalie e escolha o sistema

Com o problema e o escopo definidos, é hora de ir ao mercado procurar as opções que melhor atendem à sua empresa.

Lembre-se de ter um checklist com as necessidades atuais, mas considere também como a tecnologia poderá se adequar ao que sua organização precisará no futuro.

Faça uma capacitação

Neste passo é considerada a adaptação organizacional. A implementação de uma tecnologia costuma trazer muitas dúvidas, por isso, considere promover treinamento contínuo.

Adicionalmente, lembre-se de que tudo dependerá do comprometimento da equipe. Por essa razão, o envolvimento dos usuários é importante desde o primeiro momento (isto é, quando a empresa ainda está identificando as necessidades que precisam ser atendidas pelo ERP).

Garanta a homologação dos processos

Os usuários devem executar as atividades no sistema a fim de verificar se os processos estão funcionando conforme o desejado. Essa etapa é de suma importância e deve ser acompanhada remotamente por profissionais responsáveis pela implantação.

Mantenha o acompanhamento

Com os processos homologados, a organização já pode tirar proveito das vantagens do ERP. No entanto, é fundamental contar com o acompanhamento dos profissionais da empresa desenvolvedora.

Esse acompanhamento ajudará o negócio a extrair o máximo de benefícios do sistema de gestão.

Como funciona a integração com outros sistemas de gestão?

Os sistemas de ERP podem ser adquiridos em módulos, o que os permite funcionar sob medida para atender às necessidades específicas. Se possível, é possível integrá-los com outros sistemas, como CRM, RH e gestão de pagamentos – como é o caso da Transfeera.

Para a integração, a maioria dos sistemas atuais fornece APIs que permitem a comunicação e a troca de dados com outros sistemas.

Entenda mais sobre a integração em:

• Como integrar a Transfeera no seu ERP financeiro?

Conheça também o ERP Composable

O ERP Composable é considerado pelo Gartner como a “4ª era do ERP”. Segundo a empresa:

“ERP Composable é uma estratégia de tecnologia adaptativa que permite que uma empresa tenha recursos administrativos e operacionais básicos para acompanhar as mudanças.”

Ele tem capacidade de usar de forma integrada machine learning, inteligência artificial e  internet das coisas. Assim, com o ERP Composable é possível criar, gerenciar e entender os dados gerados.

Conclusão

Bill Gates tem uma frase que diz mais ou menos o seguinte: “a maneira como você coleta, gerencia e utiliza as informações determinará o seu sucesso”. Um sistema ERP, como vimos, ajuda gestores a analisarem os dados e terem melhores insights para tomadas de decisão mais precisas.

É possível extrair ainda mais benefícios de um software de gestão por meio de integrações. Por exemplo, é possível tornar o ERP financeiro mais eficiente e seguro integrando-o a uma solução de pagamentos.

Com isso, sua empresa conseguirá automatizar as transferências bancárias para fornecedores e funcionários, ter um checkout transparente, reduzir custos bancários, receber alertas a cada nova entrada de valor na conta e muito mais.

A integração do ERP Financeiro com uma solução de pagamentos pode ser feita via API (Application Programming Interface, que no português significa “Interface de Programação de Aplicações”).

Para entender melhor sobre o assunto, conheça agora mesmo as principais APIs e integrações disponíveis para agilizar os processos financeiros.