Não importa se sua empresa online é de pequeno, médio ou grande porte. Pouco importa também o setor em que ela atua. O fato é que, para garantir seu espaço no mercado e atingir os seus objetivos, uma hora ou outra você precisará do apoio da tecnologia. É o caso de um sistema ERP.
Para você já começar a ter uma ideia, um software ERP nada mais é do que uma ferramenta para gestão de negócios que possibilita “fazer mais com menos”.
Quer entender como? Ao longo deste texto explicamos tudo para você. Aproveite!
O que é ERP?
ERP vem de “Enterprise Resource Planning”, que em português significa Sistema de Gestão Empresarial. Refere-se a um software que permite a automatização de certos processos, unificação de dados, centralização de fluxos operacionais e visualização de resultados.
Ele integra diversas funcionalidades, como:
- Controle financeiro;
- Gestão de estoque;
- Contabilidade;
- Recursos humanos;
- Emissão de notas fiscais eletrônicas;
- CRM;
- Entre outras.
O objetivo de um sistema ERP é conectar toda a empresa e, assim, alinhar a comunicação entre as áreas para melhores tomadas de decisão. Por conta disso, a ferramenta pode ser considerada como a espinha dorsal de uma organização.
Como funciona o sistema ERP?
Um software ERP, ao conectar diversas áreas de uma empresa, permite um fluxo de dados constante entre elas. Além disso, possibilita o gerenciamento dos diferentes setores em uma única plataforma e de modo integrado.
Como comentamos, o sistema possui vários módulos (como contabilidade e estoque). Os dados de cada um desses módulos são coletados e armazenados em uma base única.
A base de dados pode ser acessada pelos usuários autorizados, o que aumenta a colaboração e a transparência das atividades. Justamente por conectar os departamentos, o sistema ERP disponibiliza relatórios e métricas. Isso dá a todos uma visão completa das diferentes frentes de gestão de um negócio.
Outro ponto importante sobre o que é ERP e como ele funciona, está no fato de que o software automatiza processos e disponibiliza as informações em tempo real e sincronizadamente.
Quais vantagens o sistema ERP possui?
Um sistema ERP permite o planejamento de recursos. Ele estrutura a organização de uma empresa, fazendo com que processos-chave sejam gerenciados de maneira otimizada e automatizada.
Outros benefícios de um ERP são:
- Compartilhamento de dados entre departamentos e em tempo real;
- Centralização das informações;
- Reduz o tempo gasto com tarefas desnecessárias e torna processos mais ágeis;
- Automatiza as operações de rotina (folha de pagamento, estoque, contabilidade, folha de pagamento, recrutamento etc.)
- Disponibiliza dashboards e indicadores para tomar decisões com base em informações precisas e relevantes,
- Processos padronizados;
- Aumento de produtividade;
- Diminuição do retrabalho;
- Redução de custos e de erros.
Tipos de ERP
Existem diferentes tipos de ERP, como mostramos a seguir:
ERP Back Office
Back Office significa retaguarda em português, ou seja, seu foco é na área administrativa. Este tipo de ERP costuma, portanto, atender aos setores contábil e fiscal.
ERP verticalizado
É utilizado para um único ponto de venda e costuma ser a opção escolhida por lojas físicas e franquias. Algo importante sobre esse tipo de sistema ERP é que ele não possibilita o gerenciamento de várias instâncias de maneira integrada.
Sua função é atuar em frentes como: cadastro de produtos, controle do financeiro e do estoque, entre outras. Contudo, destacamos que ele funciona de forma limitada.
ERP customizável
Sistema ERP que permite adequações de recursos e funcionalidades conforme as necessidades da empresa.
Negócios que optam por esse tipo de software conseguem adaptar recursos de consultas, workflows, telas e relatórios, por exemplo, para melhor atender aos seus propósitos.
ERP Legado
São ERPs desenvolvidos com tecnologia mais antiga e que se baseiam em linguagens de programação já defasadas.
Na maioria dos casos, eles não oferecem suporte (e é até mesmo difícil encontrar quem dê suporte). Tampouco oferecem opções de atualização, tornando-se, assim, um sistema defasado.
Como escolher o sistema ERP?
Tenha em mente que um ERP é um investimento no longo prazo. Dessa maneira, analisar apenas o preço pode não ser a maneira mais indicada de escolher o software.
Dito isso, o ideal é analisar critérios como:
- Usabilidade do sistema;
- Como o software se adapta às necessidades do seu negócio (como porte, número de usuários, entre outras);
- Disponibilidade de documentação técnica;
- Como funciona o suporte e como são realizadas as atualizações (é importante que o sistema evolua conforme novas tecnologias forem surgindo);
- De que forma é a implantação;
- Qual é a possibilidade de adicionar módulos complementares ao longo do tempo.
Além desses pontos, na hora de escolher o software ERP procure conhecer mais do desenvolvedor. Uma boa dica é verificar quem são seus clientes e conhecer alguns casos de sucesso.
Passo a passo da implantação do software ERP
Existem diversas metodologias de implantação de um ERP, como esta que apresentamos a seguir:
Passo 1 – Identificação do problema
Qual o problema que o sistema deve resolver? O que motiva a implantação? Para esta primeira etapa é recomendável conversar com as pessoas que utilizarão o software e entender também o que elas esperam da tecnologia.
Isso servirá inclusive para nortear a busca pelo ERP que mais se adequa às necessidades do seu negócio.
Passo 2 – Definição do escopo
Ter um escopo definido ajudará a empresa a manter-se dentro do orçamento e também a cumprir prazos.
Para a elaboração do escopo, determine:
- Os requisitos obrigatórios do sistema ERP;
- As fases de avaliação do software, bem como prazos e responsáveis;
- O orçamento.
Passo 3 – Avaliação e escolha do sistema ERP
Com o problema e o escopo definidos, é hora de ir ao mercado procurar as opções que melhor atendem à sua empresa.
Lembre-se de ter um checklist com as necessidades atuais, mas considere também como a tecnologia poderá se adequar ao que sua organização precisará no futuro.
Passo 4 – Treinamento
Neste passo é considerada a adaptação organizacional. A implementação de uma tecnologia costuma trazer muitas dúvidas, por isso, considere promover treinamento contínuo.
Adicionalmente, lembre-se de que tudo dependerá do comprometimento da equipe. Por essa razão, o envolvimento dos usuários é importante desde o primeiro momento (isto é, quando a empresa ainda está identificando as necessidades que precisam ser atendidas pelo ERP).
Passo 4 – Homologação dos processos
Os usuários devem executar as atividades no sistema a fim de verificar se os processos estão funcionando conforme o desejado. Essa etapa é de suma importância e deve ser acompanhada remotamente por profissionais responsáveis pela implantação.
Passo 5 – Acompanhamento
Com os processos homologados, a organização já pode tirar proveito das vantagens do ERP. No entanto, é fundamental contar com o acompanhamento dos profissionais da empresa desenvolvedora.
Esse acompanhamento ajudará o negócio a extrair o máximo de benefícios do sistema de gestão.
Conclusão
Bill Gates tem uma frase que diz mais ou menos o seguinte: “a maneira como você coleta, gerencia e utiliza as informações determinará o seu sucesso”. Um sistema ERP, como vimos, ajuda gestores a analisarem os dados e terem melhores insights para tomadas de decisão mais precisas.
É possível extrair ainda mais benefícios de um software de gestão por meio de integrações. Por exemplo, é possível tornar o ERP financeiro mais eficiente e seguro integrando-o a uma solução de pagamentos.
Com isso, sua empresa conseguirá automatizar as transferências bancárias para fornecedores e funcionários, ter um checkout transparente, reduzir custos bancários, receber alertas a cada nova entrada de valor na conta e muito mais.
A integração do ERP Financeiro com uma solução de pagamentos pode ser feita via API ( Application Programming Interface, que no português significa “Interface de Programação de Aplicações”).
Para entender melhor sobre o assunto, conheça agora mesmo as principais APIs e integrações disponíveis para agilizar os processos financeiros.
