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Gestão Financeira
ERP: o que é e como implica na gestão de negócios?

ERP: o que é e como implica na gestão de negócios?

Não importa se sua empresa online é de pequeno, médio ou grande porte. Pouco importa também o setor em que ela atua. O fato é que, para garantir seu espaço no mercado e atingir os seus objetivos, uma hora ou outra você precisará do apoio da tecnologia. É o caso de um sistema ERP.

Para você já começar a ter uma ideia, um software ERP nada mais é do que uma ferramenta para gestão de negócios que possibilita “fazer mais com menos”.

Quer entender como? Ao longo deste texto explicamos tudo para você. Aproveite!

O que é ERP?

ERP vem de “Enterprise Resource Planning”, que em português significa Sistema de Gestão Empresarial. Refere-se a um software que permite a automatização de certos processos, unificação de dados, centralização de fluxos operacionais e visualização de resultados.

Ele integra diversas funcionalidades, como:

  • Controle financeiro;
  • Gestão de estoque;
  • Contabilidade;
  • Recursos humanos;
  • Emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • CRM;
  • Entre outras.

O objetivo de um sistema ERP é conectar toda a empresa e, assim, alinhar a comunicação entre as áreas para melhores tomadas de decisão. Por conta disso, a ferramenta pode ser considerada como a espinha dorsal de uma organização.

Como funciona o sistema ERP?

Um software ERP, ao conectar diversas áreas de uma empresa, permite um fluxo de dados constante entre elas. Além disso, possibilita o gerenciamento dos diferentes setores em uma única plataforma e de modo integrado.

Como comentamos, o sistema possui vários módulos (como contabilidade e estoque). Os dados de cada um desses módulos são coletados e armazenados em uma base única.

A base de dados pode ser acessada pelos usuários autorizados, o que aumenta a colaboração e a transparência das atividades. Justamente por conectar os departamentos, o sistema ERP disponibiliza relatórios e métricas. Isso dá a todos uma visão completa das diferentes frentes de gestão de um negócio.

Outro ponto importante sobre o que é ERP e como ele funciona, está no fato de que o software automatiza processos e disponibiliza as informações em tempo real e sincronizadamente.

Quais vantagens o sistema ERP possui?

Um sistema ERP permite o planejamento de recursos. Ele estrutura a organização de uma empresa, fazendo com que processos-chave sejam gerenciados de maneira otimizada e automatizada.

Outros benefícios de um ERP são:

  • Compartilhamento de dados entre departamentos e em tempo real;
  • Centralização das informações;
  • Reduz o tempo gasto com tarefas desnecessárias e torna processos mais ágeis;
  • Automatiza as operações de rotina (folha de pagamento, estoque, contabilidade, folha de pagamento, recrutamento etc.)
  • Disponibiliza dashboards e indicadores para tomar decisões com base em informações precisas e relevantes,
  • Processos padronizados;
  • Aumento de produtividade;
  • Diminuição do retrabalho;
  • Redução de custos e de erros.

Tipos de ERP

Existem diferentes tipos de ERP, como mostramos a seguir:

ERP Back Office

Back Office significa retaguarda em português, ou seja, seu foco é na área administrativa. Este tipo de ERP costuma, portanto, atender aos setores contábil e fiscal.

ERP verticalizado

É utilizado para um único ponto de venda e costuma ser a opção escolhida por lojas físicas e franquias. Algo importante sobre esse tipo de sistema ERP é que ele não possibilita o gerenciamento de várias instâncias de maneira integrada.

Sua função é atuar em frentes como: cadastro de produtos, controle do financeiro e do estoque, entre outras. Contudo, destacamos que ele funciona de forma limitada.

ERP customizável

Sistema ERP que permite adequações de recursos e funcionalidades conforme as necessidades da empresa.

Negócios que optam por esse tipo de software conseguem adaptar recursos de consultas, workflows, telas e relatórios, por exemplo, para melhor atender aos seus propósitos.

ERP Legado

São ERPs desenvolvidos com tecnologia mais antiga e que se baseiam em linguagens de programação já defasadas.

Na maioria dos casos, eles não oferecem suporte (e é até mesmo difícil encontrar quem dê suporte). Tampouco oferecem opções de atualização, tornando-se, assim, um sistema defasado.

Como escolher o sistema ERP?

Tenha em mente que um ERP é um investimento no longo prazo. Dessa maneira, analisar apenas o preço pode não ser a maneira mais indicada de escolher o software.

Dito isso, o ideal é analisar critérios como:

  • Usabilidade do sistema;
  • Como o software se adapta às necessidades do seu negócio (como porte, número de usuários, entre outras);
  • Disponibilidade de documentação técnica;
  • Como funciona o suporte e como são realizadas as atualizações (é importante que o sistema evolua conforme novas tecnologias forem surgindo);
  • De que forma é a implantação;
  • Qual é a possibilidade de adicionar módulos complementares ao longo do tempo.

Além desses pontos, na hora de escolher o software ERP procure conhecer mais do desenvolvedor. Uma boa dica é verificar quem são seus clientes e conhecer alguns casos de sucesso.

Passo a passo da implantação do software ERP

Existem diversas metodologias de implantação de um ERP, como esta que apresentamos a seguir:

Passo 1 – Identificação do problema

Qual o problema que o sistema deve resolver? O que motiva a implantação? Para esta primeira etapa é recomendável conversar com as pessoas que utilizarão o software e entender também o que elas esperam da tecnologia.

Isso servirá inclusive para nortear a busca pelo ERP que mais se adequa às necessidades do seu negócio.

Passo 2 – Definição do escopo

Ter um escopo definido ajudará a empresa a manter-se dentro do orçamento e também a cumprir prazos.

Para a elaboração do escopo, determine:

  • Os requisitos obrigatórios do sistema ERP;
  • As fases de avaliação do software, bem como prazos e responsáveis;
  • O orçamento.

Passo 3 – Avaliação e escolha do sistema ERP

Com o problema e o escopo definidos, é hora de ir ao mercado procurar as opções que melhor atendem à sua empresa.

Lembre-se de ter um checklist com as necessidades atuais, mas considere também como a tecnologia poderá se adequar ao que sua organização precisará no futuro.

Passo 4 – Treinamento

Neste passo é considerada a adaptação organizacional. A implementação de uma tecnologia costuma trazer muitas dúvidas, por isso, considere promover treinamento contínuo.

Adicionalmente, lembre-se de que tudo dependerá do comprometimento da equipe. Por essa razão, o envolvimento dos usuários é importante desde o primeiro momento (isto é, quando a empresa ainda está identificando as necessidades que precisam ser atendidas pelo ERP).

Passo 4 – Homologação dos processos

Os usuários devem executar as atividades no sistema a fim de verificar se os processos estão funcionando conforme o desejado. Essa etapa é de suma importância e deve ser acompanhada remotamente por profissionais responsáveis pela implantação.

Passo 5 – Acompanhamento

Com os processos homologados, a organização já pode tirar proveito das vantagens do ERP. No entanto, é fundamental contar com o acompanhamento dos profissionais da empresa desenvolvedora.

Esse acompanhamento ajudará o negócio a extrair o máximo de benefícios do sistema de gestão.

Conclusão

Bill Gates tem uma frase que diz mais ou menos o seguinte: “a maneira como você coleta, gerencia e utiliza as informações determinará o seu sucesso”. Um sistema ERP, como vimos, ajuda gestores a analisarem os dados e terem melhores insights para tomadas de decisão mais precisas.

É possível extrair ainda mais benefícios de um software de gestão por meio de integrações. Por exemplo, é possível tornar o ERP financeiro mais eficiente e seguro integrando-o a uma solução de pagamentos.

Com isso, sua empresa conseguirá automatizar as transferências bancárias para fornecedores e funcionários, ter um checkout transparente, reduzir custos bancários, receber alertas a cada nova entrada de valor na conta e muito mais.

A integração do ERP Financeiro com uma solução de pagamentos pode ser feita via API ( Application Programming Interface, que no português significa “Interface de Programação de Aplicações”).

Para entender melhor sobre o assunto, conheça agora mesmo as principais APIs e integrações disponíveis para agilizar os processos financeiros.

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