Gestão Financeira
Por que e como fazer a padronização de processos no setor financeiro?

Por que e como fazer a padronização de processos no setor financeiro?

Rodrigo Kratzer

Rodrigo Kratzer

A padronização de processos é uma ferramenta fundamental para um funcionamento pleno do setor financeiro de uma empresa. Esse método é caracterizado pelo gerenciamento e formalização de processos dentro do cotidiano de uma companhia, visando a criação de padrões que sejam adotados por todos os colaboradores.

Em outras palavras, uma padronização de processos é basicamente um modelo a ser seguido. Sendo assim, alguns pontos são fundamentais para a inserção desse método no dia a dia empresarial, como os tipos de tarefas que devem ser realizadas, quais as ferramentas necessárias, quais os resultados esperados com a execução do processo, entre outros.

Dessa forma, podemos concluir que a padronização é muito importante por tornar formal para todos os trabalhadores daquela instituição qual é o método correto de realizar o serviço.

No entanto, para que uma padronização de processos seja realizada com sucesso, o gestor deve ter em mente informações providenciais. Nesse artigo, separamos a importância desse processo para o setor financeiro de uma empresa.

A importância da padronização de processos nas empresas

Otimização de recursos

É consenso geral que os recursos de uma instituição são limitados. Dessa forma, ao padronizar operações, o gestor consegue achar meios para que os recursos sejam direcionados para onde são fundamentais de fato.

Assim, desperdícios poderão ser evitados e, consequentemente, haverá uma maior economia de recursos.

Menor variabilidade

A padronização de processos também garante um processo de entregas sólido e sem variabilidades para a saúde financeira da empresa. Assim, tanto a instituição quanto o consumidor têm uma ideia do que esperar ao fim da transação.

Vamos exemplificar? Imagine uma cafeteria que não padroniza suas produções. Cada café é feito de uma forma diferente. Nesse cenário, os clientes nunca terão a certeza de que o item comprado naquele estabelecimento terá a qualidade que esperam.

Como consequência dessa incerteza, a tendência é que os consumidores busquem uma nova loja.

Maior produtividade

Processos padronizados são fundamentais também pela potencialização da produtividade do time. Devido ao mapeamento e formalização de um modo específico de operação, as atividades diárias poderão ser mais otimizadas e instintivas para os colaboradores.

Treinamentos facilitados

Quando os processos padronizados são instaurados em uma instituição, a gestão é a responsável por entregar materiais consolidados que ilustram o desenvolvimento dos processos. Nesses conteúdos, serão demonstrados diagramas, matrizes de responsabilidade entre outras métricas.

A partir dessas informações, o treinamento de novos colaboradores será muito mais fluido e simples. Em casos de dúvidas sobre o funcionamento de algum equipamento ou execução de funções específicas, o cliente poderá acessar o material disponibilizado.

Melhor experiência do cliente

Um bom atendimento tem o poder de atrair um consumidor para retornar outras vezes ao seu negócio. Ao mesmo tempo, uma péssima experiência pode fazer com que o consumidor não apenas não retorne para a loja, como também prejudique a reputação do negócio.

Sendo assim, a experiência do cliente é uma peça fundamental para qualquer empresa. Processos de atendimento bem padronizados garantem a satisfação do consumidor e, consequentemente, o retorno ao negócio.

Redução de custos

A redução de custos é outro ponto que a padronização de processos pode auxiliar consideravelmente no cotidiano da empresa.

Uma atividade padronizada garante que as operações do negócio sejam feitas de maneira mais otimizada e sem desperdícios, o que está intrinsecamente ligado com a questão da otimização de recursos.

Como padronizar os processos financeiros?

Realize um diagnóstico dos processos atuais

O primeiro passo para a realização de uma padronização de processos é compreender qual o verdadeiro cenário do negócio naquele momento. Nesse cenário, o gestor deve fazer um diagnóstico financeiro da empresa.

Para isso, será necessário avaliar as demandas do negócio, bem como a verificação de pagamentos e recebimentos. Além disso, o gestor também deve verificar se essas informações estão sendo devidamente computadas, o auxílio de APIs de pagamento como a da Transfeera mostram-se grandes aliadas nesse momento.

Com esses dados em mãos, chega a hora de dar início a padronização dos processos propriamente ditos.

Defina os “gaps” e pontos a serem otimizados

Agora que você já fez o mapeamento de atividades para entender o momento atual de sua empresa, o próximo passo é verificar quais áreas devem ser melhoradas dentro das operações do negócio. 

É importante que você realize entrevistas com os colaboradores, perguntando quais foram as maiores dificuldades na realização das atividades. Através dessas respostas, será possível visualizar pontos de melhoria.

Monte um mapeamento dos processos e faça o seu fluxo ideal

Lembre-se: reuniões com a equipe sempre são momentos preciosos para identificar falhas e pontos de destaque no cotidiano dos negócios. Assim, o gestor consegue mapear a execução de cada setor separadamente, desenvolvendo diferentes formas de melhorias.

Para isso, apresente fluxograma (representações gráficas dos resultados obtidos em um período) que possam auxiliar na padronização dos processos.

Defina responsáveis

Após todos esses passos visando a otimização de processos, chega o momento da escolha dos cargos da empresa.

Nesse cenário, o gestor pode utilizar a matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted e Informed ou Responsável, Aprovador, Consultado e Informado), uma ferramenta que auxilia o colaborador a compreender sua função nas operações da empresa, contribuindo para seu aumento de produtividade.

Com cada colaborador tomando ciência de sua posição específica e entendendo exatamente quais funções deve realizar, o trabalho será muito mais otimizado e certeiro.

Desenvolva os materiais padrões

Ok, foram definidos os responsáveis por cada atividade. Agora é o momento em que o gestor padroniza os materiais que serão utilizados durante as operações da empresa. Além disso, ele também deve criar e definir os materiais que irão formalizar os processos.

Assim, a instituição será capaz de fornecer um passo a passo para o manuseio dos produtos, auxiliando os colaboradores e facilitando os processos de treinamento na empresa.

Conte com a tecnologia

A Revolução Digital veio para mudar drasticamente a forma como vivemos. Como não poderia ser diferente, o mundo dos negócios também sentiu os impactos dessas inovações desenvolvidas nas últimas décadas.

Sendo assim, a tecnologia tem um enorme potencial para facilitar as operações de uma instituição, tornando-as muito mais práticas, intuitivas e rápidas.

Além disso, as empresas focadas em tecnologia são grandes aliadas da padronização dos processos financeiros. Elas garantem que esse processo seja realizado de forma automatizada e muito mais completa em qualquer setor.

Apesar da expertise humana ser imprescindível para o andamento de um negócio, falhas operacionais são muito comuns durante o trabalho manual. Nesse cenário, APIs de pagamento surgiram com a função diminuir a margem de erros.

Além disso, os softwares são capazes de aumentar exponencialmente a produtividade do serviço, a eficácia dos processos e a economia no fim do mês.

Como implementar uma cultura de padronização de processos na organização?

Um ponto de extrema importância para você conseguir implantar um projeto de padronização de processos financeiros na sua empresa é: todos os envolvidos na atividade devem vestir a camisa e comprar a ideia.

É fundamental que cada colaborador esteja com a mentalidade alinhada e direcionada para tirar esse método do papel e colocá-lo em prática.

Mas afinal, como é possível implementar uma cultura de padronização de processos na sua empresa? Essa resposta é simples. Em primeiro lugar, você deve apresentar aos seus

colaboradores todos os benefícios que essas ações podem levar ao ambiente de trabalho.

Para isso, mostre números, métricas e evidências factíveis de que essas atitudes de fato serão produtivas para as operações.

Após esse primeiro passo, é fundamental que você realize treinamentos e tire todas as dúvidas sobre como será feita a padronização de processos. Para isso, compartilhe todo o conhecimento adquirido pela sua experiência na área. Lembre-se: uma equipe engajada por uma mesma causa tende a ser muito mais produtiva e, consequentemente, trazer resultados financeiros mais positivos.

Por que investir na automatização de processos financeiros?

Todos os fatores citados neste artigo nos fazem chegar ao seguinte questionamento: afinal, por que investir na automatização de processos financeiros?

Em resumo, ferramentas de automatização são grandes aliadas das empresas que buscam inovar suas operações. Logo, concluímos que para manter sua organização em relevância no mercado, atualizar o modo de trabalho e adotar a tecnologia como pilar de suas atividades é essencial. 

A automatização trabalha para facilitar a rotina de uma empresa. Com o auxílio de APIs, por exemplo, você poderá deixar tarefas mais mecânicas para a máquina enquanto foca em campos mais estratégicos que pedem a expertise humana.

Vamos exemplificar? A ContaTransfeera para receber é uma API desenvolvida para o recebimento de pagamentos via Pix. Com o auxílio dessa tecnologia, você terá mais possibilidades na sua rotina de recebimentos.

No caso da ContaCerta, pagamentos enviados para contas erradas nunca mais serão dores de cabeça para você. Essa plataforma foi pensada para validar dados bancários de seus parceiros e fornecedores (incluindo Pix). Tudo isso para facilitar suas rotinas de pagamento e tornar a padronização de processos mais otimizada.

Por fim, a ContaTransfeera para pagar foi desenvolvida para trazer mais facilidade às rotinas bancárias. Através dessa solução, você poderá fazer um ou milhares de pagamentos com a mesma eficiência e assertividade e com custo reduzido.

Quer ver na prática como as soluções Transfeera podem auxiliar na sua padronização de processos? Confira este case que mostra como a Psicologia Viva escalou seus números apenas utilizando nossas plataformas.

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