Ter conhecimento dos valores que devem entrar no caixa e ficar de olho para ver se eles realmente entraram, é uma tarefa importante do contas a receber. Isso porque, ao fazer o controle de recebimentos, sua empresa conseguirá realizar uma melhor gestão do fluxo de caixa. Assim, estará apta a tomar decisões mais precisas.
Portanto, saber como controlar o contas a receber de uma empresa é essencial para uma boa gestão financeira de negócios online. Por esse motivo, a seguir mostramos como você pode controlar as entradas de caixa com sucesso.
O que é controle de recebimentos?
O controle de recebimentos é uma ferramenta de gestão financeira que serve para acompanhar todas as receitas que sua empresa tem para receber. Elas podem ser provenientes tanto de pagamentos parcelados ou vencimentos futuros.
É o contas a receber a área responsável por controlar essas entradas. Dentre as atividades de rotina do time estão: coletar receitas, registrar transações, verificar pagamentos e resolver discrepâncias nas contas.
Qual a importância do controle de recebimentos?
O principal objetivo de ter um controle de recebimentos eficaz é o de otimizar o processo de cobrança. Ao fazer isso, a empresa online consegue inclusive minimizar o tempo necessário para receber seus pagamentos e eliminar o risco de dívidas que podem se tornar incobráveis.
Mas para você entender bem para que serve o controle de contas a receber (e a importância dessa atividade), confira a seguir seus benefícios.
Quais os benefícios do controle de recebimentos?
O controle do contas a pagar traz muitas vantagens como:
Ajuda a melhorar o fluxo de caixa
Uma boa gestão de recebíveis ajudará a manter o fluxo de caixa estável. Além disso, garante que o negócio online tenha uma quantidade suficiente de dinheiro para lidar com suas transações diárias e honrar com seus pagamentos.
Analisando o controle dos recebimentos a empresa consegue também, se for o caso, definir melhores datas para pagamentos de acordo com a previsão de receitas.
Mantém a boa saúde financeira do negócio online
Para gerenciar um negócio com sucesso, é preciso dinheiro, concorda? É controlando os recebimentos que será possível saber se a empresa está tendo mais lucros ou prejuízos.
Ter essa informação é importante para que o negócio virtual não corra o risco de cair em dívidas e nem ficar com falta de estoque de algum produto porque não possui dinheiro em caixa para comprá-lo.
Melhora a satisfação do cliente
A partir do momento que o contas a receber sabe como controlar o recebimento de cartão de crédito ou Pix, é possível também acompanhar como anda o desempenho dos seus clientes. Por exemplo: eles estão pagando em dia? O que a empresa pode oferecer como desconto e/ou ofertas para ter um registro estável de pagamentos?
Isso ajuda também a aumentar a transparência entre sua empresa e seus clientes, bem como a construir um vínculo mais forte.
Tomar decisões estratégicas
A importância do controle do contas a pagar e a receber está no fato de que ele dá à empresa uma visão bem clara e precisa das entradas e saídas de dinheiro. Baseando-se nesses insights, as tomadas de decisão são mais precisas, pois levam os dados em consideração.
Voltando aos dois exemplos que citamos, das dívidas e da falta de estoque, é a partir do controle de recebimentos e entradas que o negócio online consegue analisar o capital de giro para investimentos, quitação de dívidas etc.
Como fazer o controle de recebimentos?
Compartilhamos com você seis práticas infalíveis que poderão trazer bons resultados. Dê uma olhada:
1. Registre todas as contas a receber
Controle de contas a pagar não existe sem fluxo de caixa em dia e organizado. O motivo é bem fácil de entender: sem as informações corretas e precisas das entradas e saídas, e dos pagamentos a vencer e dos prazos que foram dados, não tem como saber de onde o dinheiro vem. Nem para onde ele vai.
Por isso, o primeiro passo é ter tudo registrado. Por “tudo”, entenda:
- As vendas a prazo
- As vendas parceladas
- Os pagamentos em atraso.
O ideal é que o registro seja feito com uma frequência diária para não correr o risco de que alguma informação se perca.
2. Faça categorização por tipo e data
Para um controle de recebimentos preciso, uma dica é organizá-lo por: data de vencimento, se o pagamento será feito por Pix ou outro meio de pagamento, origem da venda, entre outros critérios que você julgar pertinente.
Além disso, essa informação será útil para a previsão do tempo de compensação do pagamento. Se o cliente pagou por Pix, o valor entrará no caixa da empresa em questão de segundos. Já se optou por boleto, o prazo é de até 3 dias úteis.
No caso do cartão, o recebimento pode levar 30 dias se a antecipação de recebíveis não for solicitada.
Leia também:
- Pix ou cartão de crédito e débito: qual opção é mais vantajosa para o negócio online
- Boletos bancários ou Pix: quais as diferenças entre as duas formas de pagamento?
3. Classifique os recebimentos em ordem cronológica
Essa prática ajuda a prevenir a inadimplência, pois dá ao contas a pagar uma visão bem mais precisa dos recebimentos previstos. Com esse controle, a empresa consegue até tomar ações mais rápidas no caso de pagamentos em atraso.
Do mesmo modo, a classificação das entradas em ordem cronológica ajuda a equipe a se focar nos pagamentos que estão para entrar (e não nos que entrarão daqui a dois meses). Por isso, a dica é elencar os recebimentos dos mais recentes aos mais tardios.
4. Faça o controle de recebimentos em um lugar seguro
Todos os registros das entradas devem estar em um lugar seguro e de fácil acesso. Não só isso, mas também devem estar acessíveis apenas às pessoas autorizadas.
É possível optar por desde um livro de registros, passando por uma planilha ou até um sistema para pagamentos. Se você não quer correr o risco de perder os seus dados, o local mais seguro para controle de recebimentos é em uma solução voltada para isso.
Adicionalmente, sistemas para pagamentos possuem controles de proteção contra acesso de hackers. Ou seja, é uma maneira de manter todas as informações de entradas e saídas bem protegidas.
5. Registre as receitas
Essa ação tornará a vida do contas a pagar mais fácil. Uma vez com os registros de todas as entradas previstas no caixa em mãos, a equipe pode cruzar dados e identificar os pagamentos.
Consequentemente, o controle das movimentações do caixa é feito mais rápido e precisamente.
6. Defina uma periodicidade para o controle de contas a receber
Conforme comentamos, para evitar acúmulos de registros e também garantir um melhor controle dos recebimentos, o ideal é que o fluxo de caixa seja atualizado diariamente.
Também como destacamos, é importante que as vendas sejam cadastradas todos os dias, categorizando-as e classificando-as por ordem de data de recebimento. Na hora de realizar o controle propriamente dito, tudo será mais rápido.
O controle pode ser realizado uma vez por semana, a cada quinzena ou mensalmente. Tudo depende do fluxo de entradas do seu negócio. Contudo, na hora de fazê-lo, não esqueça de ter em mãos os extratos bancários e demais comprovantes de pagamentos.
Como a tecnologia pode ajudar no controle de recebimento?
Além de manter todas as informações seguras e facilmente acessíveis, a tecnologia pode automatizar os recebimentos.
Com uma solução para automatizar os recebimentos os registros ocorrem automaticamente e em tempo real dentro do sistema. Essas soluções geralmente enviam comprovantes a cada recebimento, o que ajuda também no controle do fluxo de caixa.
No entanto, é possível tornar todo o processo ainda mais agilizado. Com a solução de pagamentos da Transfeera, sua empresa não precisa esperar o tempo de compensação de recebimentos.
Temos uma API que pode ser integrada ao seu ERP financeiro e que a cada quantia recebida envia um alerta e comprovante. Isso tudo ocorre em tempo real, garantindo mais transparência e agilidade no relacionamento, além de facilitar o processo de conciliação bancária.
Com a Transfeera você consegue também tornar mais fácil o processo de cobrança em tempo real graças aos pagamentos por Pix. Nesse caso, a plataforma emite QR Codes estáticos ou dinâmicos de cobrança. Em termos práticos, isso significa que seu dinheiro é compensado na hora e garante um fluxo de caixa 7 dias na semana sem parar.
Confira agora todas as vantagens de integrar a solução de pagamentos da Transfeera com uma API diretamente no ERP, e tenha o controle de todas as entradas e as saídas de dinheiro da sua empresa de forma automatizada e em poucos segundos!
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