Para um negócio virtual, o estoque é um dos seus grandes pilares. Sem ele não há vendas, e se a empresa enfrenta problemas frequentes – como divulgar em seu site um item que não está disponível – as chances de os clientes voltarem a visitar a loja diminuem gradativamente.
O controle de estoque ajuda a evitar que isso aconteça, pois garante que o negócio tenha a quantidade certa de produtos para atender a demanda. Com isso, influencia na retenção de clientes e também nos lucros.
Ao longo deste texto, entenda qual a importância do controle de estoque para e-commerces e lojas físicas, e veja como fazê-lo.
O que é controle de estoque?
Controle de estoque é o processo de analisar e monitorar a quantidade de mercadorias que uma empresa possui armazenado para vendas. É igualmente conhecido por gestão do estoque ou gestão de inventário.
Podemos dizer ainda que o termo se refere à otimização dos níveis de estoque a fim de manter o nível ideal para atender à demanda dos clientes. Em outras palavras, tem a ver com encontrar o equilíbrio entre a entrada de produtos ou matéria-prima e a saída dos mesmos.
Dentre seus objetivos, destacamos:
- Fazer o acompanhamento das flutuações de estoque;
- Monitorar a condição dos itens;
- Entender a demanda do cliente;
- Determinar os custos de cada produto;
- Calcular os custos de transporte, manuseio e armazenamento.
Adicionalmente, seja com uma planilha de controle de estoque ou com um sistema de gerenciamento, o controle, como veremos, garante que a empresa não tenha gastos desnecessários com armazenamento de itens que não têm saída, e nem que perca clientes devido à falta de produtos.
Para que serve o controle de estoque?
Ter um bom controle de estoque ajuda a melhorar a previsão de vendas de uma empresa. Ao analisá-lo, ela consegue entender os itens que possuem mais saída, aqueles que são sazonais e os que costumam demorar para ser vendidos.
Com essas informações, é possível colocar diversas estratégias em prática, como uma melhor precificação de produtos e descontos.
Além do mais, a partir do momento que se sabe quais produtos são bem-sucedidos e quais são apenas “peso morto”, as perdas financeiras diminuem. Por isso, o controle de estoque contribui para o aumento nos lucros.
Monitorar o inventário é fundamental também para quem deseja criar uma estratégia omnichannel e vender por diferentes canais. Isso porque, sem essa gestão fica muito difícil garantir que o cliente encontre o que deseja independentemente do canal sendo utilizado.
Outra importância do controle de estoque está em uma gestão mais fácil, pois os produtos podem ser mais rapidamente localizados, separados e embalados. Para negócios online, isso se traduz em entregas mais rápidas.
Como fazer o controle de estoque?
Esses cinco passos podem ajudar:
1 – Faça um inventário de estoque
O passo inicial é listar tudo o que a empresa possui em estoque, bem como a quantidade de cada item. Se utilizar uma planilha ou ficha de controle de estoque, registre também a data de validade de cada produto (se for o caso).
Também aqui deve-se fazer o registro de todas as entradas e saídas das mercadorias. Explicando melhor, cada vez que um item for adquirido, vendido ou retornado por conta de uma devolução, é indicado informar o evento e a data em que ele ocorreu.
2 – Revise os níveis de estoque
Com a listagem do inventário fica mais fácil analisar os produtos que têm pouco giro, são sazonais, que estão parados há muito tempo ou que estão armazenados em grande quantidade. Esse passo é fundamental para o desenvolvimento de planos de ação voltados a movimentar o estoque e evitar desperdícios.
Grave que a regra aqui é: “nem de mais, nem de menos”.
3 – Verifique os itens com maior margem bruta
Os itens vendidos com maior margem bruta são aqueles que dão mais lucros para a empresa. Conhecê-los permite gastar mais energia nas vendas que ajudarão no ganho da lucratividade, ao invés de focar esforços em ações que poderão não significar muitos ganhos.
4 – Conheça a taxa de giro de estoque
Primeiro, entenda que essa taxa serve para verificar a eficiência do planejamento de estoque. Quando ela está baixa, significa que o estoque está sendo movimentado muito lentamente. A consequência é produtos parados, antigos e com altos custos de manutenção.
Em contrapartida, uma alta taxa de giro pode ser um alerta de que a empresa não tem estoque suficiente disponível para atender às necessidades do cliente.
Entendido isso, para conhecer a taxa, basta dividir o custo das mercadorias vendidas pelo custo do estoque disponível:
- Taxa de giro de estoque = custo das mercadorias vendidas ÷ custo do estoque disponível.
5 – Estabeleça uma política de controle de estoque
Uma política de controle de estoque deve conter:
- As informações dos itens que não podem faltar, isto é, que precisa estar disponível no estoque;
- O volume mínimo e máximo de cada produto, para que somente a quantidade certa de itens seja comprada;
- As datas ou os períodos para as compras das mercadorias;
- A frequência que deve ser realizada uma contagem dos itens em estoque;
- Como devem ser feitas as negociações com os fornecedores.
Como manter o controle de estoque para ecommerce?
Além dos passos acima, os e-commerces precisam:
1 – Saber o tipo de estoque que devem ter
Aqui existem duas possibilidades: dropshipping ou regular.
No primeiro caso, a loja virtual não mantém os produtos que vende em estoque. A compra dos itens é realizada somente à medida que os pedidos são feitos. Para isso, a empresa adquire os produtos de fornecedores, os quais são geralmente atacadistas ou fabricantes.
Colocando em outros termos, a loja virtual atua como uma intermediária. Vale destacar que esse método é mais indicado para negócios que possuem pouco capital a ser investido em estoque.
Por sua vez, o tipo regular de estocagem é o contrário do dropshipping, já que exige que o comerciante mantenha um estoque físico.
2 – Fazer o controle do inventário
Ao saber qual método adotar, é de suma importância ter uma frequência no controle do inventário. Como estamos falando de negócios digitais, o recomendado é fazer esse controle online e em tempo real. Isso evita que clientes comprem produtos que já esgotaram.
3 – Mapear o fluxo
Principalmente em um e-commerce, além da compra e venda das mercadorias existem as devoluções, as trocas, os pedidos de reembolso e os itens com defeito. Compreender o fluxo de cada item é indispensável para um bom gerenciamento das vendas.
Isso possibilitará tomadas de decisão acertadas quanto à estratégia de precificação e à frequência de reposição (considerando também as demandas sazonais). Para conhecer esse fluxo, é preciso analisar o histórico de vendas.
Quais as principais ferramentas para fazer esse controle?
O controle de estoque pode ser conduzido de duas maneiras: manual ou de modo automatizado. A opção por um ou outro modelo depende principalmente do tamanho do negócio.
Empresas que estão começando podem preferir adotar a planilha, talvez até por uma questão de economia de despesas. Nesse caso, ela precisa ser muito bem elaborada e o seu preenchimento deve ser feito com um cuidado redobrado.
Já se o negócio for maior, ou até mesmo se ele for ainda pequeno mas que haja um desejo de crescer, o controle precisa ser automatizado. O motivo é que um sistema registra automaticamente todas as movimentações de maneira integrada com outros departamentos, como vendas e financeiro.
Lembre-se que em e-commerces tudo ocorre de forma dinâmica. Por essa razão, uma ferramenta de gestão costuma ser uma opção muito adotada para garantir que o cliente tenha um atendimento rápido e que todo o estoque seja controlado eficazmente.
O que uma planilha de controle de estoque deve ter?
Caso opte por uma planilha de controle de estoque, certifique-se de que ela contenha informações detalhadas de cada produto, como:
- Características;
- Preço que o item foi comprado;
- Preço de venda do produto;
- Quantidade de itens em estoque;
- Local do estoque em que o produto se encontra;
- Cuidados para armazenagem;
- Validade (se for o caso); e
- Datas de movimentações.
Por que o controle de estoque é importante para lojas físicas e ecommerce?
Um dos aspectos mais cruciais de um negócio, independente se ele for virtual ou físico, é saber quais produtos devem estar estocados e em qual quantidade.
Afinal, se por um lado é preciso ter estoque para atender os clientes, por outro, de nada adianta ter uma quantidade excessiva de um item que tem pouca saída. Nesse caso, os custos de armazenamento inevitavelmente aumentam.
Outra importância do controle de estoque é que, quando realizado corretamente, melhora a imagem da marca. A razão é que quanto menos o negócio virtual tiver falta de produtos, mais os clientes lembrarão de procurá-lo.
Reforçamos ainda que o controle reduz a dependência dos gestores em achismos. Em termos práticos, isso significa que eles contarão com dados precisos para prever vendas futuras e trabalhar com ações de marketing para melhorar o giro de estoque.
Falando no assunto, com a forte concorrência entre e-commerces, controlar o inventário de perto permite que a empresa faça descontos tanto para atrair novos clientes, quanto para aumentar a saída de produtos e movimentar aqueles que estão parados.
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Conclusão
Um controle de estoque eficiente possibilita às organizações atender às demandas dos clientes sem que elas precisem desperdiçar dinheiro com excesso de mercadorias. Além disso, garante que os produtos estejam disponíveis quando as pessoas desejarem comprá-los.
A falta de controle, por outro lado, pode causar problemas de armazenamento e logística. A fim de procurar ao máximo evitar estoque parado e vendas de produtos inexistentes, e ainda aumentar o ticket médio, você pode adotar a abordagem da Curva ABC.
A metodologia identifica os produtos que trazem mais valor para o seu negócio digital, permitindo investimentos mais acertados na compra de mercadorias. Para saber mais sobre o tema, leia agora mesmo o artigo:
Curva ABC: como utilizar e quais benefícios na gestão de estoque
