A conciliação de cartões é um processo indispensável para manter a saúde financeira de um negócio. Por meio dela, a empresa consegue acompanhar o faturamento, contabilizar o lucro, prever o fluxo de caixa e detectar possíveis divergências entre as vendas realizadas e os valores efetivamente recebidos das operadoras de cartão.
Portanto, saber como fazer conciliação de cartões é essencial para garantir uma gestão financeira segura e confiável, principalmente em um cenário onde os pagamentos eletrônicos se tornaram predominantes. A seguir, entenda como realizar esse processo. Boa leitura!
O que é Conciliação de Cartões?
A conciliação de cartões é um processo em que os registros de vendas efetuadas via cartão de crédito e débito são comparados com os repasses das operadoras de cartão e outros meios de pagamento. Na prática, a empresa verifica se as taxas cobradas, os valores pagos, os prazos e os descontos estão corretos.
Graças a esse processo, o financeiro evita prejuízos decorrentes de cobranças indevidas, taxas inesperadas ou fraudes. Além disso, a conciliação é uma maneira de garantir que as vendas e os pagamentos por cartão estejam corretamente registrados no caixa.
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Como fazer Conciliação de Cartões?
Como você viu, realizar a conciliação de cartões é indispensável para garantir que seu negócio online receberá o repasse correto pelas vendas efetuadas. Veja o passo a passo de como conduzir o processo:
Reúna os dados das vendas realizadas
O primeiro passo é obter uma visão clara do que foi vendido e do que sua empresa deve receber. Para isso, reúna os seguintes dados das vendas feitas com cartão de débito e crédito:
- Data da venda
- Valor total da transação
- Bandeira do cartão utilizado
- Taxa de desconto aplicada
- Parcelas (se houver)
- Taxa aplicada pela adquirente
Compare com os relatórios das adquirentes
Com as informações coletadas, a etapa seguinte é compará-las com os dados passados pelas adquirentes. Ao fazer essa comparação, o financeiro pode verificar com precisão se os recebimentos esperados coincidem com a quantia que as adquirentes irão repassar.
Analise as divergências
É possível que, durante a conciliação, sejam identificadas divergências entre os valores das vendas realizadas e os valores informados pelas adquirentes. Por exemplo, pode ser que alguma venda não conste no relatório enviado pela adquirente. Nesse caso, pode ter havido alguma falha no processamento.
Outro problema que pode ocorrer é a cobrança de taxas indevidas ou até mesmo um erro no valor. Seja qual for a situação, é importante fazer uma análise minuciosa para evitar prejuízos e buscar resolver as discrepâncias o quanto antes.
Corrija inconsistências
Para corrigir divergências a empresa pode:
- No caso de cobrança indevida, o financeiro pode entrar diretamente em contato com a adquirente e solicitar informações ou esclarecimentos. Para tanto, certifique-se de ter em mãos documentos que comprovem o erro, como relatórios internos e contratos firmados.
- Se o problema for uma cobrança indevida, o indicado é revisar o cadastro de vendas para corrigir algum erro de lançamento. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando um valor é registrado incorretamente ou quando a taxa de desconto aplicada não corresponde ao combinado.
Tenha em mente que o importante é garantir que todas as vendas realizadas sejam devidamente recebidas. Afinal, uma boa conciliação de cartões traz mais segurança financeira e contribui para um fluxo de caixa saudável.
Sistema de Conciliação de Cartões: como funciona?
A conciliação de cartões pode ser feita manualmente ou por meio de sistemas de pagamento. Estes últimos automatizam etapas importantes, economizam tempo e ajudam a evitar erros manuais que podem causar prejuízos financeiros. Veja como eles funcionam:
Importação automática de dados
Uma plataforma conciliadora de cartões traz como principal benefício a importação automática de dados das vendas. O software se conecta com os adquirentes e bancos, e também faz o registro em tempo real das transações.
Essa funcionalidade torna todo o processo de conciliação mais ágil e eficiente, garantindo que os gestores tenham acesso a informações atualizadas em tempo real.
Relatórios detalhados
Esta é outra vantagem de sistemas de conciliação: a emissão de relatórios detalhados que permitem o acompanhamento dos recebíveis de forma prática e rápida. Com eles o financeiro consegue obter informações sobre:
- As vendas realizadas por bandeira de cartão;
- As taxas aplicadas por cada adquirente;
- Os valores liquidados e as datas de pagamento;
- Eventuais divergências ou inconsistências identificadas.
Agilidade e precisão
Por tornar a conciliação de cartões automatizada, os sistemas eliminam tarefas repetitivas e manuais, como input dos dados, cálculos de taxas e conferência de relatórios. Isso garante mais precisão ao processo, além de agilidade.
Muitos sistemas ainda oferecem a funcionalidade de alertas automáticos em caso de divergência. Desse modo, as inconsistências são rapidamente identificadas e, consequentemente, podem ser corrigidas antes de afetarem o caixa da empresa.
Por que a Conciliação de Cartões é importante?
Você entendeu o que é conciliação de cartões e como o processo é conduzido. Também viu que ela ajuda a garantir que seu e-commerce ou marketplace terá os recebimentos corretos pelas vendas efetuadas. Mas a conciliação de cartões vai além do simples controle de recebíveis.
Confira abaixo outros motivos que fazem desta atividade um pilar importante da gestão financeira:
Controle financeiro
Como qualquer conciliação, a de cartões de crédito e débito permite que a empresa tenha um controle financeiro muito mais preciso. Esse controle, por sua vez, ajuda o financeiro a detectar e evitar surpresas negativas no caixa, e assim, ter a certeza de que ele reflete a realidade e as expectativas dos recebimentos.
A conciliação de cartões é ainda importante, pois permite:
- A identificação de taxas cobradas indevidamente;
- O acompanhamento do fluxo de recebíveis;
- Ter uma previsão precisa do impacto dos parcelamentos no fluxo de caixa;
- A identificação de erros internos que podem comprometer a contabilidade interna como lançamentos incorretos.
Redução de fraudes
Quando não há um controle financeiro adequado as fraudes podem passar despercebidas. Nesse sentido, outra importância da conciliação de cartões está justamente na prevenção e detecção de fraudes. Durante o processo é possível identificar:
- Transações que não foram liquidadas corretamente;
- Cobranças duplicadas ou indevidas pelas adquirentes;
- Descontos de taxas acima do contratado.
Tomada de decisão estratégica
Ao realizar a conciliação de cartões, o financeiro fica a par de dados sobre:
- Volume de vendas por meio de cartões;
- Impacto das taxas cobradas pelas adquirentes no lucro;
- Previsão exata dos recebíveis futuros.
Essas informações são essenciais para que a empresa possa conduzir outras frentes, como: planejar ações comerciais, negociar melhores condições com as operadoras de cartão e até mesmo definir estratégias de precificação. Com um planejamento preciso, a empresa evita riscos desnecessários e aproveita oportunidades de forma mais segura.
A conciliação de Cartões demora quanto tempo?
O tempo para conciliar cartões varia de acordo com a maneira pela qual o processo é realizado. Dê uma olhada:
Conciliação manual
Na conciliação manual o financeiro precisa fazer os registros individuais das vendas e dos recebimentos e, em seguida, comparar essas informações com as disponibilizadas pela adquirente.
Dependendo do volume de vendas, um único colaborador pode gastar, em média, de 4 a 8 horas por semana para fazer isso. Vale considerar ainda que, além de consumir tempo, o processo manual aumenta o risco de erros humanos, o que pode gerar prejuízos financeiros e afetar o fluxo de caixa.
Conciliação automatizada
A conciliação automatizada é conduzida por meio de softwares. Conforme você viu, são ferramentas que integram o sistema de vendas e os relatórios das adquirentes. Essa característica possibilita que o processo seja realizado em poucos minutos.
Importante destacar também que sistemas que realizam a conciliação de cartões fazem a comparação das informações em tempo real, gerando relatórios com as divergências identificadas. Ou seja, não é preciso que um ou mais colaboradores percam tempo analisando cada recebível individualmente e comparando com as informações das adquirentes.
Quando usar uma Conciliadora de Cartões?
O uso de uma conciliadora de cartões é especialmente indicado para empresas que possuem um grande volume de vendas realizadas por cartão de crédito ou débito. Do mesmo modo, negócios que estão em fase de crescimento devem considerar um sistema automatizado.
Outra maneira de saber se está na hora do seu negócio virtual investir em uma conciliadora de cartões é observando se as seguintes situações têm se tornado frequentes:
- Diferenças entre o valor vendido e recebido;
- Cobranças de taxas indevidas;
- Dificuldade em identificar divergências nos relatórios;
- Erros em lançamentos e na conciliação;
- Profissionais gastando muito tempo no processo em vez de atuarem mais estrategicamente.
Como escolher o melhor Conciliador de Cartões?
Se você deseja otimizar o processo de conciliação bancária, precisa encontrar a ferramenta certa. Abaixo, compartilhamos com você alguns itens para levar em consideração:
Integração com as principais adquirentes
O primeiro ponto a ser analisado é se o conciliador de cartões se integra com as principais adquirentes do mercado, especialmente aquelas com as quais a sua empresa trabalha.
Adicionalmente, certifique-se de que a integração é automática, pois, assim, todos os dados das transações serão importados sem a necessidade de baixar relatórios manualmente.
Relatórios customizáveis
Um bom conciliador de cartões deve possibilitar a geração de relatórios customizáveis para que o financeiro possa escolher quais informações analisar. Por exemplo, o gestor pode querer verificar a previsão de recebíveis por período e por uma determinada adquirente.
Lembre-se que relatórios personalizados facilitam a tomada de decisão. Por isso, certifique-se de que o sistema avaliado ofereça essa opção.
Automação completa
Sistemas conciliadores de cartão trazem o diferencial da automação. No entanto, ao avaliar as soluções disponíveis, busque por uma que ofereça automação completa do processo, desde a importação de dados até a identificação de divergências.
Sobre as inconsistências, é indicado que o sistema alerte em tempo real qualquer discrepância encontrada.
Suporte técnico ágil
A pior coisa que existe para quem utiliza qualquer tipo de sistema é ficar na mão justamente quando um problema de usabilidade, configuração, entre outros, surge. O que falar de um conciliador de cartões?
Por tratar de informações financeiras que são cruciais para a saúde de uma negócio, é imprescindível que o sistema conciliador escolhido ofereça suporte técnico rápido e eficiente.
Conclusão
A conciliação de cartões dá mais controle e segurança às empresas. Se o processo for automatizado, os ganhos são também na eficiência financeira e redução de erros e de custos.
Por falar nisso, reduzir custos e aumentar a eficiência são duas das principais vantagens da automação. Como cada vez mais os sistemas automatizados têm sido a escolha de negócios que desejam ter mais segurança e simplificar fluxos de trabalho financeiros, temos uma boa notícia: desenvolvemos um material 100% gratuito que mostra um passo a passo de como levar a automação financeira para a sua empresa.
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