Finanças bem geridas pode ser sinônimo de uma gestão de cobrança eficaz. Por sua vez, a eficácia na cobrança é uma maneira de reduzir a inadimplência. Tudo isso não é novidade para você, mas o que talvez você tenha dúvidas é sobre como tornar esse processo mais rápido.
Para te ajudar, apresentamos uma ferramenta conhecida por billing. Basicamente, o que ela faz é tornar os processos financeiros de cobrança mais ágeis e eficientes por meio da automação.
Se você quiser entender melhor o que significa billing e quais vantagens ele pode trazer para o seu negócio, invista alguns minutos na leitura deste texto.
O que é billing?
Billing é um sistema de cobrança que emite faturas automaticamente. Não apenas isso, mas a ferramenta também controla todo o processo de cobrança do início ao fim, tornando o financeiro mais eficaz.
Empresas que contratam sistema de billing contam com uma tecnologia responsável por:
- Personalizar critérios de cobrança de acordo com cada cliente (como por exemplo, o valor, a data de pagamento, juros e multas);
- Emitir faturas;
- Enviar cobranças no momento certo;
- Emitir Nota Fiscal;
- Fazer interface com os bancos e outras empresas de pagamento; e
- Gerar relatórios.
Pense em você, como consumidor. Sabe aquele boleto que chega todos os meses automaticamente no seu e-mail? Na grande maioria dos casos, é uma ferramenta de billing que está por trás disso, afinal, dependendo do número de clientes que uma empresa possui, é inviável fazer toda essa gestão manualmente.
Portanto, perceba que qualquer empresa pode se beneficiar de uma plataforma de billing, especialmente aquelas que fazem cobrança recorrente.
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Por que o billing é importante para empresas?
Garantir que clientes recebam a fatura no momento certo e sem erros de cálculo são dois itens que justificam a importância de um software de billing. Além disso, a ferramenta apoia e melhora a tomada de decisão.
Para entender: os dados são ativos preciosos para qualquer empresa, pois é a partir deles que gestores têm insights e podem desenhar planos de ação. Um sistema de billing simplifica a coleta de dados, pois mantém um registro de todas as faturas.
Do mesmo modo, a plataforma oferece dados como: horários de pico de compra, produtos que têm mais saída, meio de pagamento mais utilizado, entre outros. Esses dados são igualmente úteis para o planejamento de vendas e marketing de médio e longo prazo.
Destacamos ainda que, como o billing tem o objetivo de trazer eficácia aos processos de cobrança, ele é importante também por garantir que:
- O fluxo de caixa da empresa seja mantido e
- Os produtos ou serviços sejam pagos.
Outra situação comum em muitas empresas é a falta de controle dos prazos dos contratos e dos pagamentos dos clientes. Infelizmente, ainda existem situações nas quais os clientes deixam de pagar ou finalizam um plano, por exemplo, e demoram para serem contatados.
Essa taxa de cancelamento (churn) involuntário, pode ser reduzida consideravelmente com um bom sistema de billing. Por essa razão, a ferramenta é útil também para garantir uma base de clientes ativa.
Como automatizar o billing pode impulsionar sua empresa?
Automatizar o billing significa uma gestão de cobranças mais eficiente. Muito provavelmente até aqui você já entendeu isso. Outros motivos que justificam a automação do billing são:
Processo com agilidade
Fazer o controle das datas de pagamentos, gerar cobranças, emitir e enviar notas fiscais e controlar os recebimentos são tarefas que exigem tempo. Um sistema de billing faz isso de forma automatizada.
Além de mitigar erros, a ferramenta agiliza o processo de cobrança e possibilita ao time de finanças trabalhar em tarefas de mais valor agregado, como por exemplo elaborar estratégias para que inadimplentes fiquem em dia com seus pagamentos.
Redução de custo
Uma das razões pelas quais empresas investem em software de billing é para acabar com a morosidade dos processos manuais. Quanto mais tempo as atividades de cobrança levam, mais gastos a organização tem com os profissionais envolvidos.
Adicionalmente, processos manuais são sujeitos a erros. Por exemplo, uma cobrança enviada com um valor inferior ou até mesmo clientes que cancelam contratos por causa de erros em faturas representam prejuízos a qualquer negócio.
Automatizar o billing é a maneira ideal de assegurar que o processo seja conduzido com precisão.
Diminuição de inadimplência
Um sistema de billing possibilita aos profissionais do contas a receber terem um panorama mais preciso sobre os pagamentos de seus clientes. Para exemplificar, eles conseguem ver quem está em atraso e de quantos dias é esse atraso.
Assim, conseguem agir com mais precisão para tentar reverter o quadro e garantir o fluxo de caixa.
Dica Transfeera: para ter um melhor controle dos seus processos de cobrança, não deixe de analisar indicadores como carteira por faixa de atraso, first payment default, entre outros. Saiba mais em:
Eliminação de erros nas cobranças
Nunca é demais repetir que os erros nas cobranças são eliminados com o billing. Batemos nessa tecla porque sabemos o quanto um erro aparentemente simples pode representar problemas para o fluxo de caixa (e para a imagem da empresa).
Por mais capacitados que sejam os profissionais de uma organização e por melhores que sejam os processos colocados em prática, não tem jeito: pessoas cometem erros.
Um sistema de billing faz todos os cálculos e considera os critérios de cobrança de cada cliente. Dessa maneira, os erros nas cobranças são eliminados.
Satisfação dos clientes
Coloque-se no papel de um cliente. Imagine que você tenha adquirido um plano mensal de um clube de assinatura. Em um mês, a fatura é enviada com atraso e por conta disso você terá que pagar juros. Você tenta entrar em contato com o atendimento, mas ninguém consegue resolver o problema.
Meses depois, o valor ou a data de vencimento da fatura está errado. Sem dúvidas, essa empresa passa uma imagem de desorganização, concorda?
O billing diminui consideravelmente as chances de erros como esses acontecerem. Consequentemente, aumenta a probabilidade de clientes satisfeitos com o sistema de cobrança.
Dicas para melhorar o processo de cobranças
Um sistema de billing garante mais acuracidade às atividades de cobrança. Isso não significa que você não possa melhorar ainda mais o processo.
A primeira dica que damos é oferecer aos clientes o Pix como meio de pagamento, pois ele possui compensação instantânea (ao contrário de boletos, por exemplo).
Para cobranças recorrentes, o Pix cobrança pode fazer toda a diferença. Entenda aqui como ele funciona na prática.
Outra dica é definir estratégias e condições para notificações de clientes inadimplentes. O ideal é padronizar a rotina de cobranças e para isso existe uma ferramenta chamada de régua de cobrança. Ela nada mais é do que uma sequência de atividades que são colocadas em prática conforme os prazos são atingidos.
Em outras palavras, se trata de uma ferramenta que define como a cobrança será feita. Por exemplo, após quantos dias de atraso no pagamento o cliente deve ser notificado? A notificação é feita via e-mail, mensagem instantânea ou telefone?
Vale dizer que a gestão de cobranças pode ser melhorada analisando o processo em si. Explicando: pode ser que a gestão esteja com problemas porque possui atividades desnecessárias ou gargalos.
Portanto, verifique cada etapa do processo e veja o que é realmente necessário e o que precisa ser melhorado (e o que deve ser mantido). Normalmente, quanto mais enxuto é um processo, mais eficaz ele é.
A rotina de pagamentos Transfeera e billing se relacionam?
Como você viu, billing é um sistema de cobranças que emite faturas. Ele tem como objetivo facilitar e automatizar a gestão de cobranças. Já a Transfeera é uma plataforma de pagamentos que gerencia as entradas e saídas em um só lugar.
Quando uma loja virtual utiliza a Transfeera, toda vez que um cliente faz um pagamento, o e-commerce ou marketplace é notificado, pois o software envia alertas a cada nova entrada de valor na conta, o que agiliza o controle dos recebimentos.
Também como você entendeu até aqui, o billing é um meio de controlar melhor as entradas de dinheiro. Com a infraestrutura de pagamentos da Transfeera, empresas como a sua têm esse mesmo benefício, mas com algumas vantagens adicionais:
- Ao receber com a Transfeera, o controle de todas as entradas e as saídas de dinheiro da sua empresa é realizado diretamente na plataforma ou no ERP;
- A Transfeera segue as políticas de privacidade da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), práticas internacionais do CIS (Center for Internet Security), autenticação com dois tokens e está em conformidade com as regras do Banco Central do Brasil;
- A solução é fácil de implementar e oferece um suporte humanizado e atendimento personalizado.
A plataforma da Transfeera também facilita o processo de cobrança por meio de emissão de QR Codes estáticos ou dinâmicos para pagamentos via Pix. Na prática, receber por Pix significa fluxo de caixa 7 dias da semana, 24 horas por dia.
Em suma, o que queremos dizer com isso é que sua empresa pode contar com a Transfeera para enviar QR Codes de cobrança aos clientes, gerenciar os pagamentos e realizar a consolidação bancária.
O sistema de billing pode ser utilizado para envio de NFs e fornecer os usuários com os dados de compras dos clientes (horário, produto vendido, meio de pagamento utilizado, entre outros).
E já que o assunto é gestão de cobrança, recomendamos:
Conclusão
O billing emite e controla as faturas de um negócio. Empresas que investem em sistemas de billing buscam principalmente reduzir a inadimplência, uma vez que a ferramenta tem foco na automatização da gestão de cobranças.
A Transfeera também automatiza a gestão de pagamentos e, graças aos recebimentos via Pix, facilita o controle das entradas e contribui para que empresas não precisem esperar dias para o tempo de compensação.
A solução pode ser integrada ao seu ERP via interface ou API. Em ambas as opções, você pode ter a certeza de que focamos em segurança e agilidade na gestão do processo.
Clique aqui e conheça a Infraestrutura de pagamentos da Transfeera.
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