Saber o que é backoffice significa garantir que as operações do seu negócio fluam sem atritos e tragam os resultados esperados. Aliás, ele é tão importante para uma empresa, que pode fazer crescer ou quebrar uma organização.
Apesar disso, o que faz um backoffice pode não ser muito claro para muitas pessoas. Se esse for o seu caso, já comece entendendo que ele se refere aos bastidores de uma empresa. Mas, para ficar mais claro, acompanhe este artigo e tire todas as suas dúvidas!
O que é Backoffice?
Backoffice é um conjunto de atividades que dão suporte e possibilitam as operações de uma empresa. Pode ser considerado como a base para o sucesso operacional e financeiro de uma organização.
O significado de backoffice fica mais fácil de ser compreendido quando fazemos uma tradução livre do termo: “parte de trás do escritório”. Ou seja, são os processos e atividades que não são vistos pelos clientes.
Fazendo uma analogia, pense no pãozinho de todos os dias. Para ele chegar nas prateleiras da padaria ou do supermercado, existe todo um processo que se desenrola nos bastidores.
Por exemplo, é preciso comprar os ingredientes, misturá-los conforme a receita, preparar bem a massa, entre outras atividades. O pão que vemos é o resultado de tudo que aconteceu horas antes.
Em toda empresa acontece a mesma coisa. Os produtos e serviços que estão disponíveis para os clientes somente existem porque há uma rede de profissionais por trás que cuida de diferentes atividades. Entenda a seguir.
Backoffice: o que faz?
O oposto de backoffice é front office, isto é, “linha de frente”. Voltando à nossa analogia, se o padeiro, por exemplo, fica no backoffice, os atendentes que têm contato direto com os clientes estão no front office.
Mas o que faz um backoffice exatamente? Existem diversas atividades que o englobam, como:
- Contabilidade;
- Controladoria;
- Administrativo;
- Recursos Humanos;
- Marketing;
- Jurídico;
- Etc.
Sendo assim, note que quando usamos o termo backoffice, nos referimos a um conjunto de atividades que não são vistas diretamente pelos clientes, mas que são responsáveis por lidar com questões financeiras e administrativas de uma empresa.
Como funciona o Backoffice
O backoffice cuida dos bastidores. Em outras palavras, dos serviços indiretos. Na prática, isso significa que ele é responsável pelas etapas que entregarão valor ao cliente.
Basta pensar na venda de um produto. Ela envolve a produção ou a compra do mesmo, além de atividades como marketing, contratação de pessoal, gestão de estoque, contratos, suporte, atendimento, entre muitas outras funções.
O que é importante para o backoffice é o resultado final, que nada mais é do que uma venda concluída e clientes satisfeitos.
Qual a diferença entre Backoffice e Core Business?
Backoffice e core business são dois conceitos bem diferentes. O primeiro, como vimos, é responsável pelas operações internas, como aquelas relacionadas à administração e às finanças. Por sua vez, o core business refere-se à atividade-fim da empresa.
Por exemplo, em uma empresa de gestão financeira, o core business seria a oferta de soluções ou serviços financeiros personalizados, como consultoria ou planejamento financeiro. O backoffice, por outro lado, seria responsável por gerenciar a folha de pagamento, organizar contratos e garantir a infraestrutura tecnológica necessária para que os serviços possam ser prestados com eficiência.
Desse modo, destacamos que a principal diferença entre um termo e outro é que o core business é voltado para o mercado, isto é, é como os clientes e o público em geral reconhecem uma empresa. Já o backoffice é direcionado aos bastidores.
Compreenda a importância do Backoffice para o seu negócio
Um cuidado que devemos ter ao tratar de backoffice é que, embora ele se relacione aos bastidores, sua relevância não deve ser subestimada, ou o que é pior: menosprezada. Isso porque ele desempenha um papel estratégico; afinal, é o setor que ajuda a transformar a visão do negócio em realidade.
Uma empresa que negligencia seu backoffice poderá ter problemas em frentes importantes como gestão de recursos humanos, processamento de pedidos, produtividade, folha de pagamento, entre outros.
Portanto, sua atuação pode até ser discreta para quem é de fora, mas sem ele, uma empresa teria sérias dificuldades em manter suas operações de forma eficaz.
Tipos de Backoffice e suas funções
Existem diversos tipos de backoffice e para exemplificar alguns a você, separamos três:
Backoffice administrativo
O backoffice administrativo é o que cuida do funcionamento estrutural de uma empresa. Trata-se de uma área ampla e responsável por diversos processos que vão desde as compras de insumos ou de estoque e o funcionamento do escritório, até a geração de relatórios.
Está também sob o seu guarda-chuva de atividades acompanhar os indicadores da empresa, como o ROI (retorno de investimentos) e OKRs (acompanhamento de resultados). Por ter uma função igualmente mais estratégica, o backoffice administrativo precisa ser muito bem estruturado.
Backoffice financeiro
Todas as informações sobre o dinheiro que entra e sai do caixa da empresa estão sob os cuidados do backoffice financeiro. Sendo assim, ele cuida do fechamento de contas e faz toda a gestão do cash in e cash out para um gerenciamento financeiro simplificado.
Além disso, o backoffice financeiro tem a responsabilidade de garantir que a empresa siga normas e leis. É o caso, por exemplo, de escolher o melhor regime tributário.
Pagamento dos funcionários, emissão de nota fiscal, conciliação bancária e registro de fornecedores são algumas das atividades que também ficam nas mãos dos colaboradores do backoffice financeiro.
Backoffice comercial
O backoffice comercial dá o suporte para que as atividades de vendas sejam realizadas da melhor maneira possível. Isso significa não apenas vender, mas também garantir que a empresa tenha um bom relacionamento com o cliente.
Para tanto, os profissionais que trabalham no backoffice comercial ficam responsáveis por sempre manter atualizadas informações sobre o volume de estoque, disponibilidade do produto, preço, política de desconto etc.
Quais as vantagens de automatização de Backoffice?
Agora que você entendeu o que é backoffice, perceba que quando as empresas priorizam as funções que acontecem nos bastidores, têm oportunidades de serem proativas. Vamos a um exemplo para ilustrar.
Imagine que você tenha se dado conta de que sua empresa tem um problema no fluxo de caixa. Você vai concordar que situações desse tipo são uma emergência, não é mesmo? Sem visibilidade financeira tudo sai do controle e fica praticamente impossível para o negócio pagar suas contas em dia.
Com um bom backoffice financeiro isso não acontece, porque, como vimos, ele controla os recebimentos e os pagamentos. Esse é apenas um exemplo de atividade. Agora imagine as mais diversas responsabilidades da área de finanças, mas também do setor comercial e do administrativo.
Para garantir a máxima eficiência de cada processo é importante que o backoffice seja automatizado. Explicamos três razões para isso:
Redução de falhas
Uma vez que os processos são automatizados, os erros são visualizados antes de ocorrerem. Por exemplo, sabemos que um dos erros que podem acontecer nos recebimentos é a falta da baixa dos pagamentos.
Ao utilizar um sistema que faz a automatização, o mesmo emite um alerta a cada entrada de valor na conta da empresa. Isso evita que um cliente seja cobrado sem necessidade e até mesmo garante uma conciliação bancária muito mais eficiente.
Por isso, podemos dizer que a automatização do backoffice foca na melhoria contínua.
Análise de dados em tempo real
Algo que pode acontecer com frequência em e-commerces e marketplaces é a devolução de produtos. Sempre que isso ocorre, todo o ciclo de estoque e também o financeiro são afetados. Ter acesso a essas informações em tempo real permite tomar as medidas necessárias.
Outro exemplo é com relação aos clientes inadimplentes. Ao analisar os indicadores de cobrança em tempo real a empresa consegue tomar ações muito mais precisas para corrigir gargalos, melhorar a eficiência do time e evitar que a inadimplência aumente.
Torna os times mais estratégicos
A automatização do backoffice reduz as atividades operacionais. Sem contar que também elimina consideravelmente uma quantidade excessiva de papéis que podem se perder e atrasar diversos processos.
Quando processos são automatizados, todo o trabalho considerado mais operacional, como controlar estoque, fica por conta de um software. Isso libera os colaboradores das atividades mais simples e os coloca numa função de mais valor agregado.
Um exemplo que ilustra bem essa situação vem da empresa Psicologia Viva, maior plataforma de psicologia da América Latina. Com a necessidade de acelerar e organizar os processos de pagamentos, eles decidiram investir em uma solução de automação.
A empresa, que gastava 3 dias de trabalho para conseguir isso, passou a dedicar apenas poucos minutos de gestão. Outro resultado que conseguiram foi reduzir em até 77% os gastos com taxas bancárias para efetuar todos os pagamentos dos psicólogos.
Você pode saber mais da jornada da startup neste material.
Por que investir em tecnologia no Backoffice?
As atividades de backoffice impactam e são impactadas pelas operações no front office. Por isso, a melhor maneira de garantir eficácia, redução de erros e precisão nas informações, é com a integração de dados. Isso é possível graças às ferramentas tecnológicas que melhoram a comunicação entre departamentos e otimizam a tomada de decisões.
Outro motivo para investir em tecnologia no backoffice são os recursos como inteligência artificial e análise preditiva, disponíveis em muitas plataformas. A vantagem dessas funcionalidades é que elas ajudam líderes e gestores a identificarem oportunidades de crescimento e de redução de riscos e custos.
Em suma, a tecnologia é crucial para tomadas de decisões estratégicas e com embasamento necessárias ao backoffice.
Conclusão
O backoffice tem um significado importante para qualquer negócio: o de fazer a roda girar, isto é, os processos acontecerem. Sem ele, nenhuma empresa consegue sobreviver por muito tempo.
Por esse motivo, as atividades de backoffice merecem a mesma atenção que os seus clientes. Essa é igualmente a razão pela qual batemos na tecla da automação de processos.
Voltando a citar os pagamentos, eles se tornam muito mais simples quando um software assume essa atividade. Graças a isso, o backoffice financeiro reduz custos e erros, simplifica fluxos de trabalho e tem ganhos em agilidade.
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