Uma planilha cheia de fornecedores para pagar, cada um de um banco e curtíssimo prazo para pagamento. Você já se viu nessa situação? Então, sabe como é desafiador o dia a dia das rotinas financeiras.
Nessas horas, um pensamento recorrente é: será que não tem um jeito mais rápido e fácil de fazer isso? E a resposta é: sim. O jeito mais rápido e fácil de fazer isso é automatizando e integrando as rotinas financeiras.
Quer descobrir mais vantagens de automatizar tarefas do dia a dia da operação financeira, como pagamentos e transferências? Então, continue a leitura deste artigo.
Quais são os ganhos de ter rotinas financeiras automatizadas e integradas?
Otimização do trabalho
Ao automatizar e integrar as rotinas financeiras do negócio, uma das principais vantagens é a otimização do trabalho da equipe responsável por essa tarefa. Isso porque é possível ter um ganho operacional enorme.
Em vez de precisar se dedicar tanto a uma tarefa que é facilmente feita por uma máquina, a equipe pode se dedicar à operação da empresa, com atividades mais estratégicas e de inteligência de negócios.
Agilidade ao realizar tarefas em escala
Você já parou para mensurar quanto tempo um colaborador gasta só para atualizar a planilha de pagamentos a fornecedores? E para fazer as transferências em si, uma a uma? Quanto risco você corre com processos de pagamentos manuais?
Essas tarefas tomam um tempo absurdo do gestor, que, em vez de estar preenchendo planilhas manualmente, poderia estar focado na atividade-fim do negócio e colaborando para resultados melhores.
É por isso que automatizar e integrar rotinas financeiras contribui também para a agilidade em tarefas em escala. Essas tarefas passam a ser realizadas em pequenos intervalos de tempo, garantindo mais produtividade para a equipe de trabalho.
Cumprimento de prazos
Se a equipe ganha tempo com a automatização e a integração de rotinas financeiras, consequentemente, a chance de perder prazos é minimizada. Isso já é um grande ganho para a empresa, uma vez que ter que solicitar emissão de segunda via de boleto ou mesmo enviar confirmação de que o débito já foi quitado são atividades que tomam muito tempo da equipe.
Portanto, o cumprimento de prazos é uma grande vantagem, até mesmo considerando a redução de custos com cobrança de juros e mora, multa e IOF ao ter que pagar boletos vencidos.
Segurança ao evitar erros de digitação
Automatizar e integrar rotinas financeiras também permite mais segurança para os pagamentos, uma vez que os processos passam a não depender mais do raciocínio humano, que, inevitavelmente, falha. Você deve perceber que quanto mais trabalho, mais erros de digitação acontecem.
Por isso, contar com uma solução automatizada é essencial para garantir a segurança das informações, tornando mais eficaz o controle das transações, além de contribuir para reduzir as perdas por falhas.
Minimização de perdas e retrabalho
Outra importante vantagem da automatização e da integração de rotinas financeiras é a possibilidade de realizar uma conferência prévia dos dados bancários do favorecido, antes de efetuar o pagamento. Isso garante que o favorecido certo receba o pagamento, evitando perdas e o retrabalho de fazer novamente a transação.
No caso de haver divergência ou erro cadastral nos dados bancários fornecidos, é possível impedir que o pagamento seja realizado e que o estorno seja imediato e sem burocracias.
Quais são as rotinas do setor financeiro?
O objetivo central do setor é promover meios para que a empresa não apenas se mantenha competitiva no mercado, mas também eleve o seu grau de lucratividade a longo prazo. Para que essa meta seja atingida, o departamento é dividido em diferentes rotinas.
As rotinas do setor financeiro são áreas de extrema importância para auxiliar os gestores em diversas tomadas de decisões.
Veja quais as principais rotinas do setor financeiro:
- Tesouraria;
- Gestão de contas a pagar e a receber;
- Contabilidade;
- Planejamento financeiro;
- Gestão de riscos;
- Gestão de impostos;
- Relação com os investidores.
Como esse processo deve ser feito?
Para que ocorra uma automatização da rotina financeira otimizada e realmente funcional, é necessário que exista um método.
Sendo assim, o processo PCDA (Plan, Act, Do, Check) é uma das formas mais eficientes de garantir que planos se transformem em ações. Confira abaixo como inserir essa prática em sua empresa.
Planejamento
A primeira etapa para automatizar as rotinas do setor financeiro é o planejamento. Antes de qualquer coisa, é necessário checar alguns pontos que serão vitais para o funcionamento da automatização.
Questões como a compatibilidade da rede, número de máquinas disponíveis e como será a guarda de informações devem ser consideradas.
Todos esses dados são fundamentais para que haja uma preparação logística eficiente antes da implantação do software.
Mão na massa
Após o planejamento das operações, o próximo passo do gestor é tirar a ideia do papel e de fato implementar a automatização.
Na fase de realização, é interessante que sejam disponibilizados cursos e treinamentos para que os colaboradores entendam o funcionamento dos softwares. Assim, as atividades serão executadas com mais agilidade e destreza.
Em casos de dúvidas sobre o funcionamento do software, o suporte da empresa fornecedora deve ser acionado.
Monitoramento
O acompanhamento das plataformas é essencial para que os resultados da automatização das rotinas financeiras sejam notados. Sendo assim, o gestor deve monitorar o dia a dia operacional das máquinas para buscar sinais de falhas ou gargalos estruturais. É nessa fase que o custo-benefício da integração é avaliado.
Ação
Aqui, os colaboradores poderão corrigir falhas mapeadas e usar os recursos do software da maneira mais produtiva possível para a empresa. Tudo isso utilizando relatórios, dados estatísticos e gráficos obtidos durante o monitoramento.
Como funciona essa automatização através do software?
A revolução digital trouxe profundas modificações e facilidades para o mundo dos negócios. Sendo assim, toda empresa que busca se atualizar com as tendências do mercado precisa acompanhar as inovações tecnológicas.
A automação da rotina financeira é uma excelente forma de potencializar resultados e aumentar a produtividade da equipe. O principal objetivo dos softwares é automatizar tarefas manuais e repetitivas.
Ao realizar automaticamente essas atividades mais mecânicas, as ferramentas permitirão que os colaboradores foquem o tempo em que realmente importa: no desenvolvimento do negócio.
A Transfeera é uma plataforma open banking que visa facilitar a vida de nossos clientes na hora de fazer transferências. O software assume a rotina financeira da empresa, permitindo que o gestor economize o dinheiro que seria gasto com valores operacionais e taxas de banco. Tudo isso de maneira totalmente segura e otimizada.
Então, compensa mesmo contar com uma solução de automatização?
Se o seu receio é o valor do investimento, saiba que existem soluções que permitem essa automatização com taxas muito menores do que as cobradas pelos bancos.
Então, ao contar com um sistema de gestão e processamento de pagamentos, você gera economia para a sua empresa a cada transferência realizada entre diferentes bancos, além de reduzir os riscos e o esforço operacional responsáveis por gerar ainda mais gastos.
Ou seja, é um investimento com excelente custo-benefício. Afinal, com uma única solução, você gerencia e automatiza as rotinas financeiras da empresa de forma ágil, inteligente e simplificada, tendo um único arquivo com todos os comprovantes e status de pagamentos.
E se o seu receio for a questão da segurança das informações, é importante saber que o sistema é muito confiável. É utilizada a mesma tecnologia dos sistemas bancários para internet banking, com todos os dados criptografados do início ao fim do processo.
Além disso, a sua empresa é acompanhada por um gerente de contas responsável pela segurança e pelo sucesso da transferência. Se você precisar de algo, esse gerente estará pronto para atender. E, caso aconteça algum erro no pagamento ou exista alguma dúvida sobre a veracidade das informações fornecidas, seu dinheiro retorna imediatamente para a sua conta.
Quer saber mais sobre como facilitar suas rotinas financeiras? A plataforma de pagamentos da Transfeera pode trazer diversos benefícios para a gestão de seu negócio. Acesse e conheça essa solução!
