A modelagem de processos é uma ferramenta adotada para otimizar processos de uma empresa em um todo. Seu objetivo é o de otimizar os fluxos de atividades, além de melhorar a comunicação e a colaboração, e facilitar as iniciativas de melhoria contínua.
E por que é importante? Pense em todos os processos da sua organização. Será que todos eles realmente trazem resultados? São mesmo estratégicos? E os custos envolvidos, poderiam diminuir?
Essas são apenas algumas das análises possíveis ao aplicar as etapas de modelagem de processos no seu negócio digital. A seguir, explicamos como adotar a ferramenta, os benefícios e muito mais.
O que é modelagem de processos?
A modelagem de processos, também conhecida pela sigla BPM, de Business Process Modeling, é a representação gráfica dos processos de uma empresa (representações visuais ou diagramas). Basicamente, descreve como cada fluxo é executado, do início ao fim.
Para entender, um processo nada mais é do que uma sequência de atividades que levam a resultados específicos. Por exemplo, quando o seu cliente faz um pagamento, existe um fluxo que é iniciado.
Assim que o pagamento é confirmado, o negócio virtual precisa preparar o pedido, fazer e enviar a NF, encaminhar o produto para a transportadora, notificar o cliente sobre as informações de entrega etc.
Isso deve ocorrer conforme uma sequência pré-definida. Pegando o mesmo exemplo, o que acontece assim que o pedido é confirmado? Quem é responsável pela etapa que se segue? Qual o prazo para concluí-la? Em suma, é isso que significa um processo.
Por sua vez, a modelagem, por meio da diagramação, olha para cada processo de um negócio minuciosamente e trata da documentação, representação e análise dos mesmos.
Para ficar mais claro, conforme o Business Process Management Common Book of Knowledge (CBOK), que é um guia oficial sobre o assunto, a modelagem engloba “habilidades e técnicas que permitem formalizar e comunicar os componentes dos processos de negócio, avaliando e aprimorando o fluxo de trabalho”.
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Objetivos da modelagem de processos
O mapeamento e modelagem de processos busca entender como cada processo é executado. Ainda, visa obter uma visão do fluxo de atividades para que possa ser feita uma avaliação sobre como as tarefas são executadas.
O objetivo é mostrar não apenas como cada atividade é conduzida, mas principalmente verificar se há gargalos ou ineficiências que comprometem o processo e como é possível melhorá-lo.
Qual o passo a passo da modelagem de processos?
A modelagem de processos de negócio envolve etapas básicas, que são:
- Identificação do processo: primeiro é preciso definir o processo que será modelado. Pode ser desde um processo interno até um que tenha interação com clientes ou fornecedores.
- Identificação de etapas: é o momento de entender como o processo funciona, do início ao fim. Aqui é feita a análise de cada atividade e de como é a sequência. Por exemplo, o que acontece quando um cliente quer fazer uma devolução? Ele pode receber o dinheiro de volta? Se sim, quais requisitos precisam ser atendidos? Se esses requisitos não forem atendidos, qual atividade deve ser iniciada?
Em suma, nesse segundo passo o foco é em entender como o processo é executado, etapa por etapa.
- Mapeamento de fluxo: entendido o processo, vem o momento de criar um diagrama para representar visualmente o fluxo. Duas ações são necessárias. A primeira é identificar as decisões ou condições e incluí-las no diagrama. A segunda é especificar quais são as entradas para iniciar cada atividade e a respectiva saída.
Por exemplo, assim que uma compra é efetuada, dois fluxos podem ser seguidos: pagamento aceito e pagamento rejeitado. Se o pagamento for aceito, o comprador recebe uma notificação, o pedido vai para o financeiro e os responsáveis pelo estoque também recebem um aviso.
- Detalhamento: com a representação visual do processo, cada etapa deve ser analisada. Para cada uma, é preciso inserir informações do tipo: quem é o responsável, insumos necessários para dar andamento à atividade e prazos.
- Validação: as partes envolvidas no processo precisam validar o diagrama, a fim de garantir que ele reflita com exatidão o fluxo de atividades.
- Análise: com o diagrama aprovado, nesta etapa ele é utilizado para identificar redundâncias, etapas desnecessárias, inconsistências, gargalos e áreas de melhoria. O objetivo é otimizar o processo.
- Documentação: por fim, o diagrama é documentado, isto é, com as descrições de todas as informações relevantes sobre o processo.
Benefícios da modelagem de processos
A análise e modelagem de processos proporciona uma visão sobre como o marketplace funciona. Dessa maneira, fica mais fácil entender as áreas que precisam de mais investimentos, as que são mais ou menos eficientes, as que entregam melhores resultados etc.
À lista de benefícios, existem ainda outros, como:
Melhora a comunicação
Muitos processos em uma empresa envolvem a colaboração entre áreas. O problema é que isso pode resultar em trabalhos duplicados ou mal executados pela falta de informação, ou por inconsistência.
A modelagem de processos de negócios coloca todos na mesma página, pois permite que cada pessoa entenda em que etapa o processo se encontra, qual será a próxima e o que se espera de cada atividade.
Mais eficiência
Por dar uma visão abrangente de cada processo, a modelagem contribui para uma análise aprimorada do fluxo. Isso significa analisar o que está e não funcionando com o objetivo de trazer mais eficiência e aumentar a produtividade.
Padronização
Um dos motivos que justificam a modelagem de processos é a padronização. Uma vez que tudo é padronizado, uma pessoa da área X consegue olhar para um processo da área Y e entender suas entradas e saídas.
Isso melhora a comunicação e também resolve um outro problema: o tempo de aprendizado dos novos funcionários. Processos padronizados significam que não é preciso explicar cada um individualmente. Basta o profissional saber “ler” um diagrama que ele entenderá todos os demais.
Facilita a automação
Empresas que desejam investir na automação de processos encontram na modelagem um grande benefício: o de preparar o terreno. Isso porque com a modelagem o negócio digital tem uma ideia bem clara de como o processo funciona.
Desse modo, fica mais fácil encontrar uma solução que atende às necessidades da área e também de fazer o processo rodar na ferramenta.
Quais os principais cuidados durante a modelagem?
Durante o mapeamento e modelagem de processos, os responsáveis devem ter alguns cuidados, como é o caso do nível de detalhamento.
Muitas empresas caem no erro de detalhar excessivamente, isto é, de criar checklists em cada atividade com o intuito de deixá-la “mais redonda”. O problema é que isso pode resultar no microgerenciamento ou em processos ineficientes. Por essa razão, tenha o cuidado de não transformar cada atividade em uma lista de tarefas redundantes.
Se o excesso é um erro, o mesmo podemos dizer da falta de informação. Muitos casos, a modelagem de processos deixa a desejar no detalhamento, fazendo com que o fluxo de atividades não seja facilmente compreendido ou que haja dúvidas durante a execução. Com isso em mente, o ideal é buscar o equilíbrio: nem informação a mais, nem a menos.
Além do detalhamento, outro cuidado é quanto ao objetivo. Nesse sentido, defina o que se busca atingir com a modelagem. O objetivo é reduzir custos e otimizar processos? Ou a meta é modelá-los para, em seguida, investir em ferramentas de automação.
Tenha em mente que é o objetivo que definirá o tipo de abordagem a ser utilizada.
Outro cuidado é na revisão. Apesar de uma das etapas de modelagem de processos ser justamente a revisão e análise, muitas empresas passam por ela sem muita atenção. E é exatamente por isso que, mesmo após um trabalho de modelagem, muitos processos continuam ineficientes.
Por isso, após a elaboração do diagrama e detalhamento do fluxo, faça a revisão do processo com a ajuda das pessoas que participam dele. Veja se ele realmente está conforme e/ou se ainda há gargalos ou pontos de melhoria.
Por que a modelagem de processos pode ser eficiente para o marketplace?
Para marketplaces, a modelagem de processos traz uma melhor compreensão de como sellers e compradores interagem com a plataforma. A vantagem disso é a criação de uma experiência mais dinâmica e fluída para todos.
Vale destacar que em um marketplace há diversos processos que precisam ser seguidos, que vão desde o registro de vendedores até o processamento de pedidos. Com a modelagem, é possível ter uma visão clara de cada um desses processos, trazendo a todos os participantes transparência e melhor compreensão.
Adicionalmente, como comentamos, modelar processos traz a vantagem da padronização. Pense no número de sellers que um marketplace possui. Imagine a bagunça que seria se cada um seguisse um processo diferente e não tivesse que respeitar os mesmos procedimentos.
Por fim, a modelagem garante consistência, fazendo com que a operação seja mais eficaz e fluida.
Conclusão
Negócios digitais bem-sucedidos são aqueles que olham para seus processos e garantem que eles sejam executados com o máximo de eficiência para todos: vendedor e comprador. Por isso, não é exagero dizer que a modelagem de processo, ao olhar para cada fluxo e detalhá-lo, pode ser a chave do sucesso, principalmente quando partimos para a automação.
Aumento na eficiência operacional, redução de erros e economia de tempo e recursos estão entre as vantagens em automatizar processos, inclusive os financeiros. Algumas das atividades manuais que a automação pode ajudar são:
- Faturamento
- Cobranças
- Lançamentos comerciais
- Folha de pagamento
- Pagamentos em geral
- Entre outros
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