A falta de processos financeiros pode causar muito mais do que retrabalho, gastos e redução na produtividade. Ela pode ser motivo para empresas fecharem suas portas.
De acordo com um estudo do Sebrae sobre sobrevivência e mortalidade das empresas no Brasil, um dos fatores que mais contribuíram para o fechamento de empresas foi não realizar um acompanhamento rigoroso da evolução das receitas e das despesas ao longo do tempo, tendo sido apontado por 65% das organizações.
Outro dado importante é que, segundo estudo da aceleradora Startup Farm, 74% das startups brasileiras fecham em apenas cinco anos de existência. E adivinhe uma das principais razões indicadas: falta de visão estratégica do negócio em termos financeiros.
Essas pesquisas só reforçam algo que você já sabe: é preciso ter atenção e pensar este setor de forma mais estratégica e menos operacional. É por isso que investir em um mapeamento de processos financeiros é tão importante. Afinal, longe desses cuidados, o negócio pode ter resultados extremamente negativos.
Neste artigo, reunimos informações relevantes para que você avalie a possibilidade de realizar um mapeamento de processos financeiros na sua empresa. Mas, antes de tudo, vamos relembrar o conceito dessa metodologia.
O que é um mapeamento de processos financeiros?
Um mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para que os gestores da empresa entendam detalhadamente o funcionamento dela. Ao mapear os processos, fica mais fácil observar os processos individualmente, os profissionais e os recursos envolvidos, além de identificar falhas no projeto, para que melhorias sejam idealizadas e implantadas na gestão.
Do ponto de vista financeiro, o mapeamento tem essa mesma função, mas focado especificamente na área. É feito um levantamento em todo o departamento para descobrir como as atividades são realizadas e como é a forma certa de executá-las, documentando-as de maneira clara e objetiva.
Assim, a partir desse mapeamento de processos financeiros, se pode identificar os gargalos e planejar as mudanças necessárias.
Importância do mapeamento financeiro
A principal importância de realizar o mapeamento está em manter o equilíbrio entre as despesas e as receitas. Afinal, para que a empresa esteja ativa, é fundamental que o departamento financeiro esteja em ordem.
Mas podemos ir além, pois o mapeamento dos processos do setor financeiro dá à organização mais transparência. E aqui a lógica é: a partir do momento que o fluxo se torna mais transparente, fica mais fácil corrigir falhas e aperfeiçoar procedimentos.
Desse modo, os desperdícios de tempo para executar uma tarefa, por exemplo, são eliminados e há uma melhora notável na execução das atividades.
Quais os principais processos financeiros de uma empresa?
Gestão de contas a pagar e receber
É a área que controla a entrada e saída do dinheiro em uma empresa. Gerenciado pela tesouraria, esse é um dos processos financeiros mais importantes para o desenvolvimento operacional. É por meio dele que outras atribuições surgem, desde a alimentação do fluxo de caixa e emissão de relatórios até a gestão do negócio.
Controle de fluxo de caixa
O controle de fluxo de caixa é um processo financeiro que registra todas as entradas e saídas de dinheiro em um período. Esse procedimento é fundamental para gerenciar o saldo disponível, garantindo que sempre haja capital de giro.
Administração de estoque
A administração de estoque é a área que promove um constante fluxo na produção e nas vendas de um empreendimento. Aqui, ocorre o gerenciamento e registro da entrada e saída de mercadorias. Por impactar diretamente os recursos financeiros da empresa, uma má gestão de estoque pode causar prejuízos significativos.
Faturamento
Esse processo financeiro é responsável por iniciar a obtenção de receitas em um negócio. O faturamento, geralmente gerenciado pelo setor de contabilidade ou fiscal, é a área encarregada de emitir e acompanhar notas fiscais.
Gestão orçamentária
O objetivo central da gestão orçamentária é promover melhorias na rentabilidade da companhia. A área é encarregada de estruturar planos orçamentários para analisar quais as possibilidades de gerar receita e expandir os negócios.
Captação de recursos
O foco principal desse processo financeiro é mapear possíveis aportes para o caixa da empresa. Por meio dessa área, a programação de recursos captados nas linhas de crédito do negócio é organizada com o intuito de otimizar e diminuir custos.
Como fazer um mapeamento de processos financeiros?
Para que um mapeamento financeiro seja realizado da melhor forma possível, alguns passos devem ser tomados. Confira abaixo como colocar esse processo em prática:
1. Analise os processos atuais
Antes de partir para a ação, é necessário analisar como está o atual cenário de processos da sua empresa. Comece definindo os eventos que são considerados de início e fim de cada processo.
Por exemplo, suponhamos que na sua empresa o processo de gestão de contas a pagar começa ao lançar o montante de contas no sistema e termina com a conciliação bancária. Isso vai facilitar a delimitação de cada processo.
2. Identifique os problemas de cada processo
Depois de delimitar cada um dos processos, fica mais simples observar o que há de errado em cada um deles e aquilo que não está funcionando com todo o potencial que deveria. É importante considerar que até a mais organizada e alinhada das empresas possui processos que possam ser melhorados e que, portanto, merecem atenção.
Por mais insignificantes que possam parecer, estas falhas fazem muita diferença nos resultados da empresa. Então, melhor não negligenciá-los, uma vez que eles podem até mesmo agravar com o tempo.
3. Determine os elementos necessários
Agora que você já sabe quais são os problemas que devem ser resolvidos, é hora de determinar os elementos necessários para colocar o plano em ação. Pense em todos os passos que precisam ser tomados e quais serão os responsáveis por cada atividade.
4. Utilize um software de gestão
A tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de realizar o mapeamento de processos financeiros. Portanto, adicionar softwares focados em gestão é uma excelente forma de aumentar a produtividade operacional em seu negócio.
Optando por automatizar o setor financeiro, você estará reduzindo chances de erros manuais ou descumprimento de prazos. Além disso, os colaboradores poderão focar no aperfeiçoamento profissional e inovação financeira, sem preocupações com as tarefas que serão automatizadas.
Com o auxílio de um software de gestão, os resultados apresentados por sua equipe serão mais produtivos.
5. Monte o novo fluxo de trabalho
Depois de identificar os problemas e determinar os elementos que você precisa para colocar as mudanças em prática, monte o novo fluxograma dos processos financeiros, indicando a função de cada responsável. Assim, todos os envolvidos saberão o que deve ser feito por quem, quando e de que forma.
6. Determine indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são importantes para você medir se os processos financeiros estão sendo realizados conforme o esperado. Você pode determinar indicadores como índice de lucratividade, número de pagamentos não autorizados, tempo médio de recebimento etc.
Também conhecidos como KPI, os indicadores de desempenho podem ser excelentes ferramentas para a tomada de decisões. Afinal, ao ter em mãos as informações recolhidas pelo KPI, o gestor saberá quais estratégias funcionam e quais precisam ser revistas.
7. Teste e ajuste os novos processos
Agora você já pode colocar os novos processos para funcionar. Acompanhe os indicadores de desempenho que você determinou e verifique se as mudanças foram positivas conforme o esperado. Se os indicadores não apontarem melhorias de desempenho, faça os ajustes necessários e teste novamente.
8. Faça melhorias contínuas
Depois de todas as melhorias implantadas e testadas, o mapeamento de processos financeiros ainda não acabou. A ideia é que sejam feitas melhorias continuamente.
Sendo assim, toda vez que um novo processo for mapeado e colocado em operação, é fundamental analisar os indicadores de desempenho e verificar se há algo que possa ser mudado para que fique ainda melhor, buscando máxima eficiência e, consequentemente, máxima lucratividade.
Automatização é o caminho
Como você pôde ver, quando o mapeamento de processos financeiros é feito corretamente, a empresa tem uma série de ganhos. Afinal, todos os processos podem ser otimizados.
Contar com o auxílio da tecnologia para potencializar resultados e melhorar os serviços oferecidos é indispensável nos dias de hoje. Afinal, a revolução digital trouxe diversas facilidades para todo o mundo dos negócios.
A automação do trabalho por meio de softwares especializados é certamente uma das que geram mais produtividade para a empresa. Considerando um mercado cada vez mais competitivo, é papel do gestor reinventar e atualizar as atividades de seu empreendimento.
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Então, depois de mapear todos os processos, o caminho é automatizar as atividades mais manuais e repetitivas, como transferências, pagamentos e análise do cadastro de fornecedores. Para isso, você pode contar com ferramentas que realizam com eficiência essas tarefas. O ideal é que tudo esteja integrado ao seu sistema de gestão financeira por meio de API, facilitando ainda mais a organização e guarda dos dados.
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