Você sabia que a conciliação bancária pode fazer total diferença para a manutenção da saúde financeira de seu negócio?
Esse conceito está atrelado a um controle interno maior sobre as finanças de uma empresa. A conciliação visa convergir todos os valores que entraram e saíram da conta e serão lançados no extrato bancário do mês.
Ou seja, podemos dizer que a conciliação bancária é o processo que realiza uma comparação entre o extrato da conta corrente e o controle interno das finanças da própria empresa.
Sendo assim, é uma ferramenta essencial para que o gestor possa saber quanto de saldo dispõe em caixa. Como consequência de ter essa informação em mãos, as tomadas de decisões serão mais assertivas.
O processo de conciliação pode ajudar profundamente o gerenciamento da empresa, mantendo a saúde financeira sempre positiva. Quer saber mais sobre esse assunto? Separamos informações que você deve saber sobre essa ferramenta tão importante.
Para que serve a conciliação bancária?
Já sabemos que a conciliação bancária exerce um papel de protagonismo na saúde econômica do negócio. No entanto, a pergunta que fica é: afinal, qual é a importância prática dessa ferramenta para o cotidiano empresarial? Confira abaixo:
1 – Identificar falhas internas
Fazer a conciliação bancária auxilia na identificação de problemas internos, como fraudes. Esses golpes consistem em irregularidades como depósitos em dinheiro realizados com quantias menores que as especificadas, cheques sem fundo, etc.
2 – Ter um controle mais efetivo das movimentações financeiras
Essa ferramenta auxilia o gestor no controle mais certeiro da saúde econômica da instituição. Portanto, essa é uma excelente maneira de gerenciar o real valor que o negócio está movimentando.
Em outras palavras, a conciliação bancária identifica se as atividades da empresa estão operando em lucro ou prejuízo.
3 – Garantir um saldo bancário confiável
Ter a ciência da quantia exata que a companhia possui em caixa é um fator indispensável para tomadas de decisões conscientes.
Sendo assim, a conciliação bancária contribuirá para que o gestor tenha certeza de seu saldo bancário. Dessa forma, será possível que o mesmo tenha a liberdade de investir em inovações e recursos para a empresa.
4 – Melhorar o planejamento orçamentário
Contar com um sistema de conciliação bancária eficiente é um fator muito importante para que o executivo possa traçar objetivos mais sólidos e realistas para seu projeto. Enquanto isso, o planejamento orçamentário é uma excelente maneira de arquitetar gastos, receitas e investimentos de uma instituição.
Sendo assim, esse ponto ajudará com que o negócio consiga cumprir todas as obrigações constatadas no planejamento com pontualidade.
5 – Melhorar a previsão do fluxo de caixa
O fluxo de caixa de uma companhia pode passar por diversas melhorias com o auxílio de uma conciliação bancária.
Um controle da entrada e saída de capital também pode fornecer o real cenário da saúde financeira do negócio. Portanto, ter esse conhecimento poderá ser útil nas tomadas de decisões e pagamentos de impostos e gastos, além de auxiliar na redução de custos da empresa.
Por que a conciliação bancária é importante?
Em primeiro lugar, devemos ressaltar que a conciliação bancária é uma ferramenta fundamental para um funcionamento pleno das operações financeiras do negócio. Logo, podemos afirmar que ela é uma das principais bases para a saúde econômica de qualquer empresa. Esse é um processo que permite organizar todas as entradas e saídas de capital, garantindo que o fluxo de caixa esteja sempre atualizado.
Para realizar a conciliação bancária, o gestor deve adotar em sua empresa uma rotina de acompanhamento diário do setor financeiro. Em outras palavras, todas as atividades econômicas (recibos, extratos bancários, notas fiscais, comprovantes de pagamento, transferências, depósitos, etc) precisam ser registradas.
Como consequência dessa organização realizada de maneira bem feita, o gestor terá um controle mais amplo de toda a situação econômica da empresa. Através desse acompanhamento, será possível encontrar falhas operacionais, gargalos ou visualizar novas oportunidades de negócio baseadas nas informações obtidas pela conciliação bancária. Além desses benefícios, a conciliação bancária também garante relatórios financeiros e gerenciais sempre atualizados e precisos.
Consequentemente, as obrigações tributárias também entram nesse cenário, facilitando que a empresa permaneça em dia com os impostos. Por fim, ignorar a conciliação bancária pode desregular profundamente o controle financeiro do negócio.
Em outras palavras, o gestor pode encontrar problemas em cumprir obrigações com empréstimos, financiamentos ou pagamentos de parcelas, visto que esses documentos podem passar despercebidos sem uma conferência periódica.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
Apesar de muitas pessoas os associarem, a conciliação bancária e fluxo de caixa são dois conceitos diferentes.
Abaixo, vamos esclarecer as divergências entre os dois conceitos e explicar o motivo pelo qual ambas se complementam. Confira!
De quanto em quanto tempo devem ser feitas?
Fluxo de caixa
Fluxo de caixa é a métrica responsável por registrar todos os pagamentos e recebimentos de uma empresa. Através desse controle, o gestor consegue identificar a saúde financeira do negócio, verificando se as atividades estão gerando lucros ou prejuízos.
O recomendado é que o controle do fluxo de caixa seja feito diariamente, a partir disso, o responsável pelo gerenciamento financeiro poderá identificar possíveis erros que possam ter acontecido no momento do lançamento dos valores.
Conciliação bancária
Nesse caso, o gestor deverá realizar uma comparação do controle interno e das quantias que constam no extrato bancário da companhia.
A realização da conciliação bancária é feita entre um intervalo maior que o fluxo de caixa. Isso se deve pelo fato de que dependendo da compra, são necessários alguns dias para que a compensação seja feita.
Dessa forma, a conciliação bancária pode ser feita de quinze em quinze dias, mensalmente ou de forma anual, variando conforme o tamanho da instituição.
Passo a passo para fazer a conciliação bancária
Cultura de prestação de contas
O registro diário de entrada e saída de capital nas contas bancárias deve fazer parte da rotina do negócio. Afinal, não existe a possibilidade de realizar avaliações futuras e manter um controle financeiro sem esse gerenciamento na prestação de contas.
Verificação de saldos
Verificar saldos também é uma etapa fundamental para realizar a conciliação bancária. Sendo assim, o gestor deve desenvolver o costume de verificar se existe convergência entre a quantia dos saldos iniciais e finais do controle interno da instituição.
Por ser uma tarefa penosa de se realizar manualmente, APIs de gerenciamento de pagamentos como o da Transfeera podem ser muito úteis para a dinamização do trabalho.
Análise de detalhes
Todas as datas, prazos e valores anotados no controle interno devem ser devidamente checadas para reduzir as chances de multas. O gestor deve ficar atento a quaisquer pormenores que possam impactar as finanças da instituição.
Correção e armazenamento
Se o responsável pela conciliação bancária notar qualquer informação errada nos dados do controle interno, ele deve providenciar imediatamente correções.
Além disso, documentos como comprovantes, notas fiscais e extratos devem ser armazenados. Assim, o gestor poderá ter acesso a essas informações mais facilmente.
Erros mais comuns na hora de fazer a conciliação bancária
Existem alguns obstáculos no dia a dia operacional que podem frear o funcionamento pleno de uma conciliação bancária. Confira abaixo os erros mais comuns nesse setor e formas de solucioná-los.
Não implementar controles financeiros
O controle financeiro é um dos pilares mais importantes para uma empresa. Afinal, é por meio dele que um negócio pode prosperar ou quebrar. Dessa forma, podemos concluir que a conciliação bancária de sucesso deve se aliar com outros métodos de controle financeiro, como o fluxo de caixa, por exemplo.
Apesar de totalmente importante, a conciliação bancária sozinha não é capaz de administrar todos os custos da companhia. Por isso que a utilização de outros métodos de controle financeiro mostra-se indispensável.
Falta de lançamento ou de baixa de receita ou despesa
Ao decorrer do mês, o sistema da empresa registra uma previsão baseada nas vendas lançadas. Da mesma forma, quando alguma transação definida para pagar depois é realizada, é possível fazer a previsão da despesa. Sendo assim, quando esses valores são quitados, o responsável pela área deve dar baixa nessas informações.
No entanto, quando ocorre algum erro nesse controle e o gestor não realiza o lançamento ou baixa de receita ou despesa, o cálculo da conciliação bancária pode ser impactado.
Erro na baixa por valor, data ou conta bancária
Os erros na baixa podem estar ligados a diversas informações erradas, como data ou valor registrado.
Sendo assim, apenas a identificação dos valores que entram e saem não é suficiente. O responsável deverá controlar todas as contas com atenção para evitar esses erros. Para auxiliar nesse processo, a Transfeera oferece a solução ContaCerta, desenvolvida para validar dados bancários e garantir que suas transações sejam feitas corretamente.
Informações duplicadas
Informações duplicadas são problemas muito recorrentes em comércios, especialmente em períodos de muito movimento.
Essa situação ocorre quando a máquina de cartão considera duas transações quando na verdade apenas uma foi feita, o problema também acontece quando dados da venda constam duplicados no extrato mesmo com o estorno feito.
Para controlar as informações duplicadas é importante alinhar o controle interno de vendas para que todas essas inconsistências sejam rapidamente identificadas e corrigidas.
Transferência entre contas
As transferências internas entre contas da própria empresa são recorrentes. Gestores realizam essa prática por diversas razões, como para complementar um valor para realizar uma compra ou pagar contas.
No entanto, essa prática deve ser devidamente anotada no registro oficial para que a conciliação bancária seja realizada sem interferências.
Cancelamentos e chargebacks
Cancelamentos e chargebacks também atrapalham o processo de conciliação bancária em uma instituição.
Considerando esse fator, informações como datas, valores e custos que o gestor tenha com essas vendas devem constar no registro geral para evitar falhas nos processos de estornos.
Impostos, taxas e débitos indevidos
Impostos, taxas e débitos indevidos podem pegar o gestor desprevenido, causando divergências entre valores do extrato bancário e das máquinas de cartão.
Frequentemente as taxas de manutenção da conta bancária passam por modificações de valor sem que o cliente seja previamente avisado. Portanto, para resolver esse problema, entre imediatamente em contato com sua instituição bancária ou gerente de conta.
É muito importante que o responsável pelo setor financeiro verifique com constância se as taxas e impostos estão sendo cobradas corretamente, conferindo com paciência esses valores e lançando todas as informações no controle financeiro da empresa de forma ordenada.
Depósitos não identificados
Toda quantia que entrar no fluxo de caixa da instituição precisa ter identificação. Caso uma transação seja desconhecida, ela não poderá ser conciliada. Assim, para fugir de depósitos sem informações sobre sua origem, é importante manter um gerenciamento eficiente das economias.
Nesse cenário, é essencial que o gestor investigue a origem de cada um dos depósitos feitos.
Conciliação bancária de Pix: como fazer?
Você sabia que o Pix pode dinamizar a realização de sua conciliação bancária?
Em síntese, o funcionamento é simples, rápido e muito intuitivo. Tudo isso utilizando apenas a chave (que pode ser CPF, CNPJ, número de telefone, e-mail ou chave aleatória) do destinatário ou um QRcode.
É importante lembrar que outros métodos de transferência (como TED e DOC, por exemplo) podem demorar para cair na conta da empresa, atrasando a conciliação bancária. Nessas transferências, por exemplo, o usuário fica limitado a fazer suas transações apenas em horários específicos. Além disso, o sistema não funciona nos fins de semana.
Por ser uma transação instantânea, o Pix torna mais fácil o processo de conferir e registrar todas as atividades econômicas do negócio sem a necessidade de esperar a confirmação de pagamento ou recebimento, ou seja, esse fato dinamiza a aferição do responsável e o controle bancário, trazendo um serviço mais ágil que poderá ser feito em tempo real.
Nesse cenário, concluímos que um exemplo fácil de como fazer conciliação bancária de Pix é utilizar o auxílio de inovações tecnológicas que garantem um processo de recebimentos mais organizado e intuitivo.
Usando a Transfeera para receber, sua rotina de transações por Pix pode ser muito mais otimizada, permitindo que você tenha um maior controle do fluxo financeiro e da conciliação bancária de sua empresa.
A solução faz com que os recebimentos Pix sejam organizados em um mesmo lugar, facilitando a checagem de informações. Além disso, a plataforma envia notificações a cada transação realizada, o que permite que o gestor tenha um maior controle de sua conta.
Como automatizar processos de conciliação bancária?
É certo que você pode utilizar uma planilha de conciliação bancária, mas isso significa que todo o processo será manual. Consequentemente, entrada errada de valores ou transferências realizadas para contas erradas, por exemplo, são passíveis de acontecer.
Para evitar esses problemas, o ideal é que a atividade de conciliação bancária seja automatizada. As vantagens de quem deixa de ter um processo manual para contar com o apoio da tecnologia são muitas, como:
- Melhor acompanhamento de entradas e saídas de capital;
- Relatórios financeiros precisos;
- Ganho de tempo e eficiência;
- Análise mais precisa do fluxo de caixa;
- Planejamento financeiro mais efetivo e seguro
Para dar um exemplo a você, com a solução de pagamentos da Transfeera a importação de extratos é feita de forma automática. A ferramenta também possibilita ao time financeiro analisar os lançamentos de acordo com o histórico da empresa.
Já para garantir que não ocorram erros na baixa por valor, data ou conta bancária, a Transfeera desenvolveu uma solução para auxiliar a validação bancária. Graças a ela, o gestor terá a garantia de que todos seus pagamentos serão enviados para a conta correta, sem erros, falhas ou multas.
Um exemplo de quem utiliza a ferramenta para validar os dados bancários é a Vakinha, maior site de doações online do Brasil e da América Latina. A empresa conseguiu diminuir as falhas em pagamentos em 50% com a solução da Transfeera.
Contamos todos os detalhes de como isso aconteceu em um case de sucesso. Clique no banner e saiba mais.
