Os relatórios gerenciais permitem que gestores financeiros analisem seus negócios com mais precisão. Ou seja, sem que precisem adivinhar a posição que suas empresas se encontram ou como está a saúde financeira organizacional.
Para dar fim aos achismos, esses relatórios são compostos de dados e indicadores que medem questões como produtividade, desempenho e resultados econômico-financeiros do negócio. Por meio dessas informações, a equipe de finanças consegue repensar as ações que não estão alcançando bons resultados, bem como tomar decisões mais seguras e assertivas.
Apesar de serem cruciais para o sucesso de qualquer negócio, os relatórios gerenciais encontram algumas barreiras em várias empresas. Uma delas é como construí-los. Se você também tem dificuldades na criação desses documentos, este artigo poderá ajudar. Boa leitura!
Relatórios gerenciais: quais os principais para as empresas?
Como as decisões críticas dependem de informações completas e de qualidade, a seguir elencamos os principais relatórios gerenciais.
Demonstração de Resultado de Exercício – DRE
A DRE apresenta como está a saúde financeira de uma empresa em um período determinado, de acordo com o regime de competência. Para tanto, é um relatório gerencial que detalha dados relacionados aos lucros, custos, despesas, receitas e impostos.
Com o documento, gestores financeiros têm uma visão econômica da empresa e conseguem analisar com clareza se teve lucro ou prejuízo.
Relatório de Fluxo de Caixa
Conjuntamente com o DRE, o relatório de fluxo de caixa integra a lista de relatórios financeiros mais relevantes que devem ser analisados pela equipe. Sua principal função é gerenciar o capital de giro e a liquidez da empresa.
Com o relatório de fluxo de caixa os gestores têm uma visão do presente e do futuro do negócio (este último graças à projeção de fluxo de caixa). O documento permite antecipar decisões como: planejamento/adiantamento de novos investimentos, redução de despesas antes de comprometer o lucro e negociação de prazos com fornecedores.
Relatório de Vendas
O dinheiro entra na empresa conforme as vendas são realizadas. Sendo assim, este relatório ajuda o gestor a tomar decisões baseadas na quantidade de dinheiro entrando no caixa da organização resultante das vendas.
Dentre as informações mais comuns disponibilizadas por estes relatórios gerenciais estão: ticket médio, receita gerada, volume de vendas, curva ABC por cliente e muitas outras. Perceba, portanto, que, ao analisá-lo, é possível identificar e sanar falhas no processo de vendas.
Relatório de Curva ABC
Outro relatório gerencial importante é o de Curva ABC. Ele classifica os produtos que mais rentabilizam, isto é, apresenta-os de acordo com uma ordem de importância. Para o comércio varejista e atacadista este documento é de extrema importância, pois possibilita a montagem de um planejamento mais assertivo para reposição de estoque.
Relatório de Contas a Pagar
Está relacionado ao fluxo de caixa e serve para o gestor não perder de vista as obrigações financeiras da empresa. Assim, possibilita um controle mais acurado dos gastos, como também dá uma visão do que precisará ainda ser pago.
Um relatório de contas a pagar disponibiliza informações de despesas fixas e variáveis com seus respectivos prazos, valores, juros e números de parcelas.
Relatório de Contas a Receber
Juntamente com o relatório gerencial de contas a pagar, o de contas a receber leva eficácia e precisão ao planejamento financeiro da empresa. Por meio dele, fica mais fácil identificar quem são os bons e maus pagadores, a regularidade dos clientes, os descontos concedidos, os juros recebidos e outras informações.
A análise do relatório de contas a receber ajuda a empresa a melhorar a gestão de recebíveis e, consequentemente, seus processos de cobrança. Assim como o de contas a pagar, também está relacionado ao fluxo de caixa.
Relatórios Gerenciais de Estoque
Empresas que possuem estoque sabem que ele é o ativo gerador de caixa. Ficar de olho nos relatórios gerenciais de estoque significa evitar que itens mais procurados estejam em falta. Da mesma maneira, evitar que produtos sem movimentação sejam mantidos.
Desafios na criação de relatórios gerenciais
Com os exemplos de relatórios gerenciais percebemos que estes documentos apresentam resultados por área (por exemplo: comercial, financeira, logística e outras). Apesar disso, juntos esses resultados contribuem para o entendimento da real situação de uma empresa.
Todavia, existem alguns desafios na hora de criar os relatórios gerenciais. O primeiro tem a ver com a quantidade de ferramentas utilizadas pelas diferentes áreas. Se um setor, por exemplo, utilizar um CRM, o outro um ERP e o outro optar por planilhas, e nenhuma dessas ferramentas conversarem, já imaginou o trabalho para coletar todas as informações?
Por isso, o segundo desafio é justamente no tempo gasto para reunir os dados e efetivamente construir o relatório. Como consequência, as equipes acabam perdendo muito tempo para criar os documentos, enquanto deveriam estar analisando e interpretando os dados.
As melhores práticas para você construir o seu
Para garantir relatórios gerenciais eficazes, preste atenção nestas dicas:
1) Defina as metas e objetivos estratégicos
Cada relatório gerencial deve começar com um fim em mente. Desse modo você saberá o que precisa relatar e o por quê de fazê-lo. Além disso, será mais fácil definir os indicadores de desempenho (KPIs). Destacamos ainda que para a definição das metas, considere de duas a três.
2) Escolha os KPIs certos para o seu público
Os KPIs para os relatórios gerenciais dependem da função e do nível de experiência de quem vai lê-los. Por exemplo, um gerente de vendas e um gerente financeiro sênior terão interesses em dados diferentes.
Na hora de escolher as métricas, lembre-se de pensar: quais perguntas baseadas em dados os leitores deste relatório desejam que sejam respondidas? Para exemplificar, na gestão financeira você pode analisar KPIs como:
- Fluxo de caixa;
- Resultado operacional;
- Resultado líquido;
- Ponto de equilíbrio;
- Retorno sobre investimentos (ROI).
3) Leve o feedback do cliente em consideração em seus relatórios gerenciais
O feedback do cliente influencia o desempenho geral de uma organização, uma vez que está relacionado à capacidade da empresa de atender às necessidades de seu público. De modo geral, graças a esse feedback que as equipes avaliam o que estão fazendo de errado, mas, também, o que estão fazendo certo.
4) Faça um storytelling com seus dados
Relatórios técnicos gerenciais eficientes se concentram mais no estilo e em como apresentar seu conteúdo bruto, do que em números e dados. Tenha em mente que os seres humanos são persuadidos principalmente por três tipos diferentes de informações, que são contexto, conteúdo e significado.
Então, quando for apresentar o relatório, procure contar uma história considerando os tipos de informações com base nos dados de seu relatório.
5) Torne seu relatório gerencial visualmente agradável priorizando informações
Como regra geral, exiba de três a seis KPIs por relatório. Caso apresente outros dados, tenha uma hierarquia clara de importância visual e forneça apenas os pontos mais importantes.
6) Deixe seu relatório muito claro
Clareza deve ser o objetivo dos relatórios gerenciais. Para isso, cuide também com o layout: selecione as cores com cuidado e certifique-se de que elas se destacam umas das outras. Ademais, verifique se os KPIs utilizados serão entendidos e facilmente interpretados por todos que acessarem os documentos.
7) Torne-se digital!
Uma boa prática recomendada é eliminar o papel e criar relatórios digitais. Existem diversas ferramentas que permitem a criação desses documentos de forma rápida e colaborativa.
8) Alcance um equilíbrio com suas visualizações de dados
Esta dica tem a ver com o que abordamos no item número 5. Ao construir os gráficos, considere os princípios básicos de design e se cada um deles fornece rapidamente as informações necessárias.
9) Torne seu relatório digitalizável e personalizado
Ao tornar-se digital, o relatório poderá ser facilmente personalizado. O próprio usuário pode, por exemplo, decidir o período que deseja analisar e as informações de que precisa.
10) Entregue dados em tempo real que se alinham com seus objetivos
Apresentamos vários exemplos de relatórios gerenciais, cada um focando em informações diferentes. Contudo, todos têm em comum a necessidade de se apoiar em insights em tempo real totalmente alinhados com os objetivos do documento.
Além dessas dicas, considere também:
- Manter seus dashboards acionáveis e os melhore constantemente;
- Desenvolver seus relatórios de forma colaborativa;
- Criar uma linha do tempo que pode ser visualizada;
- Incentivar uma cultura baseada em dados.
Para que essas boas práticas sejam atendidas, conte com uma ferramenta que entregue relatórios de forma automatizada. A plataforma da Transfeera para gestão de pagamentos centraliza os dados e automatiza o trabalho da equipe financeira.
Na geração de relatórios e indicadores, a ferramenta possibilita a visualização do extrato por período que o usuário desejar. Ela apresenta também, em forma de gráfico:
- Os pagamentos por dia e por mês;
- Pagamentos por banco;
- Falhas por banco e seus principais motivos;
- Resultado de valores pagos X valores devolvidos.
Além disso, o usuário recebe, por e-mail, relatórios mensais e relatórios por lote de pagamento que podem ser acessados com alguns cliques dentro da plataforma.
