Todo gestor financeiro sofre constantemente muita pressão para controlar o caixa, usar melhor o dinheiro, realizar pagamentos em dia, cumprir compromissos legais etc. Somado a isso, ele precisa saber como fazer uma gestão segura dos documentos fiscais, os quais podem ser motivos para muita dor de cabeça se não receberem a devida atenção.
Parte disso deve-se ao fato de que o financeiro precisa lidar com muitos papéis, como comprovantes de pagamentos, extratos, recibos e outros. Muitas vezes, o tempo perdido para encontrar uma informação pode resultar em perda de dinheiro.
Imagine, por exemplo, que na hora de fazer a conciliação bancária você descobre que o saldo não fecha. Já pensou ter que procurar manualmente onde está o erro, sendo que, para isso, você precisará verificar informações com diferentes pessoas?
Pois é, com uma boa gestão de documentos a informação é encontrada em questão de segundos. Quer entender mais? Então, invista alguns minutos na leitura deste artigo!
Entendendo como fazer uma gestão segura de documentos fiscais
Antes de irmos direto ao ponto, é importante esclarecermos o que é gestão de documentos e por que você, da área financeira, precisa adotar a prática. Confira:
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é um conjunto de práticas adotadas para obter maior eficácia e economia na criação, no uso, armazenamento e descarte de documentos. A ideia por trás desse gerenciamento é tornar a busca por dados mais ágil, segura e organizada.
Para o financeiro de uma empresa, as consequências da má gestão de documentos podem ser desde uma reputação manchada, passando por problemas legais e fiscais e indo até um gerenciamento financeiro falho, que pode resultar em falência.
Qual a importância dela para a empresa?
Uma boa gestão de documentos e arquivos da área financeira garante:
- Redução do tempo gasto para encontrar os arquivos;
- Acesso remoto aos documentos;
- Segurança na documentação, deixando-a disponível apenas para as pessoas autorizadas;
- Precisão na análise financeira;
- Conservação do documento original;
- Redução de custos de impressão;
- Menos circulação de papel;
- Armazenamento prático;
- Agilidade na consulta, no rastreamento e na tomada de decisão;
- Aumento da segurança dos dados.
Fases da gestão de documentos
Para colocar em prática a gestão de documentos e arquivos, existem três fases a serem consideradas. São elas:
1. Produção de documentos
Nesta primeira e fundamental etapa da gestão de documentos são definidas as normas para criá-los e como eles serão produzidos. Para isso, pense em todos os documentos que circularam pela área financeira, como as faturas gerenciadas por contas a pagar, os recibos de pagamentos, os Demonstrativos de Resultado do Exercício, Fluxo de Caixa, Balanço Patrimonial e os relatórios da área.
Em seguida, defina como esses documentos serão criados, como por exemplo, se em uma planilha ou em um sistema financeiro.
2. Utilização dos documentos
A segunda fase engloba como será realizado o controle dos documentos, de que maneira eles serão utilizados e como serão armazenados. Para esta etapa da gestão de documentos e arquivos considere os fluxos de trabalho que podem ser otimizados ou automatizados.
Uma boa prática é criar um padrão para categorização, rotulagem, processamento, revisão, armazenamento, recuperação, segurança, transmissão e exclusão de documentos. Importante também trabalhar junto à equipe de TI para garantir um plano de backup e recuperação de dados.
3. Destino dos documentos
Nesta fase, o time financeiro precisa definir os documentos que precisam ser conservados e aqueles que podem ser descartados. Para os que não serão eliminados deve-se definir o tempo que eles devem ser guardados tanto por questões administrativas quanto legais.
Como fazer uma gestão segura de documentos fiscais?
A gestão de documentos fiscais é necessária para garantir tomadas de decisão mais precisas, compreender a realidade do negócio, atender às demandas legais e assegurar uma melhor otimização da rotina financeira.
Como o assunto é de extrema relevância, elencamos cinco dicas de como fazer uma gestão segura de documentos fiscais. Anote aí:
1. Controle suas entradas e saídas
O papel de uma boa gestão de documentos fiscais é também o de acompanhar as despesas e receitas da organização. Sem esse acompanhamento, a empresa pode perder algum prazo de pagamento ou até mesmo não ter controle dos seus inadimplentes.
Falando especificamente dos pagamentos, quando a organização não controla as saídas em tempo real e não verifica se os valores pagos foram destinados às contas certas, corre o risco de ela mesma ficar inadimplente. Ou, ainda, pode acabar tendo sua imagem manchada perante algum fornecedor.
2. Armazene e categorize corretamente toda a documentação
Categorizar documentos significa classificá-los. Graças a essa categorização que os documentos poderão ser facilmente achados. Adicionalmente, ela garante uma área padronizada, facilita o processo de auditoria e otimiza a gestão.
Você pode, por exemplo, diferenciar as notas geradas pela sua empresa daquelas geradas por clientes ou fornecedores. Outra maneira de categorizar os documentos é organizá-los em ordem de data.
3. Realize uma auditoria periódica de todos os processos
Não tem como fazer uma gestão segura de documentos fiscais se tudo que foi definido cair no esquecimento, ou se os colaboradores voltarem para velhos hábitos e acabarem deixando de lado as boas práticas.
Por esse motivo, depois de implementar seu plano de gerenciamento de documentos, realize auditorias regulares e, conforme necessário, faça atualizações nos processos, garantindo que todos na equipe financeira estejam sempre informados.
4. Invista em tecnologia e automatize a gestão dos documentos fiscais
Uma gestão de documentos e arquivos automatizada significa menos colaboradores tendo que executar funções mais simples de um lado e, de outro, mais profissionais destinados a atividades estratégicas. Quer um exemplo?
Imagine ter que fazer um relatório gerencial manualmente. O maior desafio será na coleta de dados, pois dependendo do tipo de documento será preciso coletar informações de áreas diferentes e que utilizam ferramentas diferentes, como um CRM e uma planilha que não conversam entre si.
Além de o trabalho para coletar essas informações ser enorme, os colaboradores perderão um tempo precioso fazendo a elaboração do material quando deveriam dedicar o tempo para interpretar os dados e trazer melhorias para o caixa da organização.
Com o uso da solução de pagamentos da Transfeera, por exemplo, os profissionais podem receber, em tempo real, informações como relatórios por lote de pagamento, as falhas por banco e seus principais motivos, resultado de valores pagos vs. valores devolvidos, e muito mais.
Assim, conseguem agir na raiz do problema e tomar decisões com muito mais praticidade.
Conheça a funcionalidade de relatórios e indicadores das soluções da Transfeera.
