Segundo Peter Drucker, o “pai” da administração moderna, um processo administrativo envolve quatro fases. São elas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Pegando as iniciais de cada uma das palavras, temos uma ferramenta conhecida por PODC.
Ela parte do princípio que existe uma sequência de funções que devem ser seguidas para que a administração ajude a empresa a atingir seus objetivos. A seguir, conheça melhor o que é PODC na administração.
O que é PODC?
PODC representa uma das principais funções da administração: planejar, organizar, dirigir e controlar. A ideia por trás da metodologia é que todos os administradores e/ou líderes e/ou gestores devem, no mínimo, executar essas quatro atividades básicas.
Em outras palavras, essas funções representam como deve ser uma rotina administrativa. Portanto, partindo do PODC, um administrador é o profissional que planeja, organiza, dirige e controla
A metodologia foi criada por Henri Fayol para tirar da falência a empresa para a qual ele trabalhava. Em 1916 ele publicou um livro que definiu cinco funções da administração: Planejamento, Organização, Comando, Coordenação e Controle – também conhecida por POC3.
Com o passar dos anos, a teoria foi sofrendo alterações. Com a administração neoclássica, mais especificamente com Peter Drucker, surgiu o PODC.
Se você observar a imagem acima, verá que o ciclo é cíclico. Em outros termos, ao terminar a atividade de controle volta-se para o planejamento e tudo inicia novamente.
Olhando novamente para as funções descritas no ciclo PODC, podemos dizer que:
- Tudo começa com um planejamento, que é também a definição dos objetivos a serem atingidos.
- A organização vem logo em seguida, e é quando são criadas mini metas que são, por sua vez, distribuídas para cada área.
- Para que seja alcançado o que foi definido, é fundamental comandar as equipes, ou seja, dirigi-las.
- A atividade final é o controle, que nada mais é do que a análise de dados e a verificação do andamento ou da conclusão das atividades.
Mas para entender com mais detalhes os aspectos do PODC, confira o tópico abaixo.
Como implementar o ciclo PODC na sua empresa?
Para implementar o ciclo PODC é preciso seguir as quatro funções básicas que o descrevem. Entenda mais nas próximas linhas:
Planejar
Planejar é definir o quê, quando, como, onde e quanto. Essa primeira função é de extrema importância, porque é o momento de definir os objetivos e traçar os caminhos para atingi-los.
Fazendo uma comparação, o planejamento é como se fosse um mapa, pois ambos são usados como uma ferramenta para chegar a algum destino. Por ter essa função de direcionar o caminho a ser seguido, observe que quanto mais completo for o planejamento, menos gastos a empresa terá, e menos esforço será exigido das equipes.
Resumindo, ao planejar, considere o seguinte:
- Defina os objetivos, isto é, aonde você quer chegar;
- Determine o ponto de partida, que é a situação atual da organização;
- Desenvolva alternativas para se chegar ao objetivo;
- Analise as alternativas e escolha aquela que será seguida;
- Defina as metas que serão analisadas para verificação de desvios e/ou resultados.
Organizar
O planejamento foi feito, agora é o momento de organizar as etapas do plano. Para isso, é preciso ter em mente o resultado que se deseja atingir.
Entenda também que a atividade de organização é que possibilitará o planejamento sair do papel. Por exemplo, se para se chegar a um determinado objetivo for preciso automatizar algum processo, como o financeiro, será necessário incluir o investimento em tecnologia.
Na etapa de organização as atividades são agrupadas de uma maneira lógica e são definidos os responsáveis, bem como os recursos necessários para que tudo seja executado da maneira mais eficiente possível.
É também nessa fase que há a definição das áreas que executarão as atividades. Do mesmo modo, cada colaborador tem também um papel a executar. Por isso, espera-se que os funcionários estejam motivados.
Falando no assunto motivação, os líderes possuem um papel importante para garantir isso. Entenda mais na etapa seguinte.
Dirigir
Administrar é coordenar (dirigir) pessoas. Uma vez que a organização tenha definido o planejamento e organizado e alocado os recursos, é hora de lidar com pessoas.
No ciclo PODC, a função de dirigir é colocar em prática o que foi planejado e organizado. A fim de conseguir isso, é preciso saber liderar, inspirar, delegar, passar feedback e cobrar resultados.
Lembramos que liderar é tomar uma decisão para alcançar objetivos. Um líder deve ser como um braço direito de seus liderados. Isso quer dizer que seu papel vai muito além de uma autoridade formal, pois ele é um apoio aos colaboradores.
Controlar – Tipos de controle
O controle é a etapa onde são analisados os resultados alcançados. É também o momento de entender o que deu certo e o que deu errado, e de assegurar como está o progresso rumo aos objetivos definidos no planejamento.
A função dessa atividade é encontrar desvios para garantir que os resultados definidos no planejamento sejam alcançados. Assim, é possível tomar ações corretivas ou preventivas.
Portanto, nessa etapa são monitorados os indicadores (os quais também foram definidos no planejamento) para as tomadas de decisão necessárias.
Entenda igualmente que, quando o controle é realizado, três situações podem ocorrer:
- A administração ter que aplicar ações preventivas;
- Necessidade de ações corretivas;
- Aplicação de melhorias.
Em qualquer um dos casos, é necessário voltar às etapas anteriores de planejamento, organização e direção. Isso comprova o fato de que o PODC é cíclico e os ajustes são constantes.
Sobre a fase de controle, existem três tipos: preventivo, posterior e simultâneo. Entenda:
Controle Preventivo
Nesse tipo de controle busca-se prever problemas que possam vir a ocorrer e que de alguma maneira impeçam ou atrasem os resultados de serem atingidos.
O controle preventivo também envolve a criação de cenários. Desse modo, líderes conseguem perceber desvios com antecedência e já têm definidas as ações que precisam executar.
Controle Posterior
Após a ação, são determinadas as causas dos desvios e violações do padrão. Com essa análise, os líderes conseguem entender o que aconteceu e evitar que o resultado se repita (caso não tenha sido conforme o esperado).
Controle Simultâneo
No PODC na administração, a etapa de controle também é realizada durante a execução das atividades. Nesse caso, líderes fazem o controle à medida que as atividades vão sendo realizadas (isto é, simultaneamente).
Destacamos que a atitude dos líderes ao realizar esse controle é o de apoiar os seus colaboradores, oferecendo-lhes auxílio na solução de problemas que possam ter aparecido.
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Por que o ciclo PODC é tão importante para empresas e escritórios?
O ciclo PODC não apenas define as quatro principais funções administrativas, mas coloca-as em ordem. Assim, sempre que realizarem alguma atividade, os líderes têm uma estrutura a seguir. Estrutura essa que foi comprovada por diversas empresas de renome no mundo inteiro.
A metodologia também faz com que empresas sejam mais produtivas. Vale dizer que o ciclo PODC é conduzido de modo sequencial e, como comentamos, seu objetivo final é alcançar resultados eficientes e eficazes.
A administração precisa das quatro funções para atingir os objetivos esperados. Por essa razão, a metodologia, ao criar uma ordem para as funções, também define o que não pode ser deixado de lado. Consequentemente, a gestão reduz os riscos de falhas.
Conclusão
A administração é um processo de atividades que se relacionam entre si. O ciclo PODC mostra isso, uma vez que estrutura as quatro funções, que são planejar, organizar, dirigir e controlar.
Empresas que possuem um POCD estruturado possuem menos chances de terem problemas financeiros. Mas além do ciclo, existem outras maneiras de assegurar um negócio bem estruturado no que diz respeito às finanças.
Você pode começar, por exemplo, com um mapeamento dos processos financeiros. Leia o artigo “Passo a passo para fazer o mapeamento de Processos Financeiros” e aplique-o na sua empresa.
