A planilha de controle financeiro empresarial é uma ferramenta importante para a eficiência operacional e o gerenciamento de recursos de uma organização. Analisando-a é possível obter informações importantes sobre a real condição de um negócio em termos de caixa.
Do mesmo modo, a planilha financeira mostra à empresa onde ela pode (ou deve) reduzir custos e qual sua capacidade de investimento. Além disso, serve de apoio para tomadas de decisão precisas.
Já que estamos falando de um recurso igualmente importante para a realização de análises financeiras, neste artigo decidimos mostrar a você como seu negócio digital pode otimizar o uso das planilhas – ou até mesmo decidir se chegou o momento de optar por tecnologia e soluções para ajudar no dia a dia.
O que é o controle financeiro empresarial?
O controle financeiro empresarial analisa, monitora e gerencia as condições financeiras e econômicas de uma empresa por meio de um trio de demonstrações: demonstração do fluxo de caixa, balanço patrimonial e demonstração de resultados.
Ele permite que questões como corte de gastos, contratação e demissão de colaboradores, previsão para o futuro, precificação e ROI – para citar alguns exemplos – sejam analisadas e acompanhadas.
Como ter uma planilha de controle financeiro empresarial?
Para quem deseja utilizar uma planilha de controle financeiro manual existem ferramentas para montá-las. É o caso de utilizar o Excel ou as planilhas do Google (localizado no Google Drive).
Já para aqueles que apostam na automatização, uma ideia é investir em softwares de gestão financeira que possuem essa funcionalidade.
Qual a importância da planilha no controle financeiro?
A planilha financeira traz vantagens como:
Melhora a eficiência operacional
A planilha é uma ferramenta que possibilita a visibilidade total dos dados financeiros. Consequentemente, ela ajuda o time de finanças a realizar o controle interno para otimizar o fluxo de caixa e a alocação de recursos.
Por isso, dizemos que uma de suas vantagens é servir de suporte para a empresa garantir uma melhor eficiência operacional.
Melhora o controle
Quando tudo está registrado em uma planilha de controle financeiro empresarial, fica mais fácil reduzir o desperdício. Não apenas isso, mas a ferramenta ajuda a proteger o negócio contra gastos não autorizados, desvios e fraudes em faturas.
Destacamos ainda que a planilha ajuda no controle das entradas e saídas em períodos, como meses ou semanas. Essa característica ajuda o time a fazer comparações sobre o aumento ou diminuição de gastos e receitas.
Aumento da lucratividade
Por permitir análises financeiras e um melhor controle das entradas e saídas, a planilha contribuiu para mais eficiência. A lucratividade aumenta como consequência desse controle, que permite que melhores decisões sejam tomadas.
Melhores tomadas de decisão
A planilha de controle financeiro empresarial proporciona à gerencia conhecimentos extremamente relevantes. Graças a isso, a gestão pode tomar decisões que atendam aos objetivos de negócio.
O que deve considerar na hora de estruturar a planilha?
Agora que você viu a importância de uma planilha de controle financeiro empresarial, veja o que considerar na hora de montar a sua:
1 – Defina objetivos
Tenha em mente que a planilha serve também para a empresa se guiar com relação aos seus objetivos. Por essa razão, estabeleça uma meta e utilize a ferramenta para analisar o que pode estar saindo errado e que está interferindo no alcance dos resultados.
Uma vez de posse dessas informações, será mais fácil tomar as providências necessárias para corrigir a rota.
2 – Categorize receitas e despesas
Não tem como analisar índices financeiros se a categoria de cada despesa ou receita estiver incorreta ou não for muito bem feita. Um dos motivos é que essa prática garantirá um melhor equilíbrio entre entradas e saídas.
Isso porque, para a gestão do negócio, a categorização ajudará a facilmente identificar onde a empresa está tendo mais gastos ou lucros.
3 – Defina os índices utilizados e programe as fórmulas
Em uma planilha financeira é possível controlar contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, capital de giro, pontos de equilíbrio, entre outros. Cada um desses itens deve estar disposto em uma aba diferente.
Além disso, cada tipo de índice exige fórmulas diferentes e também estruturas diferentes na planilha. Você não precisa trabalhar com todos os índices, mas independentemente disso, fique atento para que as fórmulas de cada um estejam corretas.
Um erro, por menor que seja, pode fazer um grande estrago ou guiar os gestores para uma decisão errada.
4 – Teste a planilha
Já que um pequeno erro pode ser extremamente prejudicial, antes de usar a planilha oficialmente faça um teste. Essa etapa servirá por dois motivos:
- Garantir que as fórmulas estejam corretas e
- Assegurar que a planilha de controle financeiro empresarial possua todos os dados necessários.
5 – Faça atualizações constantes
Pensando no fato de os envolvidos poderem tirar um bom proveito da planilha financeira e tomar decisões pertinentes, é preciso tomar muito cuidado para que os dados analisados sejam o mais atual possível.
A fim de ter certeza que isso está acontecendo, certifique-se de possuir um procedimento padrão de salvar a planilha. Essa prática ajudará todos a saberem que estão usando a versão atualizada.
Qual o momento de decidir migrar da planilha para um sistema de controle financeiro?
A planilha de controle financeiro empresarial tem suas vantagens, mas também algumas limitações, como:
- Erros em fórmulas;
- Risco de haver diferentes versões circulando com informações diferentes em cada uma delas;
- Falta de segurança na restrição do acesso;
- Demora para consolidar informações de diferentes departamentos;
- Dificuldade para concatenar informações;
- Alto risco de erros na inserção de dados;
- Descentralização das informações;
- Perda de produtividade da equipe.
Se algumas dessas limitações estão prejudicando o seu negócio, então não tenha dúvidas: está na hora de migrar a planilha para um sistema de controle financeiro.
Outro indício de que esse movimento deve ser feito com urgência é quando a empresa precisa escalar, ou quando há o desejo de atingir uma alta escalabilidade em médio prazo. Processos manuais impedem o negócio de crescer porque, além de serem mais propensos a erros e exigirem mais tempo do time, possuem baixa eficiência.
Então, entenda que: contar com a automatização por meio de um software para controle financeiro significa ter informações centralizadas e a garantia de uma visão geral das finanças da empresa .Além disso, um software contribui para que a equipe seja mais produtiva e estratégica.
Como analisar índices financeiros é essencial para a tomada de decisão, uma ferramenta que automatiza o controle das finanças garante ainda que, a partir de análises precisas, a gerência conte sempre com dados atualizados para o planejamento de ações.
Não podemos deixar de mencionar que uma tecnologia para controle financeiro empresarial ajuda negócios online a reduzirem custos por meio da automação. Já que tocamos no assunto, se você deseja aumentar os lucros do seu negócio, uma estratégia pode ser justamente atuar no corte de gastos.
Tendo isso em mente, de forma rápida e objetiva levantamos os custos e as estratégias que levam empresas de diversos setores a conseguirem fazer isso. Saiba mais neste guia completo.
