Você sabe quanto sua empresa espera lucrar nos próximos meses? Quais serão as despesas operacionais? Quanto investirá em pessoas e tecnologia? Ou, ainda, para onde seu negócio está indo?
Existe uma frase célebre que diz que “se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”. Se ela se aplica às nossas vidas pessoais, o mesmo vale para as empresas.
A diferença é que no mundo corporativo a área financeira conta com uma ferramenta que mostra exatamente para onde a organização está se dirigindo. É o orçamento empresarial.
O tema rende assunto para muita conversa e neste artigo procuramos abordar os principais pontos. Confira, a seguir, o que é, quais são os tipos de orçamento empresarial existentes e a importância de analisá-lo.
O que é orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é uma ferramenta que permite às empresas projetarem receitas, despesas e investimentos em um período futuro. Ele é usado para o planejamento de objetivos operacionais e financeiros e fornece uma imagem clara das entradas e saídas de um negócio.
Por essa razão, o orçamento é essencial para ajudar gestores a entender o desempenho de suas áreas e da organização para a qual trabalham. Além disso, ajuda na tomada de decisões, mostrando se é preciso se concentrar na redução de custos, quais ações podem ajudar no aumento dos lucros, entre outros pontos.
Portanto, podemos considerar o orçamento empresarial como um mapa que permite à empresa planejar melhor sua rota, formulando planos para alocação de recursos e controle de despesas, e antecipando mudanças operacionais.
A ferramenta é tão importante que, sem ela, uma organização corre o risco de ter gastos excessivos e deixar para perceber isso tarde demais.
Como fazer um orçamento empresarial?
Destacamos que tipicamente ele cobre um período contábil de 12 meses. Contudo, é comum também vermos orçamentos semestrais, trimestrais e mensais, e até mesmo que ultrapassem o período fiscal de um ano.
Entendido isso, a implantação do orçamento empresarial depende muito do tipo que será utilizado. Mais adiante você entenderá melhor, mas via de regra existem quatro itens que não podem faltar:
1 – Definição do objetivo
Uma planilha de orçamento empresarial não é somente um apanhado de números. Ela é elaborada a partir do planejamento estratégico e serve para dar o direcionamento para a organização.
Por exemplo, um dos objetivos do orçamento pode ser aumentar os lucros. Nesse caso, a meta das vendas pode ser mais agressiva, o que vai influenciar na previsão de receitas.
Do mesmo modo, para aumentar a lucratividade pode-se optar pela redução de despesas. Se esse for o caminho a seguir, a empresa poderá optar por reduzir as novas contratações.
2 – Receita estimada
São as entradas de dinheiro que a organização espera obter com a venda de produtos e serviços. Essa parte do orçamento serve também para motivar a equipe comercial, pois mostra a meta que precisa ser atingida.
Para a elaboração da previsão da receita, uma das maneiras é pegar os dados do ano ou meses anteriores e fazer uma projeção baseada nisso. Entretanto, se a empresa for nova, é preciso levar em consideração a estratégia que irá adotar.
3 – Despesas operacionais
São as despesas fixas e variáveis que a empresa possui, sendo que:
- Despesas fixas são as que devem ser pagas mês a mês e não mudam. Aqui entram a projeção de salário de funcionários, o valor da mensalidade de um software sendo utilizado, por exemplo, o aluguel, entre outros.
- Despesas variáveis, embora esperadas, dependem do uso, produção, vendas e outras influências do mercado. Nesta parte estão as matérias-primas, as compras de estoque, os custos com logística (que dependem das vendas) etc.
4 – Investimentos
Esta categoria inclui todos os desembolsos que contribuem para melhorar uma empresa, tanto em relação à sua capacidade produtiva quanto aos seus funcionários. Dessa maneira, na parte de investimentos vale considerar treinamentos e capacitações previstos, compra de veículos, móveis, recursos de informática, entre outros.
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Tipos de orçamento empresarial
Comentamos que o modelo de orçamento empresarial varia de acordo com o tipo adotado. Neste artigo apresentamos sete a você, que são:
- Orçamento ajustado
- Orçamento base zero
- Orçamento contínuo
- Orçamento estático
- Orçamento do planejamento estratégico
- Orçamento incremental
- Orçamento variável
Entenda melhor sobre cada um deles.
Orçamento ajustado
Como o nome sugere, o orçamento ajustado passa por adequações conforme o cenário vai mudando. É um orçamento mais flexível, que considera variações que podem interferir na realidade da empresa e nas demandas de curto prazo.
Justamente por ir se adequando e fazendo ajustes em tempo real, ele oferece uma imagem precisa do desempenho da empresa. Considerando isso, a ferramenta ajuda o negócio a maximizar os lucros nas boas fases e a melhor se proteger em uma crise.
Em termos práticos, o orçamento ajustado é revisado no final de cada mês. O gestor financeiro compara a receita projetada com a receita real e faz os ajustes necessários das despesas do próximo mês.
Perceba que ele é mais trabalhoso, uma vez que é preciso analisá-lo frequentemente e ajustá-lo. Organizações menores têm mais facilidade em fazê-lo, pois os departamentos são mais enxutos e com menos colaboradores, o que possibilita mudanças de rumo mais facilmente.
Orçamento base zero
Também conhecido como OBZ, o orçamento base zero parte de uma planilha em branco. Para você entender, uma prática muito comum na elaboração orçamentária é partir do exercício anterior e criar um planejamento com base nele, isto é, baseando-se nos lucros, despesas e investimentos.
A ideia por trás do OBZ é que uma empresa não necessariamente terá os mesmos gastos e as mesmas receitas do ano anterior. Por esse motivo, ela precisa analisar cada item com atenção.
Assim, a elaboração do orçamento base zero se dá com muita discussão entre as pessoas envolvidas. Cada despesa ou custo deve ser analisado e justificado pelos gestores.
Como você deve imaginar, isso demanda um certo tempo. Por conta disso, o processo de elaboração do OBZ é mais demorado, mas contribui para que a empresa seja mais ágil e competitiva.
Todavia, não é indicado para ser aplicado sempre. Comumente, quem geralmente o adota são empresas ou áreas que estão se reestruturando. Além disso, é o tipo de orçamento empresarial utilizado por novos negócios.
Orçamento contínuo
Ele também é conhecido por Rolling budget, Rolling forecast e Moving budget, e muda constantemente ao longo do ano. Trata-se de um tipo mais dinâmico de orçamento e normalmente cobre um período de 12 meses.
Funciona da seguinte maneira: quando um mês termina, um outro mês é adicionado no final do orçamento. Por exemplo, no fim de abril de 2023 é adicionado abril de 2024.
Desse modo, o objetivo é ter um plano orçamentário de 12 meses para frente.
Orçamento estático
É a prática orçamentária mais adotada pelas organizações. Ele é elaborado com base em um cenário já definido de vendas e despesas, por exemplo, e não permite mudanças nas premissas.
Por exemplo, se a empresa decidir que investirá um determinado valor em tecnologia, o valor segue valendo mesmo se os lucros forem maiores ou menores que os previstos.
Apesar de o orçamento empresarial estático parecer engessado, acompanhá-lo é muito mais fácil do que na comparação com os outros modelos. Além do mais, pelo fato de não permitir mudanças, de uma certa maneira ele força gestores a serem mais atentos no monitoramento de desvios e de tendências.
Orçamento do planejamento estratégico
É elaborado pela alta direção. Em termos gerais, ele define a estratégia que deverá ser levada em consideração por todos os gestores. Sendo assim, uma vez criado, o orçamento empresarial do planejamento estratégico deve ser desdobrado em cada área.
Explicando melhor, cada departamento elabora um plano em nível operacional para bater as metas do orçamento principal.
Orçamento incremental
Neste método orçamentário os valores dos períodos anteriores são replicados aos períodos seguintes. É um tipo visto como simples de ser elaborado, já que ele parte de valores que foram aprovados no exercício anterior. A partir deles são feitos reajustes considerando a inflação e outros índices de correção monetária.
Para empresas que querem reduzir os custos na elaboração do orçamento, o tipo incremental envolve menos profissionais e, portanto, é menos custoso.
Orçamento variável
Ele é como o orçamento ajustado, pois pode ser alterado conforme as mudanças de cenário. Por ser mais flexível, dá margens para manobras nas peças orçamentárias de despesas, custos e investimentos.
Importância de analisar o orçamento empresarial
A principal importância do orçamento empresarial é servir como uma ferramenta para mostrar como a empresa está se saindo financeiramente. É com base em sua análise que gestores conseguem melhor planejar as despesas e os investimentos de curto, médio e longo prazo, além de tomarem decisões mais bem informadas.
O orçamento é também importante na hora de buscar financiamento externo. O motivo é que bancos e investidores utilizam as demonstrações financeiras para fazer suas análises.
É justamente o orçamento que mostra quanto um negócio custa em termos de receitas e despesas futuras esperadas. Dito de outra maneira, a ferramenta pode dar confiança aos investidores na estratégia da empresa.
Quando implementado, o orçamento empresarial igualmente ajuda gestores de áreas diferentes a entenderem como outros departamentos e equipes suportam o sucesso das operações. Consequentemente, aumenta a interação entre os setores.
Não podemos deixar de mencionar que o orçamento empresarial pode ser usado para compartilhar os objetivos do negócio. Como ele serve para definir metas de custos e de receita, é uma prática usá-lo inclusive para a adoção de um plano de bônus e comissões atrelado ao desempenho dos colaboradores.
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Conclusão
A receita que seu negócio precisa fazer, a quantia alocada para ajudar na geração de despesas e até mesmo o quanto que sobra todo o mês: tudo isso é possível de analisar a partir do orçamento empresarial.
Com um bom planejamento orçamentário a empresa pode manter-se financeiramente saudável apesar dos problemas que venham a acontecer. Para isso, ele precisa ser acompanhado de perto. Em outros termos, o orçamento não é uma planilha feita para ser esquecida.
Pelo contrário, pois ele é um aliado para a empresa e, junto com um programa de compliance, contribui para prevenir casos de fraude e até de lavagem de dinheiro.
Tendo isso em mente, já que neste artigo você conheceu com mais detalhes sobre o orçamento, agora convidamos você a entrar no universo do compliance financeiro.
