Guia Digital Onboarding para empresas e clientes

Hoje em dia, não é exagero dizer que quase todos os relacionamentos entre marcas e pessoas começam online.

É por isso que o onboarding digital (ou digital onboarding) é considerado um dos processos mais estratégicos para empresas que desejam atrair, validar e reter clientes com segurança e eficiência.

Apesar de ter ganhado bastante popularidade nos últimos anos, o conceito ainda gera confusão para muita gente: há quem pense que o digital onboarding se resume a um simples “cadastro virtual”… mas a verdade é que ele vai muito além disso. Estamos falando de uma jornada digital estruturada, capaz de garantir que novos usuários sejam identificados, autenticados e introduzidos nos espaços da marca de maneira segura, fluida e sem atritos.

Para fintechs, negócios digitais e plataformas de pagamento, um bom digital onboarding é muito mais do que uma questão de conveniência. É um verdadeiro requisito para a sobrevivência.

Neste guia, você vai entender de uma vez por todas como ele funciona, quais são as principais etapas e como uma infraestrutura tecnológica robusta contribui para o sucesso desse tipo de jornada no ecossistema financeiro.

Como funciona o processo de Onboarding Digital de clientes

O onboarding digital de clientes é o processo de acolher, registrar e autenticar novos clientes por meio de ferramentas e ambientes digitais. Geralmente realizado de forma automatizada, ele costuma ser a primeira etapa que os usuários atravessam para obter acesso a um serviço, produto ou plataforma.

Você já criou uma conta bancária por meio de um app no celular, por exemplo? Ou fez uma assinatura em alguma plataforma de streaming?

Então você certamente sabe do que estamos falando.

É no onboarding digital que os novos clientes registram suas informações nos sistemas da marca e recebem as “boas-vindas”. Para a empresa, é o momento de verificar essas informações e conhecer os usuários recém-chegados, geralmente por meio de tecnologias como biometria, reconhecimento facial, leitura de documentos e APIs de validação.

Na prática, essa jornada substitui o processo físico de abertura de conta ou cadastro, eliminando a necessidade de papeladas, filas, locomoção e contato “cara a cara”. Assim, ela garante que apenas usuários legítimos e devidamente verificados possam acessar os produtos, serviços e plataformas em questão.

Em geral, o onboarding digital envolve três camadas principais:

• Identificação do usuário: quando o sistema coleta e valida informações pessoais e documentos oficiais;

• Autenticação e autorização: etapa em que o usuário confirma sua identidade e autoriza o uso de seus dados;

• Integração segura: momento em que o cliente é inserido na base da empresa e passa a ter acesso ao serviço contratado.

Além de garantir conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outras obrigações regulatórias, o onboarding digital melhora a experiência do usuário, acelera o início da jornada e reduz o risco de fraudes e falsificações.

Por isso, empresas que priorizam processos bem estruturados conseguem aumentar a taxa de conversão de cadastros, fortalecer a segurança operacional e gerar confiança desde o primeiro contato com o cliente.

E já que estamos falando sobre ainda proteção e segurança, vale citar o BC Protege +, a nova iniciativa do Banco Central.

Principais etapas do Onboarding Digital

O sucesso de um processo de onboarding digital depende de um equilíbrio entre segurança, fluidez e experiência do usuário. Afinal, é preciso proteger a integridade dos dados e evitar acessos indevidos aos sistemas, mas sem abrir mão da agilidade.

Cada etapa tem um papel importante para garantir que o cliente seja autenticado de forma confiável, em concordância com todas as normas de compliance e com atenção aos protocolos de antifraudes.

Embora as fases dessa jornada possam variar bastante de acordo com o tipo de negócio, o “esqueleto básico” do onboarding digital costuma seguir uma mesma estrutura: procedimentos como verificação de identidade, coleta e validação de dados e autenticação são indispensáveis.

A seguir, você descobre um pouco mais sobre cada uma dessas etapas.

Verificação de identidade

A verificação de identidade é o primeiro passo do onboarding digital, e provavelmente um dos mais críticos.

É aqui que a empresa confirma se o usuário é realmente quem diz ser, utilizando tecnologias como:

• Reconhecimento facial ou biometria;

• Leitura automatizada de documentos (OCR), como RG, CNH ou passaporte;

• Comparação entre imagem e documento (prova de vida);

• Verificação de CPF ou CNPJ em bases oficiais.

Na área financeira, além de cumprir exigências regulatórias de PLD/FT (Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo), essa etapa é essencial para evitar cadastros fraudulentos e proteger tanto a empresa quanto os clientes.

Por isso, muitas marcas recorrem a recursos tecnológicos como APIs antifraude e bancos de dados validados para realizar essa checagem de forma rápida e automatizada, sem fricção na jornada do usuário.

Coleta e validação de dados

Após confirmar a identidade do cliente, o sistema passa à coleta e validação de dados, onde são registradas e cruzadas as informações pessoais, empresariais e financeiras relacionadas ao novo usuário.

Aqui entram dados como endereço, telefone, e-mail, documentos oficiais e, em alguns casos, comprovantes de renda ou vínculo societário. Assim como a etapa de verificação, esse passo é parte essencial do Know Your Customer (KYC), processo no qual a empresa se dedica a conhecer profundamente a realidade do cliente.

A automação desses procedimentos é essencial para reduzir erros e acelerar o processo de integração, sem “cansar” os usuários. Com soluções modernas de data validation, as empresas podem verificar inconsistências, detectar duplicidades e garantir que os dados enviados correspondem a registros oficiais.

Além disso, quando o processo é apoiado por inteligência artificial, é possível identificar comportamentos suspeitos e prevenir fraudes em tempo real, um cuidado especialmente importante quando se fala em serviços financeiros.

Autenticação e criação de conta

Com a identidade e os dados validados, chega o momento da autenticação e criação da conta.

Essa é a etapa final do onboarding digital, em que o usuário recebe suas credenciais de acesso e passa a operar no ambiente digital da empresa.

Aqui entram medidas adicionais de segurança, como autenticação multifatorial (MFA), tokens de verificação ou códigos via SMS/e-mail. O objetivo é garantir que apenas o titular autorizado tenha acesso à nova conta e que toda a comunicação seja criptografada e rastreável.

Empresas que utilizam APIs e fluxos integrados podem automatizar essa criação de conta em segundos, com processos seguros, auditáveis e em total conformidade com as normas do Banco Central e da LGPD.

O resultado é um onboarding rápido, seguro e totalmente digital, que une experiência fluida para o usuário e segurança para todas as partes envolvidas.

Benefícios do Onboarding Digital para empresas e clientes

Mais do que uma mera etapa operacional, o onboarding digital é um pilar estratégico tanto para a experiência do cliente quanto para os setores encarregados da conformidade regulatória e da segurança.

Para as empresas, não faltam boas razões para caprichar nesse processo (que também pode ser um diferencial competitivo valioso). A lista dos benefícios que um bom onboarding digital traz para os negócios inclui:

• Redução de custos operacionais: com processos automatizados, a empresa elimina etapas manuais e diminui o tempo de verificação, tornando o fluxo de integração mais ágil e econômico.

• Mais segurança e compliance: as soluções de onboarding digital incorporam verificações automáticas de identidade e políticas de KYC, prevenindo fraudes e garantindo conformidade com regulamentações do Banco Central e da LGPD.

• Maior escalabilidade: processos digitais podem ser replicados e ajustados rapidamente, o que permite expandir a base de clientes sem aumentar custos na mesma proporção.

• Dados estruturados e rastreáveis: as informações coletadas durante o onboarding servem de base para decisões estratégicas, auditorias e melhorias na jornada do cliente.

Enquanto isso, para os clientes, um onboarding digital eficiente é sinônimo de agilidade, experiências mais agradáveis e menos fricção durante o cadastro. Na prática, as principais vantagens são:

• Rapidez e praticidade: todo o processo é feito online, em poucos minutos, sem necessidade de contato presencial ou envio físico de documentos.

• Experiência fluida e segura: tecnologias de verificação automatizada reduzem erros e aumentam a confiança, tornando o primeiro contato com a marca mais positivo.

• Autonomia e controle: o cliente tem visibilidade sobre as informações fornecidas e pode gerenciar suas autorizações de forma transparente, o que fortalece a relação de confiança com a empresa.

Digital Onboarding e o ecossistema financeiro

Não dá para falar da transformação digital do sistema financeiro brasileiro sem mencionar a importância do onboarding.

À medida que fintechs, bancos digitais e plataformas de pagamento expandem sua participação no mercado, cresce também a necessidade de identificar e autenticar clientes de maneira rápida, segura e em conformidade com normas regulatórias.

No ecossistema financeiro, o digital onboarding cumpre um papel duplo:

• Regulatório, ao atender exigências do Banco Central, da LGPD e de políticas de KYC/AML;

• E estratégico, ao garantir uma experiência fluida que estimula a confiança e a retenção do cliente.

Além disso, a implementação de fluxos de onboarding digital bem executados reduz barreiras de entrada e democratiza o acesso a produtos financeiros. Isso permite que pessoas físicas e jurídicas abram contas, validem dados e acessem serviços em questão de minutos, sem a necessidade de visitar agências físicas ou lidar com burocracias em papel.

Para as instituições financeiras, o impacto é direto: o custo de aquisição de clientes (CAC) diminui, já que o processo é automatizado e escalável, e os riscos operacionais são minimizados graças às verificações em tempo real.

Por fim, a base de dados da empresa se torna mais confiável e padronizada, o que facilita auditorias e tomadas de decisão.

Onboarding digital levado a sério na Transfeera

O onboarding digital é apenas o primeiro passo na construção de uma experiência financeira segura e escalável.

Depois que o cliente é identificado e autenticado, é essencial que todo o restante da jornada também ocorra dentro de um ambiente seguro, automatizado e em conformidade regulatória.

É por isso que tantas empresas confiam nas soluções da Transfeera para lidar com questões como verificação de identidade, compliance, rastreabilidade e infraestrutura de pagamentos com o máximo de eficiência e segurança, em um único ecossistema, sem as complicações desnecessárias dos bancos tradicionais.

Infraestrutura segura e compliance em pagamentos

A Transfeera opera com uma infraestrutura financeira regulada pelo Banco Central, o que garante que todas as transações e integrações ocorram dentro de padrões rigorosos de segurança e conformidade.

Isso inclui um sistema antifraude robusto, políticas de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD), verificação de identidade (KYC) e monitoramento automatizado contínuo, recursos essenciais para proteger empresas e usuários durante todo o ciclo de relacionamento digital.

Assim, a Transfeera garante que cada etapa da jornada do cliente (da entrada ao pagamento) seja rastreável, auditável e segura. Isso sem falar no compromisso de longo prazo com as melhores práticas internacionais de governança financeira e cultura de compliance, pilares fundamentais para fintechs, plataformas digitais e negócios que lidam com dados sensíveis e transações recorrentes.

Integração via API com fluxos de onboarding digital

As APIs da Transfeera permitem que o onboarding digital seja integrado diretamente aos sistemas de pagamento, repasse e conciliação financeira da empresa.

Na prática, isso significa que, assim que um cliente passa pelo processo de verificação e aprovação, é possível criar contas, subcontas ou carteiras digitais automaticamente, sem necessidade de etapas manuais. Essa integração reduz tempo, custos e falhas humanas, além de proporcionar maior consistência e escalabilidade.

A moderna infraestrutura API-first das soluções também garante que todas as operações estejam sincronizadas com o fluxo de onboarding, permitindo a execução de pagamentos seguros, rastreáveis e em tempo real. Tudo dentro da mesma arquitetura tecnológica.

É por isso que a Transfeera é a parceria ideal para as empresas que desejam construir ecossistemas digitais completos, onde onboarding, plataformas de pagamentos e compliance operam de forma fluida e integrada.

Digital Onboarding e eficiência financeira

No mercado financeiro atual, eficiência tecnológica e segurança digital caminham lado a lado… e o onboarding digital é o ponto de partida dessa integração.

A Transfeera entende que um processo de cadastro e verificação eficiente é essencial para garantir confiança desde o primeiro contato e para sustentar toda a jornada que vem depois.

Com as nossas soluções de infraestrutura de pagamentos via API, fica fácil automatizar os fluxos de cadastro, recebimento e repasse da sua empresa, mantendo total rastreabilidade e conformidade com o Banco Central.

E para quem faz questão de garantir precisão e reforçar a segurança nas transações, a ferramenta de validação bancária da Transfeera é uma aliada essencial. Além de verificar informações como número da agência e conta-corrente, CNPJ ou CPF do titular da conta e titularidade das chaves Pix, ela também realiza validações via microdepósito e ajuda a evitar pagamentos recusados.

Vem descobrir mais sobre como as soluções da Transfeera podem fortalecer o processo de onboarding digital e otimizar a eficiência financeira da sua empresa!