CNAB: como funciona e para que serve nas empresas?

Para um pagamento ser concluído, existem algumas transações que precisam acontecer. Quem é da área financeira entende bem do que estamos falando e, inclusive, já está familiarizado com o termo CNAB.

Graças a esse instrumento, a gestão das finanças pode ser facilitada. Conhecer o que é CNAB é essencial para empresas que buscam a agilidade e a eficiência da automação dos processos financeiros.

A seguir, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Então, invista alguns minutos na leitura deste artigo e veja como manter a sua empresa financeiramente saudável.

O que é CNAB?

CNAB é a sigla para “Centro Nacional de Automação Bancária”. Foi criado pela Febraban com o intuito de estabelecer um padrão para troca de informações financeiras de contas a pagar e receber entre empresas e bancos.

Em outras palavras, trata-se de um instrumento que facilita e automatiza o envio e o regresso de dados entre o emissor do título do pagamento e a instituição bancária.

O arquivo emitido pela empresa é chamado de arquivo de remessa, já a resposta do banco é o arquivo de retorno. Para você entender bem, dê só uma olhada:

• Os arquivos de remessa (de extensão .REM) comunicam aos bancos que existe um pagamento ou movimentação a ser efetuado. É o caso de pagamentos de impostos, baixa de cobranças, entre outros.
• Os arquivos de retorno (extensão .RET) partem dos bancos. Eles comunicam às empresas que houve um pagamento realizado, seja por parte da própria organização ou destinado a ela, como por exemplo o pagamento de um boleto bancário).

Tanto os arquivos de remessa quanto de retorno possuem um formato de texto com coluna respeitando o padrão CNAB.

O que significa arquivo CNAB?

O arquivo CNAB é o arquivo gerado (tanto de remessa quanto de retorno) que segue um padrão digital estabelecido pela Febraban. Como você viu até aqui, a função de cada um desses arquivos é apresentar informações digitais sobre o envio e recebimento de dinheiro.

Lembra que comentamos que o CNAB nada mais é do que um instrumento que automatiza a troca de informações financeiras? Pois bem, graças aos arquivos CNAB é que as empresas controlam os pagamentos efetuados. Ou seja, eles são de extrema importância para a atividade de conciliação bancária.

Dica Transfeera: veja aqui como melhorar o processo de conciliação financeira na sua empresa.

Como funciona o CNAB?

No processo de CNAB podem existir duas trocas, que são o envio do arquivo de remessa e o recebimento do arquivo de retorno. Para isso, banco e empresa precisam se comunicar.

A comunicação pode acontecer pela plataforma de Internet Banking da instituição financeira ou pelo software de gestão utilizado pela organização. O processo em si segue alguns passos. Para explicá-los, vamos imaginar uma empresa que precisa realizar 30 pagamentos de boletos.

1. A empresa cria um arquivo de remessa com essas informações, seguindo algum dos modelos que o banco aceitar, e o envia.
2. O banco recebe o arquivo e faz a validação. Se tudo estiver correto, a instituição segue com o pagamento dos boletos. Do contrário, ela entra em contato com a empresa para informar o que está errado;
3. Uma vez os valores homologados o banco gera o arquivo de retorno;
4. As informações financeiras são então atualizadas no sistema de gestão da empresa (que deve seguir o padrão CNAB).

Esse mesmo processo ocorre nas situações em que os clientes realizaram pagamentos de boletos. Isso porque, assim que há a homologação dos valores, o banco gera o arquivo de retorno.

Vale ressaltar que todo o processo descrito ocorre de forma digital e automática.

Modelos CNAB: 400 e 240

O CNAB 400 e o CNAB 240 são dois modelos padrões estabelecidos pela Febraban. Entenda:

• CNAB 400: possui a vantagem de ter um fluxo de informações mais ágil. No entanto, é um arquivo menor, limitado a 400 posições, com um layout para cobrança simples e garantida. Não traz a possibilidade de pagamentos em casas lotéricas ou outras instituições autorizadas pelo Banco Central.

É indicado para pequenas empresas ou para organizações cujo volume de transações financeiras não seja tão alto. Além disso, é utilizado para postagem de títulos via Correios e serviços de protesto em não pagamentos.

• CNAB 240: além do layout disponibilizar tudo o que é disponibilizado pelo CNAB 400, ele possibilita a inclusão de mais títulos a serem pagos ou cobrados. Isso porque o modelo possui 4 segmentos de 240 posições e torna possível a inclusão de mais títulos dentro do mesmo arquivo.

Cada arquivo permite carteiras de cobrança simples e garantidas, possibilita a utilização do serviço de banco correspondente e também a postagem de títulos pelos Correios.

Algo importante a saber sobre os modelos, é que cada banco adota um layout. Compartilhamos uma relação das principais instituições e os layouts que utilizam:

• Sicredi: 240;
• Sicoob: 240;
• Banrisul: 400;
• C6 Bank: 240;
• Unibanco: 400;
• Itaú: 400 e 240;
• Banco CCB: 400;
• Banco Inter: 240;
• Safra: 400 e 240;
• Caixa: 400 e 240;
• Bradesco: 400 e 240;
• Banco Banestes: 400;
• Santander: 400 e 240;
• Banco Sudameris: 400;
• Banco do Brasil: 400 e 240;
• Banco Mercantil: 400 e 240;
• Banco Nossa Caixa São Paulo: 400.

Qual a função do CNAB?

A função do CNAB é tornar digital os processos de emissão e baixa de pagamentos de boletos bancários. Além do mais, seu objetivo é trazer padronização ao processo, já que os dados são preenchidos automaticamente respeitando um padrão.

O CNAB garante ainda muito mais praticidade às empresas. Isso porque com a ferramenta os bancos de dados das organizações são sempre atualizados, já que há a baixa automática dos boletos.

Sem o apoio da ferramenta, o financeiro teria que digitar cada documento manualmente. Nem precisamos falar sobre o trabalho e o tempo que isso representaria, não é mesmo?

Vantagens do CNAB para empresas

Para a equipe financeira, podemos dizer que o CNAB é como se fosse o braço direito do time. O motivo é a automatização de tarefas que antes eram realizadas manualmente.

Como as trocas de arquivos de remessa e arquivos de retorno são realizadas automaticamente e 100% no ambiente online, o CNAB reduz a margem de erros e agiliza os processos.

Colocando em outros termos, o instrumento automatiza uma parte das tarefas operacionais da área financeira. Existem outras vantagens que o CNAB traz, como:

Segurança

A transferência de dados entre empresas e instituições bancárias segue um padrão preestabelecido. Isso quer dizer que com o CNAB não há riscos de perder informações relativas aos pagamentos recebidos ou realizados.

Outra questão importante sobre a segurança é que os próprios bancos dão a garantia da segurança das informações. Aliás, os sistemas de gestão que fazem a comunicação com os bancos também costumam investir na proteção dos dados.

Automatização de processos

Anteriormente ao CNAB o processo de recebimento e realização de pagamentos era todo feito de maneira manual. Profissionais levavam horas conferindo códigos de boletos e inserindo dados em planilhas.

Com a plataforma o upload, a leitura e a integração do arquivo de retorno são feitas automaticamente.

Aumento na produtividade

Só o fato de não ter que gastar horas executando uma atividade operacional e sujeita a erros, já é sinônimo de aumento na produtividade. Não apenas isso, como também de economia de tempo.

Ao não terem que passar um tempo desnecessário em tarefas estritamente operacionais, os profissionais do financeiro realizam atividades de mais valor agregado e podem atuar mais estrategicamente.

Maior controle de inadimplência

O CNAB centraliza a análise dos pagamentos. Graças a isso, torna mais fácil o controle da inadimplência, além de permitir aos gestores colocarem em práticas ações para reduzir os clientes devedores.

Já que tocamos no assunto, recomendamos dois artigos que podem te ajudar:

• Carta de cobrança: como fazer e não desgastar a relação com cliente?
• Gestão de cobranças: o segredo para reduzir custos e receber mais rápido

Qual layout CNAB usar?

Existem dois layouts: o CNAB 240 e o CNAB 400. Mais acima você viu as principais diferenças entre eles.

A decisão de qual modelo utilizar depende muito do que é ofertado pela instituição bancária. É preciso levar em conta igualmente o fluxo e volumetria das transações. Por exemplo, para empresas que têm um fluxo alto de pagamentos o CNAB 240 faz muito mais sentido.

Conclusão

O CNAB surgiu para automatizar e facilitar a troca de informações financeiras de envio e regresso de dados entre empresas e instituições bancárias. De um certo modo, ele nos mostra o quanto é importante para o time de finanças eliminar as tarefas manuais repetitivas.

É por isso que a automação financeira é um assunto cada vez mais frequente para quem é da área. Neste artigo comentamos sobre a conciliação bancária, mas o fato é que uma solução de automação traz vantagens que vão além disso, como:

• Aumento de segurança e de conformidade;
• Redução de custos;
• Simplificação dos fluxos de trabalho;
• Agilidade;
• Entre outros benefícios.

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