É indiscutível o fato de que a tecnologia tem ajudado a reduzir custos e a acelerar processos nas empresas. Também não podemos negar que determinadas tarefas passaram a ser finalizadas mais rapidamente, como é o caso da assinatura de contratos.
Aliás, além de agilidade, a gestão contratual ganhou também mais segurança com a tecnologia, mais especificamente, com a assinatura eletrônica. Você sabe como ela funciona? Continue por aqui e entenda os principais pontos sobre o tema.
O que é a assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica é uma maneira de autenticar um documento no meio virtual. Ou seja, é uma versão digital da assinatura em papel.
Para entender, vamos dar um passo para trás. Quando um documento é assinado manualmente, significa que o seu conteúdo é verídico e que houve um acordo entre as partes envolvidas.
A assinatura eletrônica é a mesma coisa, com a diferença de que não existe uma caligrafia, isto é, não há o ato manual de assinar o documento. Muitos bancos e instituições financeiras a adotam para realizar transações, como saques, transferências e pagamentos e procedimentos administrativos.
Entendido isso, você pode estar pensando: isso é legal? A resposta é sim. Inclusive, existe uma lei que a regulamenta, a Lei 14.063/2020. Em seu artigo 3º, está inclusive esclarecido o que é assinatura eletrônica. Confira:
“II – assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei […]”
Ainda, veja que, quando dizemos que um documento foi assinado eletronicamente, é porque foi usado um conjunto de evidências para comprovar a autenticidade dos usuários.
As evidências coletadas podem ser:
- Assinatura manuscrita
- Endereço IP do dispositivo
- Localização
- Login e senha
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Como funciona a assinatura eletrônica de conta?
A assinatura eletrônica de conta funciona como uma dupla senha. Ela permite – e torna mais segura – toda transação financeira realizada no internet banking ou no aplicativo da instituição financeira.
Para exemplificar, sabe quando você precisa fazer alguma movimentação, como uma transferência bancária e, para concluir a operação, o aplicativo da instituição pede que seja inserida uma senha diferente da utilizada no login?
Pois é, é assim que funciona a assinatura eletrônica de conta.
Como fazer uma assinatura eletrônica?
Ela costuma ser feita no aplicativo da instituição financeira. Em alguns casos, há a exigência de se dirigir a um terminal de autoatendimento para fazer o desbloqueio.
Existe ainda a possibilidade de fazer a assinatura eletrônica no momento de abertura da conta, nos caixas eletrônicos. Bom, mas independentemente de como ela tenha sido feita, uma vez que tenha havido o desbloqueio, não é mais necessário ir até uma agência física.
Já se falarmos sobre a gestão de contratos, para fazer uma assinatura eletrônica é preciso utilizar um software específico para isso. Com a ferramenta adequada, a empresa garante segurança no processo e facilidade para todas as partes envolvidas.
Existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Você entendeu o que é, como funciona e como desbloquear assinatura eletrônica. Agora, é importante compreender que toda assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. O inverso, porém, não é verdadeiro.
A explicação para isso é que existem diversas maneiras de assinar um documento no formato eletrônico ou validar um processo online, como, por exemplo, biometria, senhas, tokens, assinaturas de próprio punho na tela de um aplicativo etc. A própria assinatura digital entra como um dos tipos de assinatura eletrônica.
Além disso, ambas as assinaturas dão um caráter de autenticidade e integridade aos documentos ou operações. Contudo, existem diferenças entre elas. Para compreender quais são os pontos de divergência, confira a tabela:
No que a assinatura eletrônica ajuda na gestão de contratos?
Com a automação de processos, a gestão de contratos ganhou muito em agilidade, eficiência e redução de custos. A assinatura eletrônica traz ainda mais ganhos a essa gestão, pois ajuda empresas a:
- Concluírem acordos muito mais rapidamente;
- Economizarem dinheiro aumentando a precisão;
- Eliminarem gargalos causados por atrasos no processo, como aqueles devido às assinaturas faltantes, caligrafia ilegível ou informações incorretas;
- Melhorarem a experiência dos usuários, pois fornecedores, parceiros e clientes podem assinar documentos e contratos em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo.
Benefícios do uso das assinaturas eletrônicas
Adotar a assinatura eletrônica é obter diversos benefícios, como:
Agilidade
Esta talvez seja a principal vantagem desse tipo de assinatura. Pense na logística de uma assinatura em papel para entender. É preciso imprimir o documento e entregar ao signatário. Muitas vezes, existe mais de uma pessoa envolvida e é preciso esperar que todas assinem o documento.
Ao possibilitar que o material transite digitalmente e que ele seja assinado de modo eletrônico, o tempo de espera reduz consideravelmente. Além das partes assinarem contratos remotamente, podem colaborar em contratos independentemente de onde estiverem.
Segurança
Esse é um fator crucial desse tipo de assinatura. Por autenticar um usuário por meio de diferentes métodos (como token e biometria facial, por exemplo), a autoria da assinatura é garantida.
Para operações bancárias isso é ainda mais importante, pois dificulta o trabalho de hackers.
Economia
Considere tudo o que pode envolver uma assinatura manual: papel, tinta para impressora, logística para o contrato chegar a todas as partes, serviços de postagem e local para armazenamento do contrato/documento.
Tudo isso gera um custo para a empresa, o qual é reduzido consideravelmente com a assinatura eletrônica.
Automação do fluxo de trabalho
Toda empresa precisa garantir a confidencialidade dos dados, bem como a proteção das informações. Processos em papel exigem coordenação, precisão e rastreamento manual, e, como comentamos, isso pode resultar em erros.
Além do mais, atrasos, erros e o risco de violação das políticas são problemas que costumam ocorrer em processos manuais. Entretanto, esses riscos são minimizados ao adotar a assinatura eletrônica, especialmente se a empresa utilizar uma plataforma de gestão de assinatura.
É seguro usar assinatura eletrônica para transações bancárias?
Toda transação bancária requer uma senha. Hoje em dia, a maioria das movimentações financeiras exigem ainda uma senha adicional, que é justamente a assinatura eletrônica. Conforme explicamos, ela engloba tudo que pode ser usado para autenticar um usuário.
Há ainda instituições bancárias que exigem a autenticação da própria assinatura eletrônica por meio SMS, combinação de login com senha e token, entre outras formas.
Dito de outra maneira, ela confere ainda mais segurança às transações.
Conclusão
A assinatura eletrônica é a versão digital da assinatura manual. Ela traz muitas vantagens para as empresas, como: aumento na eficiência, agilidade nos processos, segurança e redução de custos.
Nas transações bancárias esse tipo de assinatura também é muito vantajoso. O motivo é que ela oferece uma camada a mais de segurança, consequentemente evitando problemas com roubo de dados bancários e fraudes.
Você já adota a assinatura eletrônica na sua empresa? Se ainda não, esperamos que este artigo tenha sido útil. E agora que encerrou este texto, você é nosso convidado para acessar nossos outros materiais. Confira outros conteúdos no blog da Transfeera.
