Um plano de contas contábil é indispensável para uma boa gestão financeira. Em termos simples, ele é a base da contabilidade, como se fosse um pilar que sustenta todas as operações e as tomadas de decisão.
Isso porque é nele que estão registradas todas as transações comerciais – desde o pagamento dos seus clientes e o holerite de seus funcionários, até um empréstimo bancário ou a compra de um laptop.
Saber como funciona um plano de contas financeiro e como montar um é o primeiro passo para colocar em prática essa ferramenta que manterá as entradas e saídas do seu negócio organizadas. Entenda mais a seguir.
O que é plano de contas?
O plano de contas é uma lista de todas as contas financeiras e econômicas de um negócio. Ele é uma maneira de categorizar as transações que uma organização realizou durante um período contábil específico.
As empresas costumam usar o plano de contas financeiro para acompanhar de onde o dinheiro vem e para onde ele vai. Note que ele é como se fosse um mapa para a contabilidade, pois fornece insights precisos sobre todas as transações efetuadas.
Além disso, e algo muito importante a se considerar, é que o plano de contas norteia a elaboração de outros relatórios financeiros importantes, tais como: Demonstrativo de Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados do Exercício e Balanço Patrimonial.
Como funciona o plano de contas na prática
O plano de contas organiza as finanças. Para isso, ele separa despesas, receitas, ativos e passivos. Cada um desses itens é listado por meio de códigos e classificações.
Sendo assim, o plano apresenta uma relação padronizada das contas que serão agrupadas dentro do balanço.
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Principais categorias do plano de contas
Em um plano de contas contábil as transações financeiras são divididas em: ativos, passivos, despesas, custos e receitas. Na hora de preenchê-lo, deve-se saber para onde vai cada entrada ou saída. Para isso, confira o que significa cada categoria:
Ativos
Tudo que faz parte do patrimônio de uma organização entra na relação de ativos. Explicando melhor, são todos os bens e direitos de uma empresa que podem ser convertidos em dinheiro.
Eles podem ser divididos em duas subcategorias:
- Ativos circulantes: são os bens e direitos realizáveis dentro de 1 ano fiscal, isto é, no máximo 12 meses. Por exemplo: estoque, matéria-prima, dinheiro no caixa, contas a receber no curto prazo etc.
- Ativos não circulantes: são os bens e direitos realizáveis em um período superior a 1 ano fiscal. Em outros termos, refere-se a tudo que pode ser transformado em dinheiro somente no médio ou longo prazo. Por exemplo: equipamentos, investimentos de longo prazo, valor da marca no mercado, duplicatas a serem recebidas após 12 meses etc.
Passivos
Nesta categoria são elencadas tudo o que pode ser traduzido como a parte negativa do patrimônio corporativo. Com isso em mente, aqui entram as dívidas e obrigações da empresa.
Os passivos podem ser divididos em três subcategorias:
- Passivo circulante: são as obrigações exigíveis em um prazo dentro de 1 ano fiscal. Exemplo: pagamento a fornecedores, contas, encargos etc.
- Passivo não circulante: obrigações exigíveis após doze meses. Exemplo: empréstimos e impostos para serem pagos no próximo exercício.
- Patrimônio líquido: capital social dos próprios sócios ou dos acionistas.
Despesas
As despesas incluem todos os gastos que precisam ser feitos para manter as operações de uma empresa funcionando. Contudo, observe que elas não se relacionam diretamente com a produção e as vendas.
Alguns exemplos de despesas são os pagamentos aos funcionários, a compra de novos equipamentos, entre outros.
Custos
Nesta categoria estão presentes os gastos que têm a ver com produção e comercialização de produtos e a prestação de serviços.
Receitas
Essa é a parte do plano de contas onde ficam as entradas de caixa. Elas podem ser referentes às:
- Receitas de vendas: tudo o que a empresa recebe pela comercialização de produtos.
- Receita de serviços: as entradas relacionadas às execuções dos serviços prestados pela empresa.
- Receitas financeiras: os rendimentos provenientes das aplicações financeiras, de um aluguel etc.
Como montar um plano de contas corretamente?
Existe um formato padrão para seguir como base na hora de montar um plano de contas contábil. Uma boa prática na sua elaboração é respeitar a estrutura do balanço patrimonial, que é:
- Ativo
- Passivo
- Custos
- Despesas
- Receitas.
No plano de contas, cada uma dessas categorias representa um nível. Abaixo delas estão os subníveis. Veja o exemplo para entender melhor:
- Primeiro nível
- 1.1 Segundo nível
- 1.1.1 Terceiro nível
- 1.1.1.1 Quarto nível
Trazendo para a prática, ficaria assim:
1 ATIVO
1.1 ATIVO CIRCULANTE
1.1.1 Caixa
1.1.2 Contas a Receber
1.1.3 Estoques
1.1.3.01 Mercadorias
1.1.4.02 Produtos Acabados
1.1.4.03 Insumos
1.2 NÃO CIRCULANTE
1.2.1 Contas a Receber
1.2.1.01 Clientes
1.2.1.02 Outras Contas
1.3 INVESTIMENTOS
1.3.1 Terrenos
1.3.2 Construções e Benfeitorias
1.3.3 Máquinas e Ferramentas
1.3.4 Veículos
1.3.5 Móveis
O mesmo deve ser aplicado para as demais categorias, sempre tendo em mente que cada subnível deve representar a realidade do seu negócio.
Qual a diferença entre plano de contas contábil e plano de contas referencial?
O plano de contas referencial é uma obrigação das empresas enquadradas no Lucro Presumido ou no Lucro Real.
Foi criado pela Receita Federal e é a partir dele que cada contribuinte faz, na Escrituração Contábil Digital (ECD) e na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), uma correlação (DE-PARA) entre as contas da sua empresa e o Plano de Contas Referencial.
Por sua vez, o plano de contas contábil não precisa seguir o formato definido pelo Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR).
Quais os benefícios do plano de contas?
Uma das vantagens do plano de contas contábil é dar a qualquer pessoa que o analise uma ideia das transações envolvidas nas operações diárias da empresa. Assim, ele fornece às partes interessadas uma visão clara de como está a saúde financeira do negócio.
Quando bem elaborado, o plano de contas serve também como uma ferramenta para embasar tomadas de decisão nos níveis contábeis, tributários e estratégicos.
Importante mencionar ainda que ele fundamenta a elaboração do orçamento empresarial, pois auxilia gestores a estipularem as metas orçamentárias e a fazerem os devidos acompanhamentos.
Para quem organiza as contas da empresa, o plano, por ser padronizado, otimiza o processo e simplifica o trabalho operacional.
Conclusão
Um plano de contas é um mapa do negócio e ajuda a área financeira e a diretoria a compreender se as finanças estão em boa forma ou se ações de melhorias precisam ser implementadas.
É também a partir dele que podem ser gerados relatórios financeiros que possibilitam avaliar a empresa em um determinado período. Adicionalmente, reforçamos que ele serve para simplificar a vida de quem trabalha na contabilidade.
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