Entender o que é invoice e como emiti-la corretamente é fundamental para quem atua no mercado digital. O documento, além de trazer clareza nas transações e garantir a organização financeira, é uma conformidade legal principalmente para quem foca em operações internacionais.
Neste artigo, aprenda para que serve uma invoice, quando ela é obrigatória no Brasil e como preenchê-la corretamente. Veja também alguns modelos práticos para você usar no seu negócio.
Invoice: o que é e para que serve?
Invoice, ou Commercial Invoice, é uma fatura comercial que formaliza a venda ou prestação de serviços. Nela, estão detalhados os produtos ou serviços vendidos, valores, prazos e condições de pagamento. Ou seja, trata-se de um comprovante formal de vendas.
Para quem atua com transações internacionais, ou lida com comércio exterior, a invoice é indispensável. Além de registrar a operação, ela é fundamental para processos aduaneiros, cálculos de impostos e o correto despacho de mercadorias.
Diferença entre invoice e nota fiscal (NF)
De forma simplificada, a invoice é o equivalente estrangeiro da nota fiscal. Enquanto a invoice é usada em transações internacionais — como importação e exportação de produtos ou serviços —, a nota fiscal é emitida no Brasil para registrar operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços no território nacional.
Ainda sobre as diferenças entre elas, entenda que a NF atende às exigências da Receita Federal no que diz respeito à arrecadação de tributos nacionais. Por sua vez, a invoice formaliza transações comerciais entre países.
Por exemplo, quando um marketplace brasileiro vende para clientes no Brasil, ele deve emitir a nota fiscal para cumprir as obrigações fiscais locais. Já se o mesmo marketplace realiza uma venda para um cliente no exterior, a invoice será o documento usado para formalizar essa transação internacional, detalhando os produtos, valores, moeda e condições de pagamento.
Para dar origem ao dinheiro em reais, após a conversão do valor recebido no exterior, a empresa deve emitir uma nota fiscal correspondente ao valor convertido em reais. Em outras palavras, para reconhecimento de receita e base de cálculo dos tributos brasileiros, a invoice não substitui a emissão da NF.
Quando a invoice é obrigatória
Até aqui você entendeu que a invoice deve ser emitida nos casos em que haja uma transação comercial internacional. No entanto, somente existe a obrigatoriedade de emiti-la quando o valor da operação de importação ou exportação for superior a 3 mil dólares. Quando esse valor for menor, a emissão é opcional.
Apesar disso, é importante ter em mente que o documento formaliza a venda de produtos ou serviços. Sendo assim, é altamente recomendado que ele seja emitido, independentemente do valor.
Como fazer uma invoice corretamente?
Saber como elaborar uma invoice corretamente é fundamental para dar clareza às transações e evitar atrasos nos pagamentos. Confira a seguir as informações obrigatórias, as ferramentas e plataformas utilizadas para emitir o documento e dicas de como preenchê-lo.
Informações obrigatórias em uma invoice
Toda invoice deve conter:
- Dados do emissor (nome ou razão social, endereço completo, CNPJ/CPF ou equivalente no país de origem).
- Dados do destinatário (nome ou razão social, endereço e identificação fiscal quando aplicável).
- Data de emissão do documento;
- Número da Invoice;
- Descrição completa do produto ou serviço, acompanhada da NCM para operações dentro do Mercosul;
- Local de embarque e desembarque, se aplicável;
- Em caso de mercadorias: tipo de transporte do produto, peso e quantidade;
- Preço unitário, valor total e a moeda;
- Forma de pagamento e conta bancária;
- Assinatura de quem emite;
- Indicação do Incoterm (International Commercial Terms).
Ferramentas e plataformas para gerar invoice
Há no mercado diversas opções de ferramentas e plataformas para a geração de invoice. Algumas das opções são Invoicely, PayPal e Zoho Invoice. A Remessa Online possui um gerador gratuito de invoice que pode ser acessado neste link.
Dicas para preencher uma invoice sem erros
Uma invoice preenchida incorretamente significa retrabalho e, possivelmente, atraso no pagamento (além de passar uma imagem pouco profissional). Para evitar que isso aconteça, siga estas dicas na hora de realizar o preenchimento do documento:
- Antes de emitir a invoice comercial, confirme os dados do cliente, valores, prazos e descrições;
- Mantenha um controle rigoroso da numeração para facilitar a organização e evitar duplicidades;
- Descreva detalhadamente os produtos ou serviços;
- Informe a moeda utilizada;
- Verifique os prazos e condições de pagamento a fim de evitar mal-entendidos.
- Inclua impostos e encargos quando aplicáveis;
- Revise o documento antes de enviar;
- Mantenha uma cópia organizada e segura para facilitar consultas futuras e comprovação em caso de auditorias;
- Tenha modelos prontos e padronizados.
Modelo de invoice: exemplos e formatos
Uma das dicas para o preenchimento de invoice sem erros é contar com modelos prontos, pois eles facilitam a rotina. Caso você opte por uma ferramenta ou plataforma para a emissão da fatura comercial, o modelo já estará formatado e pronto para uso, bastando preencher os dados específicos de cada transação.
Se optar por fazer o preenchimento manual, confira exemplos de modelos simples e práticos e que você pode adaptar conforme as necessidades do seu negócio digital.
Modelo de invoice em português
Invoice nº: 001
Data: 02/07/2025
Emitente: Nome da empresa / CNPJ / Endereço completo
Destinatário: Nome do cliente / CPF ou CNPJ / Endereço completo
Descrição dos serviços/produtos:
- Produto X – quantidade: 100 – valor unitário: R$ 150,00 – total: R$ 15.000,00
Condições de pagamento:
- Forma: transferência bancária
- Moeda: Reais
- Vencimento: XX/XX/XXXX
Valor total: R$ 15.000,00
Modelo de invoice em inglês
Invoice No.: 001
Date: July 2, 2025
Issuer: Company Name / Tax ID / Full address
Recipient: Client Name / Tax ID / Full address
Description of goods/services:
- Product X – quantity: 10 – unit price: USD 20.00 – total: USD 200.00
Payment terms:
- Method: Bank Transfer
- Due date: [Month] [Day], [Year]
Total amount: USD 200.00
Invoice para exportação e transações internacionais
Invoice No.: 001
Date: [Data de emissão]
Exporter (Seller):
Nome da empresa
Endereço completo
CNPJ/Tax ID
País
Importer (Buyer):
Nome do cliente/empresa
Endereço completo
Número de identificação fiscal (se aplicável)
País
Description of Goods/Services:
Subtotal: USD [valor]
Freight (if applicable): USD [valor]
Insurance (if applicable): USD [valor]
Total Amount: USD [valor]
Payment Terms:
- Payment method: Bank Transfer / PayPal / Other
- Payment due date: [data]
Incoterms: [Ex: FOB, CIF, DDP]
Invoice para freelancers e empresas
Como você acompanhou até aqui, independentemente do valor do serviço prestado ou produto vendido, em transações internacionais é sempre indicado emitir invoice – tanto para o controle financeiro quanto para formalizar as cobranças.
Como freelancers podem usar invoice para cobrar clientes
No caso de freelancers que prestam serviços a clientes internacionais, a invoice atua como um documento oficial para solicitar o pagamento e formalizar acordos.
Invoice em serviços contratados no exterior
Se a sua empresa contratar serviços de freelancers ou fornecedores no exterior, a invoice serve como comprovante da prestação de serviço e base para pagamento. Ela também permite o acompanhamento dos custos e o planejamento do fluxo de caixa.
Validade jurídica da invoice no Brasil
O documento oficial exigido pela Receita Federal é a nota fiscal, que serve para registro e tributação das operações comerciais nacionais. Portanto, ela é imprescindível para o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.
Por sua vez, a invoice é um documento comercial utilizado principalmente em transações internacionais. A legislação brasileira determina que o documento deve ser emitido em transações que excedam o valor de USD 3.000,00. No entanto, é recomendável que toda transação comercial internacional tenha a emissão da invoice. Isso é uma forma de garantir transparência, organização e segurança nas operações.
A invoice substitui um contrato?
Não, pois cada um dos documentos possui uma finalidade diferente. Observe:
- A invoice é um documento comercial. Serve para formalizar a venda ou prestação de serviços com detalhes sobre valores, prazos e condições de pagamento;
- O contrato é um acordo legal mais abrangente. Nele estão descritos os direitos, obrigações, responsabilidades, o que deve ser entregue, valores, prazos e cláusulas específicas entre as partes (como cláusulas de confidencialidade, penalidades por descumprimento, condições de rescisão e outras disposições que não constam na invoice).
Desse modo, como se trata de dois documentos diferentes, a recomendação é que, além da emissão da invoice para cobrança, empresas tenham um contrato formal.
Posso usar invoice sem emitir nota fiscal?
Não, pois mesmo em casos de transações internacionais que exijam a obrigação da invoice, a nota fiscal deve ser emitida para comprovar a entrada de dinheiro na conta da empresa no Brasil (lembrando que a NF é uma exigência da Receita Federal, pois serve para registrar e tributar a operação).
Importante: mesmo que a invoice seja emitida em outra moeda, a NF deve conter o valor em reais que foi depositado na conta PJ.
Dúvidas frequentes sobre invoice
Posso emitir invoice sem CNPJ?
Sim. Isso é válido especialmente para profissionais autônomos ou freelancers que prestam serviços para clientes estrangeiros. No entanto, a fim de garantir a conformidade fiscal no Brasil, é recomendável ter uma formalização jurídica, como MEI ou outra categoria empresarial.
Invoice precisa ser registrada em algum sistema?
Ao contrário da nota fiscal eletrônica, não existe uma obrigação legal específica para registrar invoices em sistemas oficiais no Brasil.
É necessário traduzir invoice para envio internacional?
A tradução não é uma obrigatoriedade. No entanto, é altamente recomendável que o documento esteja no idioma do cliente ou em inglês. Isso facilita o entendimento, evita mal-entendidos e agiliza processos de pagamento e liberação aduaneira.
Conclusão
A invoice é um documento fundamental para negócios digitais que desejem mostrar profissionalismo, assegurar formalidade e ter mais segurança e organização nas transações comerciais. Embora não substitua a nota fiscal brasileira, a emissão correta da invoice facilita cobranças, controle financeiro e processos aduaneiros.
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