A automação financeira elimina a necessidade de os times de contas a pagar e receber terem que gastar horas e horas em uma tarefa manual e repetitiva. E se dissermos a você que existe um “salto” nesse conceito e que hoje há um termo conhecido por hiperautomação?
Ela é considerada como uma das principais tendências para os próximos anos e vem ganhando cada vez mais força. Só para se ter uma ideia, a consultoria Gartner prevê que o mercado mundial de tecnologia que permite a hiperautomação atinja US$ 596,6 ainda este ano.
Para conhecer mais sobre este fenômeno tecnológico, entender os seus benefícios e as barreiras que sua empresa precisa superar para implementar a hiperautomação, siga na leitura deste texto.
O que é a hiperautomação?
A hiperautomação parte do princípio que é possível automatizar quaisquer tarefas repetitivas executadas por usuários empresariais.
Para que você possa entender bem o significado do termo, vamos dar uma olhada no que diz o próprio Gartner:
“A hiperautomação é uma abordagem que permite que as organizações identifiquem, examinem e automatizem rapidamente o maior número possível de processos usando tecnologia, como automação de processos robóticos (RPA), plataformas de aplicativos de baixo código (LCAP), inteligência artificial (IA) e assistentes virtuais.”
Perceba que ela vai além da automação de processos que já conhecemos, pois permite até mesmo a descoberta de quais processos podem ser automatizados e a criação de bots para realizá-los.
Portanto, ressaltamos que a hiperautomação não se resume na mecanização de tarefas manuais repetitivas realizadas por pessoas no ambiente de trabalho.
Quais os benefícios da hiperautomação?
A hiperautomação é uma das tendências de tecnologias nos próximos anos principalmente pelos benefícios que ela pode levar às empresas. Destacamos seis, que são:
1 – Precisão nas tomadas de decisão
A hiperautomação faz uso dos dados e números e aproveita a capacidade da Inteligência Artificial para extrair informações valiosas para as tomadas de decisão.
Ela permite, por exemplo, que o setor financeiro tenha uma imagem mais precisa das finanças da empresa em poucos segundos e sem muito esforço. Uma vez com os dados em mãos, a equipe consegue focar em ações que melhorem o fluxo de caixa, para citar um exemplo.
Ou seja, o time deixa de ser meramente operacional para tornar-se mais estratégico.
2 – Redução de erros
Faturas, ordem de compra, folha de pagamento e conciliação bancária são processos altamente manuais e facilmente suscetíveis a erros. Além de esses erros poderem ser onerosos, existe um tempo dispendido para a realização dessas e outras atividades burocráticas.
Com a hiperautomação os processos tornam-se mais eficientes e precisos.
3 – Melhora na satisfação do cliente
Como as tarefas repetitivas e manuais são concluídas consistente e eficientemente, a satisfação do cliente aumenta. Afinal, além de receber um melhor atendimento, ele utiliza produtos ou serviços que realmente suprem suas necessidades.
4 – Aumento da produtividade
Em vez de inserir dados de forma manual e imprimir e digitalizar as informações dos clientes, por exemplo, a hiperautomação permite que os funcionários gastem mais tempo em atividades de valor agregado.
Pense na interação manual de envios de comprovantes de recebimentos. Quando não há um controle, a empresa pode acabar deixando o pagamento passar despercebido e cobrar o cliente de algo que ele já fez.
Tudo isso significa perda de tempo de algum colaborador (sem contar que passa uma imagem negativa da área).
5 – Compartilhamento de dados
A hiperautomação torna possível a integração de dados entre linhas de negócios, sistemas e aplicativos. Além do mais, garante que o acesso aos dados seja muito mais eficiente e rápido.
Por exemplo, um departamento de RH pode se beneficiar ao vincular dados de contratação e pagamentos de salários para saber, por exemplo, a quantidade de verba que cada área possui para contratar mais funcionários.
Por sua vez, o gestor da área sendo analisada pode tomar decisões sobre se deve aumentar a equipe, investir em tecnologia, melhorar os processos etc.
6 – Redução de custos
Os custos reduzidos são uma consequência de tudo que falamos até aqui. O motivo é que, como a automação reduz o trabalho manual, diminui as chances de erros, melhora a produtividade e garante tomadas de decisão mais precisas, inevitavelmente a empresa deixa de perder dinheiro.
Quais as tecnologias facilitam a hiperautomação?
Para colocar a hiperautomação em prática, é preciso contar com tecnologias avançadas. Importante entender que não se trata de utilizar uma ou outra, mas sim de integrá-las. As principais são:
Automação de Processos Robóticos
Em inglês Robotic Process Automation (RPA), a automação de processos robóticos permite que robôs executem tarefas repetitivas e estruturadas em sistemas digitais. Como a IBM explica:
“(…) usa tecnologias de automação para imitar tarefas de back-office de trabalhadores humanos, como extrair dados, preencher formulários, mover arquivos etc. Ele combina APIs e interações de interface do usuário (UI) para integrar e executar tarefas repetitivas entre aplicativos corporativos e de produtividade”.
Aprendizado de máquina
Do inglês Machine Learning, trata-se de uma tecnologia que consiste em deixar algoritmos aprenderem e ensinarem computadores a realizar tarefas complexas sozinhos, e sem que para isso seja preciso uma programação adicional por seres humanos.
Inteligência artificial
A Inteligência Artificial emula o pensamento lógico humano com o objetivo de criar máquinas capazes de tomar decisões e resolver problemas por conta própria.
Reconhecimento Ótico de Caracteres
Optical Character Recognition, em inglês, ou OCR, aqui estamos falando de uma tecnologia que distingue caracteres de texto impressos ou manuscritos dentro de imagens digitais de documentos físicos, como um documento em papel digitalizado.
Quais são os desafios de implementar a hiperautomação?
Normalmente, implementar a hiperautomação significa ter que passar por alguns desafios, como:
Querer alcançar o impossível
Com a possibilidade de alcançar tantos benefícios, muitas empresas podem cair no erro de achar que a hiperautomação vai resolver todos os seus problemas. Para evitar essa armadilha, entenda que ela precisa ser um processo de longo prazo que se constrói e melhora a si mesmo.
Por isso, a fim de implementar no departamento financeiro um programa focado em hiperautomação, comece estabelecendo um ou dois objetivos e resultados que deseja alcançar. Eles podem ser, por exemplo, aumentar a receita, reduzir os custos operacionais, garantir a conformidade, melhorar a experiência de pagamento etc.
Essa ação pode parecer simples, mas entenda que ao definir as metas a área centraliza seus esforços para atingi-las. À medida que os resultados vão chegando, outros objetivos surgem e novas ações são implementadas.
Em suma, lembre-se do ditado: “um passo de cada vez”.
Dar a impressão de que tudo será mais complexo
Por si só, a palavra “hiperautomação” pode causar um certo desconforto no time. Uma das razões disso ocorrer é que a tecnologia ainda é vista com maus olhos por muitas pessoas, por ser sinal de complexidade.
Para tirar essa visão, mostre que a hiperautomação é uma aliada. Isso é possível quando a equipe entende que a tecnologia está lá para simplificar processos de negócios e não para torná-los mais complicados.
Do mesmo modo, comece com um ou dois processos, pois você não precisa querer que a área inteira seja automatizada. O ideal é que o uso da tecnologia progrida aos poucos.
Desmotivação da equipe
Um processo automatizado, especialmente com hiperautomação, costuma vir seguido de receios por parte dos colaboradores. Eles passam a ver toda a automação financeira como um inimigo que os fará perder o emprego.
Isso pode trazer sérios problemas, como falta de motivação do time, perda de produtividade e bons profissionais deixando a empresa. Passe por cima desse obstáculo deixando bem claro como todos sairão ganhando com a hiperautomação.
Mostre aos seus funcionários que eles passarão a desempenhar um papel ainda mais importante, pois a tecnologia os poupará de atividades repetitivas e os permitirá exercerem funções que trarão mais resultados.
Muitas vezes, os receios podem vir também de gestores. Nesse caso, apresente os ganhos com a tecnologia, focando na diminuição de erros e na redução de custos (dois itens importantes para a área financeira).
Inclusive, investir em tecnologia é uma das melhores maneiras de reduzir gastos e aumentar a lucratividade das empresas.
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