Pode ser uma loja virtual ainda pequena ou uma empresa já consolidada no mercado. Pouco importa o tamanho da organização, o fato é que todos os negócios precisam de um organograma para organizar de forma eficaz a multiplicidade de tarefas existentes.
Por mostrar como estão divididas as áreas e o papel e as responsabilidades de cada colaborador, o organograma empresarial é visto também como uma ferramenta de gestão.
São vários os tipos existentes e cada organização deve escolher um formato que melhor corresponda às suas necessidades. Mas, o que é organograma exatamente? Quais são os tipos de organogramas e como fazê-los? Essas e outras respostas você encontra a seguir.
O que é organograma?
O organograma é uma representação gráfica da estrutura do negócio. É uma ferramenta visual que permite a qualquer pessoa entender os diferentes elementos que a compõem, bem como os elos que os unem.
Em outras palavras, o organograma de uma empresa representa os elos funcionais, organizacionais e hierárquicos. Dessa maneira, ao olhar para ele é possível entender rapidamente:
- Como a empresa é projetada;
- O número de níveis que ela possui;
- Onde cada funcionário se encaixa na organização.
Para que serve o organograma na prática?
O modelo de organograma varia de acordo com a empresa. No entanto, independentemente do tipo utilizado, geralmente ele apresenta os cargos dos funcionários descritos em caixas ou círculos com linhas que os ligam a outros funcionários e departamentos.
Essa característica permite que a ferramenta seja utilizada para que qualquer um entenda as diferentes relações de comando e de subordinação. Mas, muito mais do que isso, o organograma estrutura as bases para o crescimento do negócio e, adicionalmente, oferece às equipes uma visão clara de quem gerencia quem.
Por tornar mais fácil de compreender a coordenação entre subordinados e seus superiores, o organograma empresarial otimiza a colaboração e a comunicação entre equipes.
Destacamos que a representação visual das estruturas da organização permite conhecer o nível de responsabilidade e a capacidade de decisão de todos os funcionários. Graças a isso, os processos de tomada de decisão são mais ágeis.
Não podemos esquecer de mencionar que a ferramenta é útil também para mapear cada colaborador. Desse modo, gestores conseguem ficar de olho nos seus liderados e em suas competências.
Isso possibilita a identificação de lacunas de habilidades e até mesmo verificar se alguém do time está com uma carga de trabalho mais pesada (o que pode interferir na produtividade).
Lembramos ainda que o gráfico hierárquico é bastante útil para o planejamento financeiro, já que ajuda na hora de planejar os custos em folha de pagamento.
Resumindo, um organograma é importante porque:
Tipos de organograma
Conforme comentamos, existem diversos tipos de organograma empresarial. Neste artigo apresentamos nove:
- Vertical
- Horizontal
- Circular
- Em barras
- Funcional
- Informativo
- Matricial
- Linear de Responsabilidade
- Setorial
Entenda com mais detalhes:
Vertical
Dos tipos de organograma de uma empresa, este é o mais comum. Ele consiste em uma hierarquia e tem a representação de uma pirâmide.
Nesse modelo, o CEO está no topo e abaixo dele estão os diretores de cada setor. Abaixo de cada diretor aparecem os subordinados, como se fosse uma escada. Nesse caso, a escada vai descendo e se desdobra em níveis que apresentam líderes e seus liderados.
No organograma vertical as decisões são tomadas com base na hierarquia (de cima para baixo) e, por isso, podem ser mais lentas.
Horizontal
Não considera a relação de hierarquia e tem como principal característica poucas camadas de gestão. Ou seja, é o oposto do tipo vertical, pois no horizontal o foco não está nas relações de poder.
Para entender melhor, as pessoas são agrupadas levando em consideração os conhecimentos similares que possuem. A cadeia de comando é mais curta, o que significa que a comunicação e a tomada de decisão são mais rápidas e eficazes.
Circular
Como o nome sugere, a representação visual é em forma de círculos. Também conhecido como organograma radial, nesse modelo a organização é desenhada do centro para fora.
Na prática, quer dizer que no meio do círculo está localizado o funcionário de mais alto escalão, como o CEO. Na parte externa vêm os colaboradores.
Em estruturas circulares a comunicação é incentivada em toda a organização e o compartilhamento e colaboração entre as equipes são encorajados.
Em barras
Assim como no tipo horizontal, no modelo de organograma em barras o foco está na hierarquização. A diferença é que, no lugar de uma pirâmide, temos os colaboradores representados em barras dispostas verticalmente.
O tamanho de cada barra varia conforme o grau de autoridade que o profissional possui: quanto maior ela for, mais alto é o cargo. Do mesmo modo, quanto menos autoridade o colaborador tiver na empresa, menor será a barra.
Funcional
Possui como objetivo representar as relações funcionais existentes. Neste modelo, a organização dos recursos se dá por departamentos. Como por exemplo: financeiro, marketing, vendas e suporte.
O foco, portanto, não é na estrutura, mas sim nas funções e nos cargos.
Informativo
O objetivo do modelo de organograma informativo é diferente de todos os outros tipos apresentados aqui.
A razão é que sua função é meramente de apresentar a estrutura da empresa para o público em geral. Por conta disso, costuma ser mais objetivo e conciso. Já os outros modelos têm como foco a organização interna do negócio.
Matricial
No organograma matricial existem duas cadeias de comando. Em outros termos, um mesmo funcionário pode responder a líderes diferentes. Isso faz com que departamentos sejam mais integrados e até mesmo mais flexíveis.
Simplificando, o tipo matricial promove a colaboração entre equipes. Um ponto importante a considerar desse modelo é que, se ele não for bem gerido, pode haver conflitos entre líderes.
Linear de Responsabilidade
Esse é outro tipo de gráfico que não considera a hierarquização. Seu foco é inteiramente voltado às responsabilidades de cada colaborador (e de cada departamento).
Em termos práticos, significa dizer que empresas que adotam o modelo linear não colocam em evidência a posição do profissional, mas as funções que ele exerce.
Setorial
Este é um outro exemplo de organograma hierárquico, pois a segmentação é feita com base nos setores da empresa. Portanto, é bem parecido com o vertical, sendo que a diferença está na divisão por departamentos.
Costuma ser um modelo bastante adotado em organizações de grande porte e que possuem equipes com muitos funcionários.
Fluxograma e organograma são a mesma coisa?
Um fluxograma é criado para mostrar as diferentes etapas de um processo. Explicando melhor, a ferramenta mostra uma sequência de etapas que devem ser seguidas, sendo que cada uma é representada por uma atividade.
Assim que uma atividade é finalizada, o próprio fluxograma mostra qual é a próxima a ser feita.
Já o organograma, como você viu até aqui, apresenta graficamente como uma empresa está dividida.
Resumindo: organograma e fluxograma não são a mesma coisa.
Como fazer organograma para sua empresa – qual modelo seguir?
O modelo a seguir depende muito do tipo de negócio. Não é uma regra, mas normalmente empresas menores procuram adotar modelos com menos divisão hierárquica. Além disso, é preciso analisar como a empresa funciona.
A cultura da organização também pode ajudar na hora de definir o tipo de organograma. Por exemplo, se a empresa valoriza mais um modelo colaborativo, pode ser que o tipo matricial faça mais sentido.
Mais uma vez, não existe uma regra. O que vale é o que melhor funcionar para o seu negócio. Ressaltamos que o organograma deve impulsionar os colaboradores a atingirem as metas, por isso, a estrutura deve ser pensada olhando para dentro da empresa.
Dito isso, vem a pergunta: como fazer um organograma? Apresentamos alguns passos que podem ajudar:
- Mapeie os cargos e as funções da empresa;
- Identifique os líderes de cada área;
- Identifique as relações de hierarquia;
- Escolha um modelo de organograma e utilize uma ferramenta para desenhá-lo (como o Excel);
- Disponibilize as informações conforme o tipo de gráfico desejado (exemplo: horizontal, vertical, circular etc.);
- Mantenha o organograma atualizado.
Conclusão
O organograma empresarial é muito mais do que uma ferramenta para mostrar como uma empresa é dividida. Para a gestão organizacional, ele possui uma função importante, que é a de apresentar deficiências que precisam ser corrigidas.
Um organograma pode também ser uma ferramenta útil para planejamento e tomada de decisões. Por isso, se sua empresa ainda não tem um definido, comece o quanto antes a pensar na estrutura.
Esperamos que esse artigo possa ajudar você a fazer isso. Se ele foi útil, fique à vontade para compartilhá-lo com seus colegas!
